マニュアルはただ作成するだけでなく、閲覧者がきちんと理解できることが大切です。”正しい”マニュアルがあっても、閲覧者が見たときにその方法を理解し、業務を遂行できなければ役割が果たせていないことになります。
この記事では、よくあるマニュアルのNG例と、それをどのように変えればわかりやすいマニュアルになるか、基本的なポイントをご紹介します。

分かりやすいマニュアルの３つのポイント

分かりやすいマニュアルには共通した基本的なポイントが３つあります。

特に、これらのポイントを意識するとマニュアルを見た人は内容をきちんと理解しやすくなります。

“内容が正しい”ことはもちろん大事ですが、「短時間で読める・理解できる」「再現性がある」ように”正しく伝わる”ことが良いマニュアルの本質である、と言えます。
逆に、これらのポイントが押さえられていないマニュアルはどのようなものなのかNG例を見つつ、どのように改善できるか見ていきましょう。

こんなマニュアルはNG例

【NG例１】画像や動画が貼り付けられているだけ/要点が記載されていない

なぜNGなのか？

画像や動画で伝えたい事が一目で伝わらない。

画像が添付されていると状態を把握しやすくはありますが、ただ画像が貼ってあるだけでは、しっかりと押さえないといけない要点がわかりづらく再現性のあるマニュアルになりません。

どう変えればよいか

閲覧者側が何を押さえるべきかを理解できるように強調しましょう。画像や動画の中で重要ポイント例えば、以下のような点です。

また、作業時間、理想の状態など、補足事項を説明文に記載すると作業時の参考になります。

【NG例２】1つのマニュアルに複数の作業が詰め込まれている

※以下は1つのマニュアルに利用者向けの内容（備品の位置）と管理者向けの内容（発注方法、ステップ５－９）が混ざってしまっているマニュアルの例

なぜNGなのか？

業務の一部分をピンポイントで確認したい時に見つけにくくなる。

たとえばレジでの会計方法のマニュアルがあるとします。単純にレジでの会計と言っても商品の読み取りや金銭の受け渡しなど複数の作業が存在します。それらの手順が一つのマニュアルに詰め込まれている場合もよくあります。電子マネーやスマホアプリクーポンなどの対応もあり、覚えないといけないこともたくさんあります。
マニュアルの利用者がいざ業務の合間に自分のわからないところだけを参照したい場合に、目当ての場所を探しづらくなります。

どう変えればよいか

1つのマニュアルのなかに複数の業務の内容が入っているようであれば別のマニュアルで表せないか検討しましょう。
ここでは、業務＝「工程」「作業」「動作」のかたまりと考えてみましょう。
ものづくりの現場では一般的ですが、IE(Industrial Engineering)手法という工程・作業・動作の３つの区分けで業務分析を行い、オペレーション改善を行う方法があります。

多くの場合、マニュアルは「業務」毎、または「作業」毎に作成します。その「作業」内の「動作」を各ステップとして登録すると分かりやすいマニュアルができます。

「レジ業務」とひとくくりにマニュアルを作成するのではなく、「現金会計の方法」「クレジットカード会計の方法」など、「工程」単位でマニュアルを作るとよいでしょう。

「工程」単位でつくることで、15－20ほどのステップ数で、マニュアルを探す際も目当てのものを探しやすくなります。

工程内に複雑な(=動作の数が多い)作業を含む場合は、「作業」をマニュアルとして切り出してみるのもおすすめです。

さらに、このように1つの業務を複数のマニュアルで分けた場合、

とより見つけやすいマニュアルになります。

【NG例３】動画のみに偏って作成している

なぜNGなのか？

動画には長所短所があるため、用途によって使いわけが必要

動画は動きを表現する事が出来るため、初めての作業で一連の動作を把握しやすいという利点がありますが、ピンポイントでわからない箇所が出てきた際にはどこに収録されているか探す手間が発生します。動画、静止画それぞれの特徴を知って使いわけていく事が重要になります。

重要ポイントを明示するのに適している。
言葉では伝えづらい動きや流れ、スピード感を表現するのに適している。
以下のマニュアルのように、細かな動きが重要なステップだけ動画で作成すると分かりやすいマニュアルになりやすいです。

マニュアル作成ツールにはTeachme Bizがおすすめ

「Teachme Biz」は、時間や場所を問わずマニュアルの作成、閲覧ができるクラウド型マニュアル作成ツールです。画像、動画、テキストを活用した「ビジュアルSOP（Standard Operating Procedures＝標準作業手順書）」により、文字ベースのマニュアルよりわかりやすく作業手順を明確に定義できます。作成したデータの共有、管理も簡単です。

文字だらけのマニュアルが大変身。
Teachme Bizなら動画と画像で見ればわかるマニュアルをかんたん作成！

ここでは、マニュアルツールに「Teachme Biz」を選ぶべき理由を4つご紹介します。

マニュアルの作成・修正が簡単

Teachme Bizでは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも作成・修正が可能です。いつでも誰でも簡単にマニュアルを作成したり、最新の情報にアップデートしたりすることができます。

マニュアルは業務手順を撮影して補足説明を加えるだけで完成するため、マニュアル作成に要する時間を大幅に削減できます。テンプレートが用意されているためレイアウトに悩む必要もありません。さらに、動画を入れることも可能であり、編集機能も充実しているため視覚的にわかりやすいマニュアルを簡単に作ることができます。

マニュアルを閲覧しやすい

作成時と同様にPC・スマートフォン・タブレットから時間や場所を問わずにマニュアルを閲覧することができるため、必要な時にマニュアルを確認でき、「せっかく作ったマニュアルが活用されない」という状況を回避することができます。

複数のデバイスから同じマニュアルに同時アクセスすることも可能です。

マニュアルの共有が簡単

Teachme Bizで作成したマニュアルはクラウド上に保存されます。作成完了を通知する機能も備わっているため、わざわざマニュアルの保管場所を作成者が連絡しなくても、自動的にマニュアルを共有することができます。アカウントごとに閲覧・編集できるフォルダを分けられるため、配置ポジションごとに作業手順を記したデータをクラウド環境に管理可能です。部署間のマニュアル共有時や外部委託時のセキュリティ面も安心です。

マニュアル変革の目的は様々ですが、マニュアルツールの導入によって得られる効果は、マニュアル作成や管理の工数削減だけでなく、マニュアル整備によるコスト削減効果や、業務標準化による組織力強化など経営にも良い効果をもたらします。
マニュアルツールの導入にお悩みの際は、ぜひTeachme Bizをご検討ください。