生産性向上

データから見る、わが社のリモートワーク -人事・組織編-

皆さんの会社で継続的に読まれる人事のコンテンツは何でしょうか。

また、リモート化でどのような組織ルールが変更され、それをメンバーに定着させるためにどれほどの苦労や期間をかけているでしょうか。

前回(記事リンク)は、情報システム担当の岡村にリモートワークでの仕事の変化について聞きました。今回は人事に関して掘り下げていきます。

実は、筆者がスタディストの社員としてリモート化前後で一番変化を感じるのが、人事や組織に関する取り組みです。

前の記事でも触れた通り、スタディストでは完全リモート化前後で5つの分野で手順書へのアクセスが急増しました。

  • ・情報システム関連:新たに導入したツールの使い方やセキュリティテストなど
  • ・新入社員関連:新入社員の紹介、新人教育の内容など
  • ・バックオフィス関連:目標設定・OKRや、勤怠・経費精算の方法など
  • ・サポート業務関連:リモートでの営業事務やお客様サポートの手順書など
  • ・組織内コミュニケーション関連:コンディションチェックやフォロー施策など

人事・組織関連のTeachme Bizのデータを見ると、たとえば各月の初めには新メンバーの自己紹介マニュアル(下図の青線)が70~80名ほどに閲覧されています。一方、既存社員の紹介マニュアル(赤線)は最大閲覧数は30名/日ほどですが、継続して見られています。おそらく入社メンバーが業務で知った人の情報をチェックしているのでしょう。

新入社員紹介と、既存社員紹介のアクセス比較

さらに、4月~6月にかけて「社長 1on1」「コンディションチェック」の手順書はほぼ全社員(107名)に閲覧されています。そのほか、新入社員向けの研修教材も、この時期にかなり閲覧されているものの一つです。

隔週のアンケート案内は、ほぼ全員(約100名)に閲覧されていることが分かる

今回は、リモート状態での新入社員の受け入れや、既存メンバー向けの取り組みを進めている弊社の西村にインタビューし、リモート化の実情や、前後での変化について聞いてみました(インタビュー日時:2020年6月4日)。

リモートワークになってから取り組んだこと

左が西村。今回もZoomでインタビューしました

―――西村さんはリモートワークになってからどのようなことに取り組みましたか?

もともとは採用担当だったのですが、この3ヶ月はかなり採用のスピードは緩めて、リソースを既存メンバー向けの人事施策に割くようになりました。

今は新しい人よりも既存のメンバーへの配慮が必要だということで、採用を20%ぐらいまで絞り、他の時間は社内向けの取り組みに使っています。

―――かなり大きいシフトですね。具体的にはどのようなことをしているのですが?

採用に近いところでは、新人の受け入れはかなり厚めに取り組んでいます。4月にリモートでの新卒受け入れがありましたし、中途入社や産休明けのメンバーの受け入れは総務メンバーと協力して進めています。

―――リモートでの受け入れは新しいことばかりですよね。その他はありますか?

メンバーの状況を把握するためのアンケートを週次で実施して、コンディションチェックをしています。その回答を参考に経営層と一緒に、社内向けの取り組みを企画して、実行に移していますね。

アンケートの手順書

―――私もアンケートに回答しました。この数ヶ月、世の中が大きく変わるので定点観測は重要ですよね。

はい。みなさんしっかり回答してくれているので、参考になる情報が集まっています。

隔週のアンケート回答率は96%。経営層の予想以上にポジティブな反応だった!?

―――アンケートはタスク配信機能で送っていましたよね?

しっかり理解して、実行してほしいときに、Teachme Bizの機能は便利なんですよね。

Teachme Bizのタスク配信機能で回答進捗はバイネームで把握しつつ、アンケート結果はGoogle Formを使って完全に匿名で集められるようにしています。

隔週でアンケートを送ったのですが、おかげさま回答率は96%となり判断に十分な数を集められています。時期が進むにつれて「(5段階評価で)モチベーションが”すごく高い” または “高い”」と回答する人の割合が増えていったのは驚きでしたね。

平均回答率96%以上のアンケートに関するタスク配信機能の管理画面

回答されていない方は、回答を強制するというよりも個別でケアをすれば良いので、個々人のサポートをする上では、非常に便利に使っています。

―――96%も集まると、結構わかることがありますよね?

一言でいうと、「想定よりも不満・不安は小さかった」ですね。

もともと業務の多くはリモートでできるように整備されていたので、「リモート下での業務の進め方」に関しては心配していませんでした。

ただ、経営層は組織やメンバーへの影響を心配していて、「ここまで大きい変更だと影響を受けてしまうメンバーも多数出てくるだろう」と踏んでいたんです。

もちろん、全く悪影響がないわけではなく、アラートを発信してくれた方には厚めのケアをしたり、情報システム担当のインタビューでも書かれていた「自宅に作業環境がない」等の話もあったり、試行錯誤が必要でした。

しかし、経営層が最悪の状況をきちんと想定して進めているからというのもありますが、アンケートの回答から「問題は想定ほど大きくなさそうだ」と分かり、対策方針が少しポジティブに変わったと思います。

アンケートデータから取り組み始めた社員向けのリモート対策

―――アンケート結果が意外とポジティブだったという話ですが、その上で人事として行った対策はどのようなものがありますか?

若い人を中心に「一人暮らしなので、誰かと喋りたい」という声が上がったので、リモート飲み会の企画を立ち上げましたね。

―――あ、あれは人事に届く声から生まれたものだったんですね。

そうなんですよ。やっぱりニーズがあっても「まず機会を作る」というのはハードルがあるので、人事として率先して立ち上げました。

一度立ち上げさえすれば、各チームで「自分たちでもやろう」と進めてくれる人がいるので、順次引き継いでいってます。

―――その他はありますか?

代表の鈴木が全メンバーとの1 on 1を始めましたね。

鈴木個人としてはリモートワークがかなり合っているようですが、組織としては大きな変化なので個々人への影響をかなり気にして決断したようです。100人ほどの組織ですが、他の業務も多いので、3ヶ月弱かけて各メンバーと話をしています。

―――その告知は人事関連の手順書で最も閲覧されていました。

そうなんですね。

コンディションチェックの結果の通り、実際はリモートをポジティブにとらえているメンバーが多く、むしろ現場からの気づきをたくさん見つけて喜んでいましたね。

オフィス派だった自分が、リモートも好きになった理由

―――西村さん自身は、自分の働き方についてどう思いますか?

私はオフィス派だったんですよね。業務時間はみんなの様子を見ながらやるのが好きだったので、一気に完全リモート化することに対する不安はありました。

でも、やってみると同じように不安を感じていた人が、一緒にリモート前提の組織について考えて工夫し始めてくれたり、自分自身も作業に集中できる時間が増えたので、意外とリモートの良い部分をたくさん見つけられましたよ。

たまたま机を買っており、モニターも用意したので、最近は自宅の作業環境を整えるのを楽しんでいるぐらいです。社員の中には自宅環境を自主的に共有する人も出てきて、かなり社内で閲覧されていたようですね。

産休明けメンバーへのキャッチアップで活躍した”トレーニング機能”

―――新入社員の受け入れも西村さんがされてるんですよね?

そうですね。新卒研修を引き継ぎつつ、リモートでの社員受け入れを任されています。

最近は総務メンバーと一緒に、新入社員向けのトレーニングコースを整備しました。大半は既存のマニュアルを使いつつ、それを更新したり新規で使うものも作ってトレーニングコースを仕立てました。

実際のトレーニングコースの1つ

―――トレーニングコースを使ってみてどうでした?

やっぱり各メンバーの履修状況の進捗が分かるのは安心ですね。入社のタイミングは特に「会社のことを知りたい」という気持ちが強いので、自分のペースでどんどん学んでいってくれる様子が見れて嬉しいです。

顔合わせの意味も含めて各部門長からZoomでの講義で顔を合わせたり、新入社員メンバー間でのワークショップなどは行っていますが、情報のインプットは自分のペースで進めてもらえるトレーニングが良いと思います。

トレーニングの履修状況も確認できる

―――なるほど。他に気づいたことはあります?

6月から産休明けのメンバーもいたのですが、復帰時の情報提供もやりやすかったです。会社の歴史自体は知っているメンバーなので、新入社員と同じ内容を教えても退屈ですよね。

テーマごとにコースをまとめているので、その中で「1年前と変わっただろうな」というコースだけサクッと配信します。本人は自分に届いたコースを順番に進めていくだけで良いので、かなり早く状況をキャッチアップしてもらえました。

リモートからの再スタートで不安もあったでしょうが、1週目から各メンバーと連携して業務開始できているようなので、まずは一安心しています。

―――トレーニング機能が無ければどうなってましたか?

過去の資料をひとつひとつ吟味して、そのメンバーに必要だろうというものをピックアップして個別に説明も必要だったでしょうね...。

トレーニング機能がなければ、学ぶ方も「今どれくらいインプットが進んでいるか」を自分で把握しながら進めないといけないので、その後のキャッチアップ状況も細かく私から確認する必要が出たかもしれませんね。

「わかりやすい共通フォーマット」が資料ベタな自分には嬉しい

―――双方から学習の進捗が見えるようになると、お互い楽になりますよね。最後に、西村さんから見たTeachme Bizのおすすめポイントを教えて下さい。

自社サービスの話なのでポジショントークだと思われそうですが、新しい取り組みを立て続けに進めなければいけなかったので、さきほど紹介したタスク機能には、非常に助けられました。また、今年リリースしたトレーニング機能がなければ、リモートでの社員受け入れは今の何倍も大変だったと思います。

―――ありがとうございます。他にはありますか?

あと、特定の機能ではありませんが「フォーマットが決まっていて、誰でも手順書を簡単に作れる」のは好きなポイントです。

私はITリテラシーが高いわけではないですし、資料を作る頻度も比較的少ない職種だと思います。でも、Teachme Bizのステップ構造&ビジュアルベースのフォーマットがあれば、みんなが感覚的にわかるマニュアルをサクッと作れるので、自分とメンバー両方にとって良い仕組みだと思います。

―――確かに、普段テキストや面談のコミュニケーションが多い採用の業務をしているからこそ、面倒なレイアウト調整を気にせずサクサクとコンテンツを作れるTeachme Bizは魅力的に思えるのかもしれませんね。

本日はありがとうございました。

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