マニュアルが引き継ぎに効果的な理由と引き継ぎ書の作成方法をご紹介

会社に勤めていると、退職の時や異動の時に後任者へ業務の引き継ぎをする場合があります。中には、今まさにそのような状況の従業員がいるけれど、どのように引き継ぎをさせればよいのか分からない、という経営者や管理職の方もいるのではないでしょうか。

引き継ぎを行う際、マニュアルを作成しておくことはとても有効的です。この記事では、マニュアルが引き継ぎに効果的な理由と引き継ぎ書の作成方法をご紹介します。

引き継ぎのタイミングとポイント

仕事を引き継いだ後任者は、残された資料などを頼りに仕事を覚えていかなければなりません。スムーズに業務をこなすためにも、担当している業務の目的や作業の要点、注意点、資料の保管場所等を細かく伝えることはとても重要です。

引き継ぎが行われるシチュエーションとしては「配置転換」「後輩への業務引き継ぎ」「異動」「退職」の4つが挙げられます。特に退職に伴う引き継ぎの場合は、引き継ぎ後にトラブルがあっても前任者は対応することができません。

引き継ぎ後のトラブル発生を防止するために、引き継ぎの手順や内容をマニュアル化することは実に効果的です。文章として書き記しておくことで伝え漏れを防ぎ、仕事の質の低下を抑えられるからです。

引き継ぎにマニュアルが効果的な理由

何の用意もなく口頭で引継ぎをすると、後任者に業務内容が上手く伝わらず、その後の実務に支障が出る場合があります。また、何か伝え忘れがあった場合、後任者から前任者に度々連絡がいくこととなり、前任者は新しい業務に集中できません。

しかし、引継ぎ内容を事前にマニュアル化しておけば、そのようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。この項目では、引き継ぎにマニュアルが効果的な理由を3つご紹介します。

業務が属人化されない

引継ぎ内容のマニュアル化が効果的な理由として、業務が属人化されにくいことが挙げられます。属人化とは、ある人が特定の業務を担当し続けた結果、その人にしか業務のやり方が分からなくなってしまうことです。

後任者や周囲の人は、どのような仕事なのか表面的には分かっていても、どのような手順を踏まえてその業務にあたっているのかまでは分かりません。業務を「可視化」することで、属人化してしまうことを防げます。

可視化のポイントは、つまずいた時や困った時に「誰が見ても答えが見つかる」資料にすることです。業務の目的やゴール、生産するもの、機材の使い方や携わっている人といった点をはっきりさせましょう。

手順が明記されているため内容が理解しやすい

引き継ぎの際に仕事内容や手順、目的などを口頭で伝えてしまうと、説明が感覚的になってしまったり、伝え漏れが生じたりするために、上手く引き継ぎができていないことがあります。また業務手順がしっかり明確化していないと、結果的に業務がはかどらなくなってしまいます。

しかし手順を明文化することで、説明が感覚的になってしまうことや、伝え漏れが発生してしまうことを防げます。業務内容を文書に起こす際には、何が必要なのか見直しながら整理する必要があるため、客観的な目線で業務を伝える効果もあります。

また、明文化する際に手順を整理することによって、その業務がどのような流れになっているのか、一連の作業工程がすぐに認識できます。もし業務の途中で分からないことがあったり、つまずいたりしてしまっても、資料の手順を読み返すことで自己解決することができるでしょう。

時間を選ばずに確認ができる

引き継ぎをする時、できれば後任者と一緒に資料を読み合わせたいものです。しかし、お互いのスケジュールが合わなかったり、説明の時間が十分に取れなかったりする場合もあるでしょう。

そこで、マニュアルとして引継ぎ内容を文字に起こしてしまえば、お互い自分の好きなタイミングで引き継ぎを行うことができます。特に後任者は、時間に囚われることなく余裕がある時に業務内容を確認できるので、引き継ぎ後スムーズに新しい業務に就くことができるでしょう。

引き継ぎ後に何かトラブルがあった場合でも、資料があれば前任者に聞く必要がありません。引き継ぎ内容をマニュアル化することで、お互いの時間を有意義に使うことができます。

引き継ぎ書の作成方法と4つのポイント

ここまで、引き継ぎをマニュアル化することが効果的な理由を説明しました。しかし、ただ引き継ぎ書を作っても後任者が理解できなければ意味がありません。引き継ぎ書の作成方法にはいくつかのポイントがあります。

この項目では、引き継ぎ書の作成方法と作成時に気を付けるべき4つのポイントについてご紹介します。ポイントをおさえて、スムーズな引き継ぎができるようにしましょう。

ポイント①分かりやすい見た目で引継ぎ書を作成する

引継ぎ書を作成する際、すべてをテキストにしてしまうと具体的なイメージがつかみにくく、業務内容を理解できない可能性があります。

そのため文章だけではなく、写真や音声、動画やスライドなどテキスト以外の要素も資料に入れましょう。例えば、手順をフローチャートでビジュアル化することは、より深い理解につながります。

引き継ぎ資料として動画を用いる場合、どうしてもデータが重くなってしまいます。資料がひとつだけであれば問題ありませんが、複数作成する際は共有したり管理したりするのが大変です。動画を含む資料の場合は、できるだけクラウド上に保存するとよいでしょう。

ポイント②困った時の連絡先を記載しておく

どんなに前任者が丁寧に引き継ぎ書を作成したとしても、前任者と後任者とで認識が違う箇所が生まれてしまうことがあります。そのようなケースがあった場合、後任者はやむを得ず作業を一時中断しなければなりません。

認識の違いがあった時すぐに問題解消できるよう、前任者の連絡先を記載しておくようにしましょう。電話番号を記載する場合は、どの時間帯が繋がりやすいか記載しておくと、よりスムーズに連絡が取れるようになります。

また、電話をしたけれども繋がらなかったという時のために、電話番号と合わせてメールアドレスも記載しておくとよいでしょう。最近ではSlackやChatworkといったビジネスコミュニケーションツールも増えてきていますので、それらのIDを記載してもよいでしょう。

ポイント③引き継ぐ項目を最初に明確にする

文章を書く時には結論を先に記載するように、引き継ぎ書では「引き継ぐ必要がある項目が何なのか」を最初に明確にしておくことが大切です。まず、後任者が引き継ぎ書を見ただけで「自分が何をするべきなのか」を把握することで、迷いなく業務を遂行することができるのです。

項目を作成する際には業務をしっかりと洗い出し、整理してから書き記していくことが大切です。いくら項目を最初に記載したとしても、情報が整理されていなければ後任者は混乱してしまいます。

おおよその項目が洗い出しできたら、それぞれの項目に抜け漏れがないかきちんとチェックしておきましょう。軸となる項目がしっかりしていれば、横道にそれることなく必要なことが伝えられます。

ポイント④作業手順は流れに沿って記載する

スムーズに引継ぎを行うためには、引き継ぎ書の構成にもこだわることが重要です。特に作業手順は、実際の流れに沿って記載するようにしましょう。流れに沿って記載することで、その業務がどのように進んでいくのかを後任者はイメージしやすくなります。

具体的には業務全体の流れを記載したものに加えて、各ステップにゴールと作業内容が細かく記載されたものを合わせるとよいでしょう。文章だけでなく画像や図表も使えば、視覚的に認識できるのでより効果的です。

またこれまでと同様に、作業手順の作成時にも抜け漏れや重複がないか確認しておきましょう。後任者が悩まず作業できるよう、何度もチェックしたり修正したりすることが大切です。

事前にマニュアルを作成しておくことで引継ぎ書の代わりに!

後任者へ業務を引き継ぐ際、上記で紹介したように業務の洗い出しをしたり、手順の確認をしたりと、何かと整理をしなければなりません。加えて、抜け漏れや重複箇所がないかもチェックする必要があります。

しかし、普段から業務マニュアルを用意しておけば、引継ぎの作業をかなり短縮できます。そのために日常行っている業務をマニュアル化し、資料を作成しておきましょう。

業務によっては社内方針の変更や、クライアントからの要望で業務のやり方が変更になることもあります。そのため、定期的にマニュアルを見返してブラッシュアップしておくことも大切です。

業務マニュアルがあれば、引き継ぎの時は注意点や経験上の補足だけで済みます。何らかのトラブルで引継ぎができなくなるリスクも考慮し、前任者と後任者が直接会わなくても業務の引き継ぎができる方法として、マニュアルを用意しておきましょう。

【時間がない人必見】簡単に引き継ぎ書を作成する方法とは?

突然の異動などで、引き継ぎや引き継ぎ書の作成に十分な時間が取れないケースも考えられます。中途半端な引き継ぎは後任者への負担につながり、引き継ぎ後に前任者が後任者から呼び出されることも考えられるでしょう。

そこでこの項目では、時間がない時でも簡単に引き継ぎ書を作成する2つの方法をご紹介します。

経験者に教えてもらう

引き継ぎ書の作成のみならず初めて何かをする時に、経験者から教わりながら進めていくことはとても大切です。ただ闇雲に引き継ぎ書の作成を始めても、どのような構成や項目にすればよいのかわかりません。

また、引き継ぎ書の作成が初めてである場合は、ひと通り作成が終わったとしても、抜け漏れや重複などを完璧にチェックすることは難しいでしょう。経験者に教わりながら作成することで、項目の盛り込み方やチェックに至るまでスムーズに進められます。

マニュアル作成ツールを使用する

経験者に教えてもらうことができない場合は、マニュアルを作成するためのソフトを使うことも有効的な手段のひとつです。近年では、様々なマニュアル作成ツールが開発されています。

マニュアル作成ツールを使用するメリットは、完成度の高いマニュアルを作成できることです。マニュアル作成ツールの多くはテンプレートがあらかじめ用意されているため、誰でも簡単にマニュアルが作成できるようになっています。

また、一からWordやExcelで作成するよりも、マニュアル作成ツールを用いた方が素早く終わらせることができます。そこで浮いた分の時間を他の業務に充てられる点も魅力のひとつです。

引き継ぎ書作成には「Teachme Biz」がおすすめ!

引き継ぎ書作成には「Teachme Biz」がおすすめです。Teachme Biz はマニュアル作成に特化したツールであり、テンプレートが用意されているので誰でも簡単に作成できます。他にもTeachme Bizには様々なおすすめポイントがあります。

マニュアル作成がしやすい作りになっている

様々なビジネスツールの中でも、Teachme Biz はマニュアル作成専用に開発されています。写真を撮って加工し、説明を入れるだけの操作で、テキストだけではわかりにくい内容も簡単に伝えることができるのです。このように、誰でもサクサクとマニュアルが作れるような工夫が随所に施されています。

またレイアウトが統一されているので、誰でも同じような引き継ぎ書を作成可能です。作成者のパソコンスキルに左右されることなく、引き継ぎ書の質を一定に保つことができます。

静止画だけでなく動画マニュアルも作成可能

Teachme Biz では、動画でのマニュアルも作成できます。業務によっては、テキストだけではすべてを説明しきれないほど細分化されているものや、映像で見せた方がわかりやすいものもあります。そのような時、動画でのマニュアルは実に効果的です。

Teachme Biz を使えば、タブレットやスマートフォンで撮影した動画はもちろんのこと、パソコンの中にある動画を利用してマニュアルを作成できます。音声の追加や画像の差し込みなども可能です。直感的に操作できるので、動画編集をしたことがないという方にもおすすめです。

クラウド保存でどこからでもアクセス可能!

マニュアル作成ツールにはクラウド型とインストール型の2種類あります。どちらも低価格で導入しやすい価格です。特にクラウド型は、初期設定さえしていればどこからでもマニュアルを確認できるというメリットがあります。

Teachme Biz ではクラウド型を採用しているため、場所や時間を選ぶことなくマニュアルを確認できます。

まとめ

マニュアルが引き継ぎに効果的な理由や、引き継ぎ書の作成方法についてお分かりいただけたでしょうか?引き継ぎ書の作成をスムーズに行うには、マニュアル化することがひとつの手段です。

しかし、業務内容が複雑だとマニュアルも引き継ぎ書も複雑でわかりにくくなってしまいます。機械的に業務を遂行するためには、誰が見ても理解できる資料の作成が必須でしょう。そこでおすすめなのが、マニュアル作成の専用ソフトです。

Teachme Bizにはテンプレートが用意されており、感覚的にマニュアルの作成が行うことができます。写真や動画などの視覚効果も充実しており、より伝えやすい工夫が揃っています。30日間の無料お試し期間もございますので、引き継ぎ書やマニュアル作成に悩んでいるという方は、ぜひTeachme Bizをご検討ください。

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