マニュアルとはなに?業務効率化に役立つマニュアル作成方法を紹介! | マニュアル作成・共有ツール - 「Teachme Biz」

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マニュアルとはなに?業務効率化に役立つマニュアル作成方法を紹介!

社会人として働いたことのある人であれば使ったことが多いであろう「マニュアル」。どのような用途で使われるのか何となくわかっていても、会社にとって具体的にどんな効果があるのか知る人は意外と少ないのではないでしょうか。

この記事では、マニュアルがどういったものなのか改めて確認しながら、そのメリットや作成方法などを解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

マニュアルとは何かを再確認

まずは、マニュアルがどういったものなのか確認することから始めましょう。マニュアルの実態を知ることで、マニュアルの導入から作成まで具体的に検討できるようになります。マニュアルがあるからこそ会社は効率的に機能していくのです。

マニュアル(manual)とは

マニュアル(manual)とは「手順書」のことを指しており、具体的にどんな手順で何をするのかが記載された説明書のようなものです。マニュアルにも種類がありますが、主に使われるものとしては「業務マニュアル」があります。

業務マニュアルは業務の全体像や仕事に対する考え方、作業フローなどが記されています。たとえば、「〇〇の製品を扱う際の注意点」や「〇〇の操作手順」などです。

「誰が」「いつ」「どこで」「何をする」などが記載されていることで、読み手が作業しやすくなります。このようなマニュアルがないと、作業スピードだけでなくクオリティまで落ちてしまい、それが結果的に会社全体の業績にも影響してきます。マニュアルの導入は業務が複雑化している現代の社会では必須とも言えるでしょう。

マニュアルが業務にもたらすもの

マニュアルが業務にもたらすのは「業務の明確化と標準化」です。業務における方法や作業スピードは人によって違います。すべて同じような人はいないため、目標の達成度合いも変わってくるでしょう。

しかし、組織で働く上で足並みが揃っていないというのは問題です。仕事は一人で行うものではありませんので、業務における到達目標を明確にさせる必要があります。マニュアルには、そのために必要な情報や知識を組織内で共有する機能があるのです。

そして、業務の「標準化」も重要な役割のひとつです。すべての社員が同じレベルの業務ができるように、目標達成のための最適なプロセスをマニュアル化することが業務効率化に繋がります。

マニュアルが存在することで得られるメリット

では、マニュアルを導入することでどのようなメリットがあるのか解説します。共通して言えるのは、やはり「標準化される」といった部分です。標準化されることで個人だけでなく会社にも大きなメリットになります。

業務が効率化される

会社にとって業務の効率化は一つの大きな課題です。業務効率化の方法はさまざまなのですが、その中でもマニュアル作成は非常にやりやすく効果が高い方法と言えます。業務に対する正しい考え方や効率的な手順を共有することで作業スピードやクオリティのアップに繋がるのです。

仕事のクオリティが均一になる

会社というのは一人で働くのではなく、組織全体で動いていくものです。そのため、組織内のメンバーは同じ目標を共有し、全員で協力して成果を上げなくてはいけません。一人が優秀で仕事ができたとしても、他のプロセスで作業が滞るとチームとしての業務効率は悪いままです。そこで重要なのがマニュアルの存在なのです。

マニュアルを活用することで、組織のメンバー全員が必要な知識と技術を身に付ける手助けとなります。全てのプロセスにおいて一定以上のクオリティで仕事が進めば、ボトルネックがなくなることで業務効率化に繋がるのです。

仕事のクオリティを均一化するには時間がかかりますが、マニュアルがあれば時間短縮することも可能でしょう。業務効率化を課題にしている企業は、マニュアルの導入を検討してみてください。

仕事のノウハウを全員が共有できる

前項でも述べましたが、仕事というのは一人で行うものではありません。部署異動などで担当する業務が突然変更される可能性もあります。そのようなときに、仕事のノウハウが共有できていないとスムーズに業務が回らなくなるでしょう。

長く同じ業務を担当している人ほど、自分なりに効率的に仕事を行う方法を確立しています。しかしその人の頭の中だけにノウハウが蓄積され、他のメンバーは知りえない「暗黙知」となっていることも多いでしょう。成果に繋がるノウハウを共有し、組織全体の業務を効率化するためにマニュアルの導入が必要になってくるのです。

仕事に使えるマニュアルとは

では、具体的にどのようなマニュアルが仕事に使えるのかを見ていきましょう。共通しているのは、どんなマニュアルだったとしても読み手が理解しやすいことを前提としている部分です。それを念頭に置いて見ていきましょう。

目指すべき「到達目標」が可視化されている

組織で仕事をしていく上で大事なのは「自分たちはどこを目標に仕事をしているのか」という意志の一致です。「到達目標」が一致することによって、仕事の効率は上がっていきます。それを促進させるのが良いマニュアルです。

マニュアルというのは、読み手の業務クオリティを均一化させるのが目的となっています。そのため、「このマニュアルで伝えたいこと、覚えて欲しいこと」が明確になっていることが大事なのです。それによって、読み手はその目標に向かって進んでいけます。

最初は難しいかもしれませんが、マニュアルのタイトルと見出し・目次だけで何を伝えたいのか分かるマニュアル作成を目指していきましょう。

読むだけで仕事のことをすべて理解できる

マニュアルを利用する人のレベルはバラバラです。全員同じスピードで習得していくことは中々難しいでしょう。人間には得手、不得手がありますし、どうしても理解するスピードに差は生まれます。

ここで大事なのが、習得スピードが遅い人でもしっかりと理解できるマニュアルであることです。難しい用語を並べるだけでなく、図や表を使用して視覚的にも理解しやすいように考える必要があります。

たとえマニュアルを読みながらでも、確実に業務ができていることが大事なのです。読みやすく、それでいて要点はしっかりと抑えている、そんなマニュアルを目指しましょう

確認すべき項目がチェックリスト化されている

マニュアルに書かれている手順や流れに対して、実際に遂行できているかどうかを確認する手段として「チェックリスト」が大切な役割を担います。

この時に意識したいのが、個人的な感覚ではなく、「イエス」か「ノー」の2択ではっきりと答えられるチェックリストを作成することです。

「〇〇をきちんとやった」など曖昧なものではなく、「〇〇を〇〇という場所に移動した」など、誰が見てもその作業をやったかどうか理解できるような内容にしましょう。

仕事用マニュアル(業務マニュアル)の具体的な作成方法

では、上記のような高品質のマニュアルを作っていくにはどのようなフローで行うべきなのかを解説します。実際にマニュアルを作成するのに必要な作業を確認していきましょう。

これはあくまで基本であり一例ですので、自分で「こうしたい」などプラスできる部分があれば挑戦してみてください。

作業の全体像を決める

業務マニュアルを作成する最初のポイントは、どういった内容のマニュアルを作成するのか全体像(範囲)を決めることです。「誰に」「いつ」「どんな内容の業務」などを明確にしておくことが大事になってきます。

内容の範囲を決めることでマニュアルの内容がブレにくくなるのがメリットです。何も決めずにマニュアル作成を開始してしまうと、「あれもこれも入れたい」となってしまい、読みにくいクオリティの低いマニュアルになってしまいます。

大切なのは、範囲を広く考えすぎないことです。一気にマニュアルを作成したい気持ち、即戦力になってもらうために網羅的にしたい気持ちなども分かりますが、逆効果になってしまいます。膨大な量にマニュアル作成が嫌になるだけでなく、読み手の方も頭に入り切らないからです。

必要な情報を収集

作業の全体像が決まり、マニュアル化する範囲も決まったら、その内容に関する情報収集を始めましょう。業務の内容はもちろんのこと、基本となるノウハウもマニュアルには必要になってきます。「今までの知識と経験があるから大丈夫」と思われるかもしれませんが、人間というのは忘れていく生き物です。

記憶だけを頼りにマニュアルを作るのは非常に危険だということを頭に入れておいてください。マニュアルに記載される情報は確実なものでなくてはいけません。少しの誤情報が大きな損失に繋がってしまいます。

情報はネットだけでなく、書籍や前使用していたマニュアル、会社の資料室などを活用して確実な情報だけを使ってください。資料が見つからない場合は、上司や関係者などからの聞き取りを行うようにしましょう。

集めた情報を整理

情報を集めたら、マニュアル化に向けて整理をしましょう。そもそも必要な情報は何か、マニュアルのどの部分にどの情報を組み込むのかという事をざっと振り分けていくと良いでしょう。

情報の整理をしておくと自然とマニュアルの骨組みを作ることができ、この後の作業がしやすくなるというメリットがあります。

全体の構成を固める

集めた情報を整理できたら次は具体的なマニュアルの構成を考えていきます。このマニュアルで伝えたいことをタイトルなどで伝え、それに沿った構成で詳しく解説していきます。

この構成がしっかりとしていることで、作成する時間効率もクオリティも上がっていくのです。構成を立てたら、目次を導入することもおすすめします。目次があるだけで、マニュアルの読みやすさだけでなく、ページ指定をできるというメリットがあります。

構成案を組み立てるコツとしては「やるべきことをピックアップして羅列してみる」ことです。範囲を絞ると言っても、抜け漏れのない内容にすることを意識しましょう。

マニュアルを作成

情報が整理され、構成も完成したらいよいよマニュアルの内容を執筆していきます。読み手のことを考えながら、読みやすく理解しやすい文章を考えていきましょう。最初は難しいかもしれませんし、完成したところで完璧なマニュアルとは感じられないかもしれません。しかし、現段階ではそれで大丈夫です。

いきなり満足のいくマニュアルを作ることはできません。より完璧に近付けるために必要なのが「マニュアルの仮運用」です。現段階で作成されたマニュアルを実際に導入してみましょう。もちろん、最初のマニュアルなので現場から色々とダメ出しや文句を言われるでしょう。

それは、完璧なマニュアルを作るために必要意見だと思って受け入れる覚悟を持つようにしてください。マニュアルの仮運用をする際には、「改善点を積極的に挙げてほしいこと」「どのように改善したらもっと良くなるか教えてほしい」などと伝えておくと、この後の作業が楽になります。

フィードバックを元にしたマニュアルのアップデート

上記で作成できたマニュアルを仮運用した結果、少なからず問題点が見つかります。読み手からはもちろんのこと、解説する側から指摘されることもあるでしょう。それらの意見をフィードバックし、マニュアルを完成へと近づけます。

マニュアル作成で一番気を付けたいのが、「間違った情報を載せている」という部分です。作成段階では気付かなかったことも、仮運用してみると間違っていることに気付くことがあります。他にも誤字・脱字や細かい数字が間違っていることだってあるでしょう。読みにくいという意見も出てくるかもしれません。

このような意見を参考に、マニュアルを改善していきます。フィードバックを続けていく内に、トラブルの起こらないマニュアルになっていくのです。しかし、誰もが納得する完璧なマニュアルはできません。コストと効果を考えて、できる範囲での改善を目指しましょう。

まとめ

業務マニュアルは業務効率化を考えている会社にとって最も必要なものひとつと言えます。いかに社員の意識や知識を標準化させるかが大事なのです。マニュアル作成は一朝一夕でできるようなものではありませんが、ぜひ一度検討してみましょう。

一から作成するのが大変だと感じる場合は、マニュアル作成をサポートしてくれるサービスも検討してみましょう。

「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。

SOP(Standard Operating Procedures)とは、安全確保や品質保持などのために具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPでは、このSOPをテキストだけでなく、画像や動画を効果的に使うことで、より誰でも簡単に内容を理解できるマニュアルを作成することができます。

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マニュアル作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要になってきます。
マニュアル作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。

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