新人教育の負担軽減、従業員の標準作業の実現、顧客サポート効率の向上

  • IT・情報通信業
  • #50名未満
  • #業務の標準化
  • #人材育成・研修
  • #顧客サポートの効率化
ポイント
導入目的 社内業務全体を可視化し、効果的に標準化を図ること
課題 マニュアルが存在しなかったため、顧客からの問い合わせが多く、一貫した業務効率と品質を確保できていなかった
効果 業務関連の問い合わせが月最大20件から0件へと大幅に減少
明確な業務基準を確立

インタビューさせていただいた方々
Mrs. Wanida Igarashi – Manager
Ms. Chanakarn Fukuda – Admin Senior Staff
Ms. Angkana Maraiban – IT Developer Senior Staff
Ms. Tippya Pasitwilitham – Helpdesk Leader

QUALICA (Thailand) Co., Ltd.は、製造業および飲食店や小売業の顧客向けに、IoT、クラウドサービス、業務システム開発、ソフトウェアパッケージなど、幅広いITソリューションを提供しています。
同社は、タイにて拠点を設立した直後の2018年からTeachme Bizを活用しています。システム導入後の数年間で経験した変化や、今後の活用方法についてお話を伺いました。

社内外のコミュニケーションのためのシステムと標準の確立

―――Teachme Bizの導入目的についてお聞かせください。

Mrs. Wanida: Qualicaがタイに事務所を設立した当初、まず考えていたことは会社の仕事の仕組みや基準をどう作っていくか、そしてタイ人社員とどのように上手くコミュニケーションを取っていくかということでした。そんな中で、使い方が幅広く、私たちが求めていたニーズを満たしていたTeachme Bizを導入することになりました。具体的には、社内の業務の流れを見える化して標準化したり、マニュアル作りをもっと効率よくしたり。それに、会社のサービスについて外部の人や顧客にわかりやすく説明して、より深く理解してもらうのにも使えると考えたんです。

―――Teachme Bizはどのような場面で使用していますか?

Mrs. Wanida: まず取り組んだのは、会社の方針や規則など、全社員が把握すべき重要な情報に関するプロセスの可視化でした。Teachme Bizを活用することで、マニュアルの改訂、更新、維持のプロセスが大幅に簡素化されました。例えば、新しい労働法が施行された際には、Teachme Biz上の情報をすぐに更新し、全社員と共有することができます。

また、Teachme Bizのトレーニング機能を用いて、新人研修のプロセスを効率化しました。新入社員は自分のペースで会社のポリシーや手順について学ぶことができ、必要に応じて復習することも可能なので、より理解を深めることができています。

Teachme Bizで簡単に、効率的にカスタマイズされたユーザーマニュアルを作成

―――Teachme Bizを使用してみていかがですか

Ms. Angkana: ITサービスプロバイダーである私たちは、お客様ごとの特定のシステムニーズに合わせたマニュアルを作成する必要があります。例えば、当社はKintoneのサービスリセラーでもあります。Kintoneはユーザーが自身のニーズに応じてシステムをカスタマイズできるプラットフォームであり、そのため各ユーザーのシステム構成に違いが生じます。
私たちは単なるサービスのリセラーではなく、Kintoneに関するコンサルティング、アプリ開発、トレーニングも提供しており、それぞれの顧客に応じたマニュアルが必要となります。これに対応するためにTeachme Bizを活用し、Kintoneのマニュアルを作成しています。画像や動画、強調する箇所にはマーキングなど視覚的に分かりやすくする機能が豊富で、顧客の理解を深めるのに役立っています。
Teachme Bizのテンプレートのおかげで、マニュアル作成プロセスが大幅に効率化されました。他のプログラムを使用する場合と比べて、フォーマットやレイアウトを考える必要がなく、Kintoneのユーザーマニュアルをすぐに作成できるようになりました。

カスタマーサポートの効率化

―――お客様サポートにはTeachme Bizをどのように活用していますか?

Ms. Tippya: ヘルプデスクチームは、当社が提供している様々なシステムに関する顧客サポートを担当しており、それぞれのシステムの異なる機能の使用方法やシステムのFAQに関するユーザーマニュアルの作成も担当しています。
Teachme Bizの導入により、顧客からの問い合わせに迅速かつ効率的に対応できるようになりました。顧客から特定の機能の使用方法について質問があった場合、関連するマニュアルのリンクをすぐに送るだけで回答ができてしまいます。これにより、顧客はすぐに必要な情報に簡単にアクセスすることができるようになりました。

明確で一貫した業務基準の確立

―――導入後に感じられたメリットを教えていただけますか?

Ms.Chanakarn: Teachme Bizにより、管理業務の効率が向上しました。例えば、英語版の源泉徴収証明書の発行など、詳細な情報や文書が必要な管理業務を行う場合においても、Teachme Biz上のマニュアルを参照するだけで済みます。準備した書類や記入済みの文書が完全で正確であり、必要な添付書類がすべて含まれているかどうかを迅速に確認できるようになりました。

Mrs. Wanida: Teachme Bizにより、従業員研修のプロセスを簡略化できました。クラウドベースなので、従業員はいつでもどこでもマニュアルにアクセスできるようになり、スムーズに学習を進めていくことができています。以前は、従業員を集めて対面での研修を行っていました。PowerPointで研修資料を作成していましたが、作るのに時間がかかったうえに、そのファイルを社員に共有するのも一苦労。研修後は理解度を確認するために、Googleフォームで問題を作成しなければなりませんでした。
Teachme Bizを導入したことで従業員の学習状況を確認し、プラットフォーム内で直接テストを作成できるようになりました。これにより、外部ツールの使用が不要になり、研修管理も一元化することができたんです。

―――Teachme Biz導入後、具体的な改善点はありましたか?

Mrs. Wanida: Teachme Bizは特に新入社員の研修時間短縮に役立っています。従業員は、理解しやすい、定期的にきちんと更新されているマニュアルを通じて独自に学習することができるようになりました。また、業務プロセスの標準化にも貢献しています。明確なマニュアルがあることで新入社員が確実に正しい手順を覚えることができ、自信を持って働けるようになりました。
さらに、業務に関する問い合わせの数が大幅に減少しました。以前は月に最大20件ほどあった問い合わせが、時にはゼロにまで減ることもあります。

Teachme Bizの「ユーザー」から「サービス提供者」へ

―――今後、Teachme Bizの利用をさらに拡大する計画はありますか?

Mrs. Wanida: 最初は私たちもTeachme Bizのユーザーでしたが、スタディストタイランドとパートナーシップ提携を結び、私たちもTeachme Bizを提供する側になりました。実際にユーザーとして使用している私たち自身の経験を語りながら、海外でのビジネス展開に必要不可欠な機能を備えているTeachme Bizを、タイだけでなくASEANに広めていきたいと考えています。

■事例を共有される場合は以下のURLをご共有ください
https://biz.teachme.jp/casestudy/qualica-thailand-co-ltd/ (事例動画あり)

会社名 QUALICA (Thailand) Co., Ltd.
URL https://www.qualica-th.co.th/
所在地 29 Bangkok Business Center Building, 11th Floor, Unit 1102, Sukhumvit 63 Road, Klongton-Nua, Wattana, Bangkok 10110
事業内容 クラウドサービスの提供、ソフトウェア開発、ハードウェア営業、自社 ソフトウェアの販売(製造業、流通・外食サービス業)

事例一覧に戻る