製造の現場でカイゼンが広がる。クラウドだからできるTeachme Bizの活用法|第5回User Conference レポート: Mipox様編

今回は、2019年5月24日(金)に開催されたTeachme Biz User Conference 2019についてのレポートをお届けします。

カンファレンスでは、Mipox株式会社様(以下Mipox様)と、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社様(以下CTC様)の2社にご登壇いただきました。本レポートでは、Mipox様にお話いただいた「Teachme Biz活用事例 – 製造現場から広まった手順書の刷新」をご紹介します。

研磨に関する消耗材の製造・販売事業を行うMipox様。特にハイテク製品向けの研磨材に強みがあり、ハードディスクの最終研磨工程で使用される研磨材は世界トップシェアを誇っています。現在、アジア圏を中心に10か国に海外展開しています。

Mipoxは変化に強くチャレンジが推奨される風土

(画像:IT戦略室 室長 千野 大和 氏)


千野 大和 氏:まず私の自己紹介ですが、Mipoxという会社でシステム管理者とITマネージャーを兼務しています。とはいってもIT一筋のキャリアではなく、30歳を超えて初めてIT業界に入りました。企業がクラウドファーストとなってきた時流の中で、その導入や活用を支援する側におりましたが、縁があってクラウドサービスを積極活用しているMipoxにシステム管理者として採用されるに至りました。

私のワークスタイルの話をさせていただくと、山梨県在住です。本社は新宿で、通勤時間は2時間半です。山梨にも工場があるのですが、自宅からは高速道路で40分程かかります。ですので、移動時間を抑えて週に1~2日は本社や工場へ、残りは自宅からのリモート勤務というワークスタイルとなっています。Mipoxは変化に強い会社を目指すべくチャレンジを推奨する風土があります。IT活用を牽引するため、自らもテレワークワーク社員の第1号としてチャレンジしてそろそろ3年ですが、テレワーク制度を利用する社員は少しずつ増えてきました。

そうした新しい働き方を認めるMipoxは創業93年と歴史のある会社でもあります。主に研磨に関する消耗材を製造販売しております。拠点に関しましては、海外10か国に展開しておりまして、マレーシア、中国、インドなどアジア圏を中心に展開しています。社員数はグループ会社も含めると全体で400名弱、4割ほどが外国籍の社員というのも特徴かも知れません。

(スライド:世界でもトップシェアを誇り、メディアにも取り上げられている。)


強みは、ハイテク製品向けの研磨消耗剤です。製品はお客様の要望に合わせて少量多品種です。紙、フィルム、布や液体研磨剤など、形状も様々で、研磨装置も販売しております。近年は付加価値の提供、技術提案にも力を入れており、お客様の要望をワンストップでサポートする、「塗る・切る・磨くで世界を変える」という使命を掲げている会社です。

アナログ業務をデジタルに変えていくことで効率化

(スライド:クラウドを駆使して、社内ITシステムを構築している。)

クラウドファーストで社内のシステムを構築

千野 大和 氏:まずはTeachme Bizを導入するまでについてお話しさせていただきます。弊社にどんなシステムが存在しているかというと、クラウドサービスを組み合わせて構成しております。基幹システムはSAPで、これは唯一クラウドでないと言えるかもしれないですが、専用線で繋いでいるため利用形態はクラウドに近いものとなっております。次にSalesforceです。スライドに業務標準化と書いていますが、あらゆる業務がSalesforce上で管理できるように、すべての部門が自部門のデータベースをSalesforceで運用しています。次にOffice 365は社員各個人に適切なビジネスツールを付与するというところで使っており、Salesforceに並び、グローバルに展開できる当社のIT基盤となっております。そして今日お話しさせていただくTeachme Bizが作業標準化の領域になります。Teachme BizもSalesforce、Office 365に並び全社員が使うものとして扱っています。

アナログの代表である紙の手順書を、Teachme Bizに移行

(スライド:現場で使いやすさや移行の可否をスピーディに判断し、導入決定。)


千野 大和 氏:導入経緯を簡単に振り返りますと、2年半前ですね。アナログ業務をデジタルに変えていくことで効率化を図ってきた当社にとって、気になっていたのは現場の”紙”でした。その代表的なものが、当社では作業標準書という手順書で、これにメスが入ることになりました。Teachme Bizでマニュアル作成と管理ができるということを知って、早速、製造の管理職を中心に導入検討のトライアルを始めました。早々に、「いいじゃん、これ。」ということになり、その翌月には契約をしていて、有志にアカウントを割り当てました。まずは数を増やすため、ルールを決めることなく始めました。評価のポイントも多くは設けず、ツールの使いやすさと、既存の手順書をTeachme Bizに移行できるのか、という2つを製造部門に評価してもらい、製造現場の総意で導入しました。

(スライド:とにかくクラウドが好きだという社長の渡邉 淳氏自ら、アカウント要望)


参考にSalesforce上で導入の経緯をSalesforceで遡れたので、キャプチャをとってきました。弊社社長の渡邉はITやクラウドサービスが好き(簡単に言うと)でして、実はTeachme Bizも最初に見つけてきたのは渡邉でした。で検討した結果、導入しますというときに、「私にもアカウントをください」と、社長自らマニュアルを作ろうか、と言い出すのですが、みんなでやるのだという強いメッセージにもなっています。
基本的には情報をオープンに。Teachme Bizを検索の入り口にしてもらう。

千野 大和 氏:ガチガチなルールはそもそもありませんでしたが、マニュアルが増えてきたタイミングで、フォルダ構成を大きく製造系とそれ以外の管理系に分けました。弊社には色んな拠点がありますので、拠点によって設備も工程も違います。そのため、わかりやすく拠点ごとのフォルダで拠点ごとの社員のみアクセスできる制限しました。一方、管理系のフォルダは全社員が見られるようにしていて、特定業務や営業社員向けのものも含めてまずは検索して入り口にしてもらう、というきっかけを作りました。言い換えれば、検索してもヒットしないことは、欲しい情報にたどり着けないということなので、製造手順を除いて他はオープンになっています。

現場で自発的に活用。作成工数や教育工数を大幅削減。

千野 大和 氏:Teachme Bizの活用について、まず事例動画をご覧ください。

(動画:Mipox様 Teachme Biz導入事例)

(事例動画にて)輿水 誠 氏:正す手間、作る手間、というのが社員の負担になってしまっていて、紙ベースのマニュアルは作ることも見ることもしなくなっていく、そんな状態でした。それに対して、簡単に見れる、簡単に作れる、簡単に操作できるTeachme Bizを導入することによって、作業者の間違いが少なくなりました。実際、現場ではタブレットを用意するなど、すぐに検索できる状態を作ってから作業に入っています。やはり教育の時間というところで考えると、現場作業の教育者、教育される側の両社の工数が低減できるようになり、1時間の教育時間が30分くらいに減りました。Teachme Bizは動画も画像も使えるので文章が短くなる、説明がしやすくなる、理解しやすくなるということが一番大きい。手順を作る手間、探す手間を考えたらもうTeachme Bizをやめられないです。

(スライド:Teachme Biz導入前の、梱包のラベルやチェックリスト)

(スライド:Teachme Biz導入後での、梱包のラベルやチェックリスト)


千野 大和 氏:Teachme Biz導入のBefore/Afterを紹介しますと、 少量多品種で顧客要望に答えてきた当社は、物流部門、おもに製品を梱包する作業で顧客毎に梱包仕様が異なるため、緩衝材の有無やラベル位置などを細かく設定されたとおりに梱包しています。
それを紙へのメモ書きで指示していました。それが、Teachme Bizだと1枚の写真で様々な情報を内包できるので、各顧客向けのラベルの位置や梱包材の種類などを、事細かく表現でき、画像や動画を使ってきちんと手順化できました。

(スライド:海外でも現場自ら工夫して手順書を作っている)

千野 大和 氏:海外でも使っているのですが、「Teachme Bizを使ってマニュアルを作ってください」という説明やツールの習熟に労力がかからないのもTeachme Bizの素晴らしいところで、現場の目線で普段の業務の写真を撮っていく、簡単な工程はこれで8割完成するわけです。面白いエピソードが、海外の工場でクリーンルームに入室するときに、こんなことをチェックしてくださいというものをTeachme Bizで作ってもらいました。僕らが見ても非常に勉強になるのですが、わざとNG例で手袋破いたり手を汚したりということ示しています。どうすればわかりやすく伝わるのか、ツールの特性を生かしつつも自分たちで考えて実践してくれています。
SalesforceでTeachme Bizの利用状況を独自に可視化

(スライド:SalesforceでTeachme Bizの活用状況を可視化)

千野 大和 氏:活用実態は定量的なデータでもチェックしています。Salesforceでダッシュボードを作っております。今、公開しているマニュアルが664、非公開が382、全体では1000超えたくらいです。マニュアル作成の推移も確認できます。このように可視化してわかる傾向として、非公開の手順書が多かったり、手順書のオーナーが不在でシステム管理者になっているものが多かったり、拠点によって活用にばらつきがあったりしています。これらの可視化された傾向の原因はなんだろうと仮説を立てて、それに対する打ち手を行っていくことも今後のアクションと考えています。例えば、今はないのですが、検索ワードのトレンドというのも面白い指標になるのかな、と思っています。

Teachme Bizの新機能もしっかりと活用

Teachme Biz for Salesforceと業務の親和性が高い

(画像:Salesforce上で手軽にTeachme Bizが閲覧できるようになった)

千野 大和 氏:次にTeachme Bizの新機能の活用についてお話をします。Teachme Biz for Salesforceは、リリース直後にSalesforceユーザーとして、早速使わせていただいています。Salesforce画面下のバーにあるボタンのクリックでTeachme Bizのマニュアルが出てきます。Salesforceで開いている画面に関連するマニュアルを自動的に表示してくれます。営業は当然商談作成ルールや見積作成方法など、SFA的な使い方があるのですけど、うちはSFA用途以外にもいっぱい使っているので、Teachme Biz for Salesforceはかなり活用がされてきています。

非常に強みに感じるのは、やはり同じ画面内で行ったり来たりせずに操作できるという点ですね。Teachme Biz for Salesforceは前提として、Salesforce自体のアカウントを使ったシングルサインオン*なので、Teachme Bizへの都度のログインが不要になります。(*シングルサインオン連携機能:Salesforce や Microsoft Azure など、グループウェア等にログインしておくだけで、Teachme Biz ご利用時にID/パスワード入力の手間をなくすことができる。)
Salesforceの画面下のボタンをワンクリックするだけでもうTeachme Bizにログインしている。これは冗談みたいな話ですが、Teachme BizでTeachme Biz自体のログイン方法というマニュアルを作ったことがあるのですけど、ログインしてないと見られないじゃん…って。(会場笑) PDFでエクスポートして展開していたのですが、そういうこともいらなくなりました。

Mipoxでは業務がSalesforceに集約されているので、新人・中途社員が入ったときに、ここのボタンをきっかけにSalesforceを覚えてもらうという流れを作っています。Teachme Biz for SalesforceはSalesforceのオブジェクトごとに、それに見合ったマニュアルを関連付けて出してくれます。弊社のSalesforce上には色々なオリジナルのデータベースやアプリケーションがあるので、それらのマニュアルを用意してもどこでどのように接点を持たせるのかって課題がありました。部門最適され、運用が細かくなってくれば来るほど、ピンポイントなヘルプをTeachme Biz for Salesforceで実現していくと非常に助かると思っています。

(スライド:ERPだけでもスライドを埋め尽くすアプリケーションがある。)

千野 大和 氏:実は今、Salesforce上で動くERPの導入を検討しているのですが、鬼のようにオブジェクトがあるのです。ERPですから、確実に使ってもらわないといけない。そのためのマニュアルの用意・展開する手間が非常に大変なわけですが、きっとTeachme Bizで作っていくと楽だろう、ピンポイントなヘルプもできるだろう、というところをすごいメリットに思うわけです。誰に作らせたらいいか?それは稼働前からトレーニングをして習熟した社員が自分たちで作るのが間違いないんです。そうすると現場目線のマニュアルが自然と出来上がっていく。ストレスの大きなシステム変更においても、負荷軽減に貢献できると思っています。

Teachme BizからQRコードブームが発生

(画像:QRコードを使い、来客用のゲストWi-Fiの利用手順書を公開している)

千野 大和 氏:弊社の工場は、お客様が視察にいらっしゃることが有り、来客が多々ございます。それで、お客様にアンケートをとった時に、「ゲスト用のWi-Fiがあるのであれば使いたかった」という声が有りました。あれ?社員だったら知ってるだろう、と思ったんですが、意外に社員もゲスト用Wi-Fiを知らないという事実が有りました。そこですぐゲスト用Wi-Fiのマニュアルを引き出せるように、QRコード作って、各会議室に張って回りました。社員がゲスト用のWi-FiのSSID/PWを覚えてもらう必要があるかというとそうではなく、社員がすぐにアクセスできるような形にしてあげるのにQRコードが一役買ってくれました。ラベルプリンターでQRコードを印刷したりしていますが、これをきっかけにQRコードってTeachme Biz以外でも色々使えるじゃんという話になって、Salesforceアプリで直接開くURLを貼りましょうとか、発展してQRコードブームが社内で起こっております。(会場笑)

ISOで一番大事なのは意図しない改変から保護すること

千野 大和 氏:次に承認ワークフロー機能についてです。以前は、製造業の文書としてTeachme Bizを考えると、ちょっとハテナがつくとこは多少ありました。それが顕在化したのは、弊社の中でITツールの活用度を調査したときで、Teachme Bizは非常に貢献度が高く助かる、と話が上がったのですが、ISOに沿った管理って出来ているのだろうか、と課題提起がありました。これを受けて、(承認ワークフローリリース前に)Salesforceでワークフローシステムを無理やり構築しました。マニュアルの公開設定前に閲覧確認することができないので、Teachme BizでPDF出力して、Salesforceのレコードに添付して、それでワークフローを回すというシステム構築を実装いたしました。ワークフロー運用を開始してからマニュアルの作成数が激減し、課題にも感じておりました。

(スライド:承認ワークフローの利用にあたり、ISOの規格とその解釈と本質を再考)

今回、Teachme Bizの承認ワークフロー機能をリリースいただいたことをきっかけに再度、文書管理に関して緊急ミーティングをしました。ISOの監査業務をしている管理職とISOの規格解釈について再考しました。元々はPDFで版の管理をしていたのですが、ISOの規格では「変更の管理をしましょう」というところの方法例として版管理がありました。つまり、一番大事なのは意図しない改変から保護しなければならない、というところなので、これはTeachme Bizの承認ワークフローを使えば担保できるのではないかという結論に至りました。弊社内では品質保証の部門が承認することになり、ここに承認者としてその課長を設定する。これで終わりでした。今までの努力はなんだったのか、という感じもする話です。(会場笑)

インテリジェンスなサービス発展に期待

(スライド:Teachme Bizをとことん使いこなしているMipox様)

千野 大和 氏:最後にまとめになりますが、弊社でやってきたことは、デジタル化したマニュアルで作業標準の見える化や、ダッシュボードを使って可視化をしたり、新しい機能を使ってSalesforceにマニュアルつないでいたり、QRコードでいかに情報にアクセスしやすくするか、ということをやってきました。あとは教育のコンテンツに十分なりえると思っていますので、いくつかのマニュアルをコンテンツとして体系化していきたいなという風に考えています。

今後、Teachme Bizに期待するところですけれども、インテリジェンスなサービスに進化してほしいな、と思っています。スタディストさんはマニュアルを切り口にしたテック企業だと僕は思っているので、もっとインテリジェンスなことをやっていただけると、僕らを喜ばせてくるのかなと思います。そのために、我々が蓄積させていただいているデータは活用していってほしいです。追加してほしい機能はいろいろあるのですけども、ここでは書ききれないです。(笑)
ただこれは不満ではなくて、期待をもっていろいろな機能を追加してほしいと考えています。

(画像:会場からの質問で活発な意見交換を行った)


講演では、事前にお預かりしていた質問や、会場からの質問について回答していただきました。

--マニュアルの内容のレベルの統一感を保つために決めておいたほうがいいルールや基準がありますか?

千野 大和 氏:特にガチガチには決めてはいないのですが、マニュアルに実際の作業時間目安を分単位で冒頭に記載するようにしています。あとはマニュアルの前提条件ですね。いくつかのマニュアルがやっぱり類似のものが出てくると、他のマニュアルをリンクして、こっちを見なさいとか、そういった前提条件になることを記載するようにしています。

--マニュアルを維持継続していくために工夫していることはありますか?

千野 大和 氏:こちらも基本的には社員に任せています。ただ、会社全体として改善状況がどういう状態にあるのかというところを、本日ご紹介したようにダッシュボードで可視化して社員全員に情報公開している点は結果として活用継続に繋がっていると思います。

--色々な手順書やマニュアル、非情に多岐にわたって作られていると思うのですが、作りやすい業務、あまり作りにくい業務など、Teachme Bizと相性の良い悪い業務って、あったりするのですか?

千野 大和 氏:相性が良いのはやはり今まで写真付きで作れていなかったものですね。現場では視覚的に判断する業務が多くて、テキストベースで手順書を作るとなるとまず見ない、そして情報の劣化が早いのです。Teachme Bizなら写真付きでパシャパシャ撮って作れて、視覚的に伝えやすい、というのは非常に相性が良いものだったと思っています。一方相性がよくないっていうのは、Salesforce用のマニュアルが、以前は別のサイトで開く、やりたいことをまず言語化できないと対象マニュアルを探すことも出来ない、という意味で結構相性悪かったのですが、そこもSalesforceとの連携機能で解消していくと思います。

--Teachme Biz操作の資料であるとかマニュアル作りのノウハウというものは、どのような形で教育とかされているのでしょうか。

千野 大和 氏:マニュアル作りのコツとしては、最初手本のマニュアルを見せてあげる、というのが一番親切でしょうか。時間がもしあれば、実際に作っているところを、こんな形で作れますよ、という形でお見せすることもありました。共同編集をもらってサポートすることもあります。ただし、ほぼ独学でこなしてしまっているような雰囲気はあります。

--ISOの文書管理をしている品質管理の部門や工場など、そういったところからの抵抗というのはなかったですかね?

千野 大和 氏:承認ワークフローがなかったときは、もちろん抵抗がありました。何をやっていたかというと、内容を変える前にPDFで保管しておく、というのをやっておりました
今回の承認ワークフローを新機能として連絡して一番喜んでくれたのは、ISO担当社員でした。「これで十分です」という言葉をもらったときに、「あーよかったぁー」って思いましたね。製造業ではありがちなのですが、ISO維持のために何か追加で仕組みを作ってしまうのは本末転倒だということ、これは伝えていきたいことの1つです。

--御社だと、現場が自発的動いているというお話を伺っていて、御社ならではの、うまく回った特性とか、これがあったから御社ではうまく皆が作ってくれたのかな、とかポイントがあればお伺いしたいです。

千野 大和 氏:実は何かの強制を特にしていなかったというのは嘘で、Teachme Biz以外のマニュアル作成方法を禁じました。やはり新たな業務ではマニュアルは必要になるので、強制的にエクセルやワードは使っちゃだめですよ、と。マニュアルは必ずTeachme Bizで作ってください、という縛りで、一気に作成数が伸びました。真面目な社員が多いと楽観的に考えたいところですが、業務の傍らで率先してマニュアルを作る社員は全体から見れば少数です。そうした貢献度の高い社員に、周知徹底まで背負わせたらやりすぎです。ナレッジとして他の社員が手本にできる接点づくりや情報品質の維持、そこに工夫をもって取り組むことを意識しており、これからも継続していきたいと考えています。


今日の講演で何か一つでも参考になることがあればと思っています。ご清聴ありがとうございました。

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