マニュアルをとりまくツールは様々

マニュアルに関する手段（ツール）は、手書きのメモにはじまり、文書作成ツール、動画作成ツールなど様々。どの方法が一番よいのか悩んでしまうのもムリはありません。しかしツール選びの視点は、とてもシンプルです。

1.マニュアルの作成・更新のしやすさ

何はさておき、マニュアルが作れないことにははじまりません。簡単に、手間をかけずに、わかりやすいマニュアルが作れることが重要です。

文書作成系ソフトや動画編集系ソフトは多彩な表現ができる反面、作成の手間がかかります。「マニュアル作りは面倒」というイメージは、その体験が元になっているのかもしれません。

2.マニュアルの共有・配信のしやすさ

せっかく作ったマニュアルも、使ってもらえなければ意味がありません。指定した相手に、簡単にマニュアルを配信・共有できることが重要です。

社内サーバーに置きっぱなしになっていたり、あるいはメールで一斉に送ったりと、きちんと共有できていないケースも多いです。

3.マニュアルの管理のしやすさ

社内マニュアルは、外部には見せられません。流出・漏洩を防ぐためのセキュリティ管理は必須です。

また、どれくらい使われているかを知るための使用状況管理も重要です。作りっぱなし、配りっぱなしにしないためにも、適切な管理が求められます。

各種ツールとの比較

このような視点で、よくマニュアルに使われているツールを比較してみましょう。Teachme Bizと以下の3つのツールを比べてみました。

• 文書作成系：文書、表計算、プレゼンなどの作成ツール
• 動画編集系：一般の動画編集ツールや、動画マニュアル撮影ツール
• ファイル共有系：資料類の配布・配信に特化したツール

文書作成系ツールや動画編集系ツールは、自由度が高く多様なマニュアルが作成可能です。反面、作業時間がかかったりスキルやセンスが求められます。

その結果「マニュアル作成担当者」を決めなければならず、その人に作業が集中してしまいます。また、配信・共有や管理については別のツールを組み合わせなければなりません。

文書配信系ツールは、配信・管理に特化していますが、その配信するための「マニュアルを作る機能」を持っていません。

Teachme Bizは、これらのツールの特徴を考慮しながら、マニュアルに特化した機能開発を行っています。

必要な機能を追加する一方、マニュアルには必要ない過剰機能はつけないようにしています。用途や目的を考えて、ベストなツールを選ぶことが、マニュアル活用を成功させるキーポイントです。

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