さらに分かりやすく表現すれば、マニュアルと手順書は以下の通りに表現できます。

マニュアルは、「業務全体の概要や流れ、ルールなど」を表したもの。
手順書は、「業務の中にある作業の具体的なやり方」を表したもの。

マニュアルも手順書も、どちらも「業務」に関する内容が掲載されますが、「掲載する情報の範囲」に違いがあります。

マニュアルと手順書の違いをもっと詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。
マニュアルと手順書の違いとは？作成のポイントから運用方法を解説

マニュアルが業務にもたらすもの

マニュアルが業務にもたらすのは「業務の明確化と標準化」です。業務における方法や作業スピードは人によって異なります。

しかし、組織で働くうえで足並みが揃っていないというのは問題です。仕事は一人で行うものではありませんので、業務における到達目標を明確にさせる必要があります。マニュアルには、そのために必要な情報や知識を組織内で共有する機能があるのです。

そして、業務の「標準化」も重要な役割のひとつです。すべての社員が同じレベルの業務ができるように、目標達成のための最適なプロセスをマニュアル化することが業務効率化に繋がります。

マニュアルを作成する目的や必要性

本来マニュアルを作成の目的や必要性は、指導者がいなくても仕事が回るようにし、業務が自律的に行われていくことにあります。

マニュアルを用意しておくことで、多くの社員は指導係がいなくても、仕事のやり方を学ぶことができます。そうして、どうしてもわからない点だけを指導係に聞く体制を作ることができれば、効率的に仕事を進めることができます。

さらに、指導係が新人や部下などの指導やサポートに時間を取られず、自分の仕事に集中できるようになるといった効果もあります。

マニュアルを作成するメリット

マニュアルを整備することで、得られるメリットは様々ですが、主に以下3つのメリットが挙げられます。

作業時間や教育時間を短縮できる

マニュアルがあれば、業務の最中に作業手順などで迷ったり悩んだりするリスクが大幅に軽減され、結果として、作業時間の短縮につながります。
また、新入社員への指導や業務の引き継ぎの際にも活用できるため、教育時間の短縮にも大きな効果を発揮します。

仕事の品質が安定する

マニュアルで業務に必要なステップを一つひとつ明記し、着実にこなせるようにしておくことで、作業の抜けや従業員ごとのレベル感のばらつきを減らすことができます。それによって、仕事の品質が安定し、後から作業の抜けやもれなどを修正する手間も省くことができます。

属人化のリスクが軽減される

「この業務内容は担当者しか知らない」「あの社員にしか作業できない仕事」といった、個人に依存した業務が社内に潜んでいることもあります。マニュアルは、そうした業務を減らすことにも役立ちます。
その業務をこなせる唯一の人材が休んだり、突然退職してしまったりした場合でも、マニュアルを整備しておけば、個人依存・属人化のリスクをなくすことができるでしょう。

マニュアル作成におけるデメリット

マニュアル作成にはメリットが多い一方で、デメリットもあります。

作成の負担がかかる

マニュアルは一から作るとなると、かなりの労力と時間を要します。どういった内容を記載しようかと考えたり、わかりやすくするための画像などを用意するのに時間がかかります。特に社員が自分の仕事と並行しながら作成しなければならない場合、通常業務が圧迫されてしまうでしょう。

作っても活用されず形骸化してしまう

マニュアルを作ったものの、実際には社内であまり活用されていないというケースもしばしば見受けられます。このような状況だと、マニュアル作成者の苦労が水の泡となってしまいますし、正しい業務のやり方が社内に浸透していかないので、業務効率化も進みません。

作って終わりにならず、社内で活用されるマニュアルのポイントについてまとめた資料は以下からダウンロードできます。

マニュアルを活用している企業の3つの特徴

マニュアルは、業務を円滑に回したり仕事の質を高めたりする上で、とても重要です。どのような業種や業界であっても、そして企業の規模を問わず、必要になります。

では、マニュアルを上手に活用できている企業には、どのような特徴があるのでしょうか？マニュアルを活用できている傾向を持つ企業の特徴を、以下の3つに分類してみました。

マニュアルの重要性を理解して意識的に取り組んでいる

マニュアル自体は、「業務内容や手順をわかりやすくまとめたもの」にすぎません。そのため、マニュアルを上手に活用している企業は、マニュアルをうまく運用できている企業ということになります。「どのような目的でマニュアルを作成したのか」「マニュアル作成後、どう運用するのか」といった点をよく理解して、意識的に取り組んでいる企業といえるでしょう。

業務の標準化・効率化を目指してマニュアルを作成している

マニュアルを作成している企業の担当者は、業務の個人依存・属人化を解消したいと考える傾向があります。「業務が特定の社員に集中するようになったため、個人依存を解消したい」「明文化されていないノウハウを社内全体で共有したい」という目的から、マニュアルを作成しているのです。

次に、「社員が増えて業務の進め方にばらつきが出てきたため、業務の標準化や質の安定につなげたい」と考える傾向もあります。「新規採用や新規出店の度に、同じ業務指導をすることは非効率的であるため、マニュアルで教育の手間を省きたい」というのも、マニュアルを活用できている企業の特徴といえるでしょう。

マニュアルは組織の成長に必要不可欠な施策と考えている

業務の標準化や効率化、見える化など、マニュアル活用によるメリットは、一見すると地味で保守的な印象と受け止められるかもしれません。しかし、マニュアルを最大限に活用することは、会社や業務の現状に満足せず、「人手不足に陥ることなく優秀な人員を増やす」「新事業に挑戦する」など、企業が新たなステージに進むための重要な足場固めの施策といえるでしょう。

反対にマニュアルを整備せず、人も増やさず、業務もそのままで回していくことこそが、保守的な姿勢であるといえるのではないでしょうか。組織を成長させ企業が新しいステージに進むためにも、社内の業務体制にメスを入れてマニュアルを整備することは、必要不可欠な施策と言えるのです。

マニュアルの作成や活用がうまくできないのはなぜ？

マニュアルの目的や必要性を理解したのに、マニュアルがなかなか完成しなかったり、作成したのに活用されず、メリットが得られなかったりという企業もあります。

その原因は、マニュアルの作成の仕方や、運用・整備の方法に問題がある可能性が高いといえます。

マニュアルの作成にリソースを取られすぎている

マニュアル作成の際、作成方法や内容を明確に決めずに着手してしまうと、想定外のリソースを作成作業に奪われてしまうおそれがあります。

実際の作成作業に時間はかけすぎず、業務に支障がでない程度にリソースを割いていくことが大切です。そして、作成・運用を繰り返しながら改善していきます。現場の必要に応じて、その都度更新していけば、マニュアルの活用もスムーズになります。

配布・保管など運用方法が整備されていない

マニュアル作成後、どのように現場の従業員に配布するのか、そしてどのように保存・管理するのかを事前に決めておく必要があります。そうした計画性がなければ、せっかく作ったマニュアルも活用が難しくなってしまうでしょう。

セキュリティと利便性の両方を重視しながら活用するためにも、マニュアルは配布や管理の方法も明確にしておくことが大切です。

内容の更新ができていない

マニュアルを作成して実際に運用する上で、忘れてはならないのはマニュアルの更新作業です。会社の状況や業務内容の改善に応じて、マニュアルもその都度更新していく必要があります。

更新作業を怠ってしまうと、マニュアルは古い内容のままとなってしまい、実際の業務と違うため活用できなくなります。マニュアルの更新担当者を必ず決め、定期的な見直しや更新のルール化をしておきましょう。

マニュアルが社内で活用される仕組みづくりについてまとめた資料は以下からダウンロードできます。

それさえ見れば誰でも間違いなく作業をこなせるマニュアルがあることで、離職率の低下や社員の成長を加速することにつながり、結果として組織力強化につながります。
マニュアル作成は非常に労力を要することですが、作って終わりではなく、せっかく作ったマニュアルをしっかりと管理し、運用していくことが重要です。

わかりやすいマニュアルを簡単作成・共有できるTeachme Biz

Teachme Bizは、マニュアルを簡単に作成・閲覧・管理できるクラウド型のマニュアル作成ツールです。画像や動画をベースにしたビジュアルにより視覚的に理解できるので、作業手順が見える化され、専門用語や言語による壁がなくなります。

Teachme Bizを使ったマニュアル作成の流れはたったの４ステップ！

1. スマートフォンやタブレットで写真や動画を撮影する
2. 説明文を入力する
3. 伝わりやすくするために写真や動画にマーキングをする
4. 手順書を公開・共有する

Teachme Bizは、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。