企業の成長のために、生産性向上が必要不可欠であるということは誰もが感じているのではないでしょうか。一方で、生産性向上を単なるコスト削減と捉え、正しく意味を理解していない人も少なくありません。

そこでこの記事では、生産性向上という言葉が持つ意味や目的を解説し、しっかりと定義したうえで、具体的に企業が行える対策などを紹介します。

目的を理解すれば何から手を付けていいかわからないということが無くなります。ぜひ、真の生産性向上のためにお役立てください。

「生産性向上」という言葉が持つ意味

生産性向上と業務効率化は似たような意味で使われることもありますが、本来は全く別の言葉です。実際に業務が行われる現場では、ふたつの言葉が混同されることがあり、違いがわからない人も多いのではないでしょうか。

どちらも企業にとって必要な要素ですが、意味や目的を正確に理解することで、何から着手すべきかが見えてきます。ここでは、「生産性向上とは何なのか」「業務効率化とどう目的が違うのか」などの基本知識をまとめました。

「生産性向上」の意味とは

そもそも「生産性」とは、企業が投入した経営資源に対し、どれだけの成果を生み出せたかという効率の程度をいいます。計算式は「生み出された成果÷投入資源」です。

投入資源に対し、生み出された成果の割合が大きいほど生産性が高く、割合が小さいほど生産性が低いということです。たとえば、従業員100人で1000個の成果を生み出した場合の生産性は10です。これを同じ従業員数で1500個生み出せるようになった場合、生産性は15となり、生産性が「高くなった」といえます。

つまり、生産性向上とは、何らかの施策を実行し、生み出す成果の割合を増やすか投入する資源の量を減らすかして、相対的に組織の生産性を高める取り組みのことをいいます。

「生産性向上」と「業務効率化」の違い

生産性は、投入した資源に対して「どれくらいの成果があったか」という効率性を測るためのものです。そのため、生産性を向上させるには、成果に直接つながる行動が重視されます。

一方、業務効率化は、現状では非効率とされていることを、より効率的にするための取り組みをいいます。作業者のバラつきや無駄な作業を無くし、よりスピーディに業務を行うことを目的としているため、業務効率化ではコスト削減につながる行動が重視されます。

両者は、どちらも企業が成果を生み出すために必要な取り組みです。業務効率化は生産性向上に内包される言葉として捉えられることもありますが、どちらかひとつに注力するだけでは、企業の成長を続けるのは難しいでしょう。したがって、両者を区別し、目的に応じた適切な施策を講じる必要があります。

業務効率化に関して詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
業務効率化のアイデア10選 進め方と成功のポイントを解説

「生産性」を分析するための指標と計算式

生産性を分析するとき、社内や取引先などで異なる方法を用いていると、話が噛み合わなくなったり進行にロスが生まれたりと、トラブルが生じることも少なくありません。まずは、生産性を分析する基本的な3つの指標を紹介します。

付加価値労働生産性

「付加価値労働生産性」とは、もっとも基本的な「付加価値」で生産性を測る手法です。なお、ここでいう付加価値とは「粗利」と同じ意味になります。計算式は以下のとおりです。

たとえば、30万円で仕入れた品物を100万円で売った場合の付加価値額は70万円です。労働時間あたりの生産性を知りたい場合は時間で割り、労働人数あたりの生産性を知りたい場合は人数で割ると算出できます。

物的労働生産性

「物的労働生産性」とは、付加価値ではなく「生産数」や「生産量」などの物的な成果で生産性を測る手法です。生産物の販売金額で算出する場合もありますが、生産物の種類によっては季節や時期などで変動することもあるでしょう。そのため、数や量で算出することが一般的です。計算式は以下のとおりです。

全要素生産性（TFP）

「全要素生産性」とは、簡単に説明すると「付加価値労働生産性」に「資本データ」を加味したものです。付加価値労働生産性と比較すると計算が複雑になりますが、さまざまな投下費用を含んだ生産性を測ることが可能なため、全要素生産性で算出することが好まれる場合もあります。

ほかにも、労働分配率や総資本回転率など数多くの指標があるため、まず目指すべき指標・数値を明確にすることが重要です。

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「生産性とは？計算や分析の仕方、生産性向上の施策を簡単に解説」

生産性向上による企業のメリット

生産性を向上させることは、企業にとってプラスに働きます。しかし、「具体的に何がどう良くなるのか」を説明できる人は少ないのではないでしょうか。ここでは、生産性が高まることで企業が得られるメリットを紹介します。

人手不足の課題解決につながる

2023年4月に行われた帝国データバンクの調査によると、正社員が不足していると回答した企業の割合は51.4％でした。業種別では「旅館・ホテル」が75.5％ともっとも高く、「情報サービス」が74.2％、「メンテナンス・警備・検査」が67.6％と、7割以上が正社員の人手不足に陥っている業種もあります。

近年、こうした深刻な人手不足を解消するために、あらためて生産性向上に注力する企業が増えています。たとえば、ロボットやRPAなど最新技術を活用した新たなシステムは、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます。単純な作業をデジタルツールに代替することで、ひとり当たりの生産性を向上させれば、人手不足への対応が可能です。

参照元：人手不足に対する企業の動向調査（2023年4月）| 株式会社 帝国データバンク[TDB]

労働環境が改善する

生産性向上の取り組みを実施することが、結果的に労働環境改善につながることがあります。なぜなら、生産性が高くなると、これまでと同じ労働時間でより高い成果を生み出せるようになるからです。

たとえば、これまで10個の成果物を10時間かけて生み出していたものが8時間で済むようになれば、残業時間を大幅に減らすことが可能です。長時間労働は従業員の健康状態やモチベーションなどに影響を与える恐れもあり、企業が取り組むべき重要な課題のひとつでもあります。

コスト削減につながる

生産性が向上すると、これまでよりも少ない人材や資源などでより高い成果を得られるようになります。労働時間や人件費、予算などが改善できるため、無駄なコストを削減できる点がメリットです。

たとえば、新たなコミュニケーションツールや管理システムなどを導入し、テレワークを実施すると、オフィスの賃料や光熱費などを削減できる可能性があります。加えて、オフィスに出社しなくても遠隔で業務が行えるようになり、従業員満足度や作業効率などが向上するケースも少なくありません。削減したコストを福利厚生や設備投資などに充てることで、さらなる企業の発展を目指すこともできます。

国際競争力が向上する

スイスの国際経営開発研究所（IMD）が発表した「世界競争力ランキング」によると、2023年における日本の競争力は世界35位でした。なお、経済実績の悪化などによって昨年よりも順位がひとつ下がっており、過去最低の順位となっています。

また、公益財団法人日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較2022」によると、日本の時間あたりの労働生産性は49.9ドルで、OECD加盟38カ国中27位でした。1970年以降もっとも低い順位となっており、米国と比較すると6割弱に相当します。

このようなデータからわかるように、日本が国際競争力を高めるためには生産性の改善が求められています。言い換えると、それぞれの企業が生産性向上に取り組むことで、国際競争力の向上が期待できるということです。

参照元：労働生産性の国際比較2022 | 調査研究・提言活動 | 公益財団法人日本生産性本部

生産性向上のために取り組むべき7個の施策

生産性を高めることで、企業にさまざまなメリットがあることがわかりました。ここでは、生産性向上のために企業が実施するべき具体的な対策方法を7つ紹介します。

1.業務内容を明確にする「見える化」

業務がマニュアル化されていなかったり属人化していたりすると、業務内容の全貌がわからず、誰がどのような作業をしているのかを把握できません。大した作業ではないからといってマニュアルの情報を更新していなかったり、細かい手順を明記していなかったりすると、企業全体の生産性が低下する可能性もあります。

一見簡単に見える作業ほど、自己流になりやすく品質にバラつきが出るものです。正確なマニュアルを用意し、最新の状態を保つことで作業の品質を担保できます。

また、マニュアルを整備することで業務内容が明確になり、無駄な作業の撤廃や見直しにもつながります。まずは現在の業務内容を「見える化」しましょう。業務の「見える化」について、ミスしがちなポイントやメリット、活用している企業の特徴などはこちらからご覧ください。

マニュアル作成の目的と必要性とは？上手に活用するためのポイント

2.力を入れている業務（コア業務）への投資

業務は成果を直接生み出すコア業務と、コア業務をサポートするノンコア業務に分けられます。たとえば、決まりきった文言のメール送信、報告書作成のためのデータ抽出などはルーティンワークであり、それらの業務自体が成果を生み出すものではありません。

生産性向上の目的は少ない投資で成果を最大限にすることです。そのため、投資はノンコア業務よりも、コア業務に集中させる必要があります。メール送信であればテンプレートを充実させる、データ抽出であれば自動化させるなどして、浮いたリソースをコア業務に割くようにしましょう。

3.無駄な業務の洗い出しと廃止

多くの企業で見受けられるのは、「これまで当たり前に行っていた業務が、実は企業の生産性を低下させている」というケースです。もし、何のために行っているのか説明できない業務がある場合、「本当にその手順を踏む必要があるのか」「別の方法が無いか」などをあらためて検討する必要があります。コア業務でもノンコア業務でもない無駄な業務は、貴重な経営資源を食い尽くすばかりでなく、社員のモチベーションを下げる結果にもなりかねません。

たとえば、業務でミスがあったとき、上司に報告書を提出するとします。しかし、それが再発防止ではなく、懲罰的な意味合いだけで行われているのであれば、本当に必要な業務であるとはいえません。生産性向上を妨げるこのような業務は、一刻も早く廃止すべきでしょう。

4.個人単位でのスキルアップ

生産性向上のためにすべきことは、デジタルツールの利用だけではありません。いくらIT化が進んだからといって、人の手を介さなければ行えない業務も数多くあります。

人の手を介する業務では、個人のスキルアップをはかる必要があります。個人のスキルが高くなれば作業スピードも上がり、自然と生産性も高まるからです。

そのためには社員を教育することが必要不可欠です。一度教えたらそれきりではなく、習熟度に応じたフォローアップ研修や、勉強会などを定期的に実施するとよいでしょう。

5.実際に働く人間のモチベーション維持

「つまらない」「やる気が出ない」などモチベーションが低いと、業務への集中力も低下しやすいものです。集中力に欠ける状態では、ミスが増えたり仕事のスピードが落ちたりしやすいため、生産性向上を妨げる要因になりかねません。

人によってモチベーションの維持方法は違いますが、劣悪な労働環境や定量化されていない評価制度など、企業の体制やルールなどが影響を与えているケースも多く見受けられます。従業員のモチベーションを下げている原因があれば、早急に取り除くようにしましょう。

6.社員同士の信頼関係構築

生産性を向上させるためには、社員同士の信頼関係を築くことが大切です。なぜなら、企業における仕事はひとりだけで行うものではないからです。

チームでの業務はもちろんですが、たとえ個人で行う作業であっても組織で働いている以上は必ず関連する人が存在します。信頼関係を築ければ、協力し合って業務を進めることができ、それが生産性向上につながります。

どんなに優秀な人材でも、ひとりで挙げられる成果には限界があります。誰にでも足りない部分があるため、それを他人と補い合うことで、より高い生産性を目指すことが可能です。

7.IT技術の積極的な活用

積極的なIT技術の導入は、生産性向上に貢献します。たとえば、RPAやSaaSツールなどのシステムを導入するとよいでしょう。

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略語で、パソコンで行う定型化できる作業をプログラム上で自動化する技術です。一度学習させれば人の手で数時間かかっていた作業などもすぐに完了できるため、その分重要度の高いコア業務に時間を割けるようになります。

SaaSとは、「Software as a Service」と略語で、インターネットを経由してソフトウェアをサービスとして利用できる技術です。たとえば、マニュアルなどのデータをクラウド上で共有したり、オンライン上でタスク管理を行ったりと、遠隔で業務が行いやすいさまざまな機能を備えています。データの検索や管理が行いやすく、欲しい情報をすぐに取り出せるメリットもあります。

生産性向上を目指す際に避けなければならないこと

生産性を高めるためには、業務の見える化やコア業務への投資など、いくつかの方法があることがわかりました。しかし、それらへ着手する前に確認しておくべきポイントがあります。

ここでは、具体的な施策を行う前に知っておきたい、避けるべき項目を3つ紹介します。下記のような事態に陥っている企業は、まずそれらを解決したうえで生産性向上の取り組みを行うとよいでしょう。

長時間労働

長時間労働は従業員の心身に影響を与え、集中力の低下や病気の発症、最悪の場合は過労死などを招くことがあります。

かつての日本では、働く時間が長ければ長いほど、多くの成果を挙げられると信じられてきました。また、長時間労働を美徳とする文化もあり、残念ながら一部の企業では、今でもそうした文化が根強く残っているようです。

確かに労働時間を増やすことで、短期的には生産力が上がるかもしれません。しかし、長期的に見ると大きなリスクになるため、真に生産性向上を目指すのであれば労働時間の改善が必要です。

複数業務の同時進行（マルチタスク）

マルチタスクは、複数の業務を同時に進行させることです。もともとはコンピューターの用語で、複数のソフトウェアを同時に実行することを指していました。

一見すると、ひとつの業務に集中するよりも、複数の業務を並行するマルチタスクのほうが効率がよいと感じるかもしれません。しかし、近年さまざまな研究結果から、マルチタスクは生産性を低下させることが科学的に明らかになっています。

また、マルチタスクはコルチゾールやアドレナリンといったストレスホルモンを増加させることもわかっています。企業でマルチタスクを推進する風潮がある場合は、業務プロセスを根本的に見直したり、体制を改善したりする必要があるかもしれません。

経営陣の一方的な施策発案

生産性は企業の成果に直結する基準であるため、つい経営陣が一方的な施策を押し付けてしまいがちです。しかし、現場の状況を十分理解していない施策は、的外れで意味の無いものになりかねません。

また、数値的には改善されたとしても、現場に多くのしわ寄せがきて、社員のモチベーションを大きく下げてしまうこともあります。現場で施策を発案できるのがベストですが、どうしても経営陣が発案するのであれば、しっかりと現場の声に耳を傾けることが大切です。

生産性向上に活用できる補助金・助成金

生産性を高めるうえで、IT技術の導入や業務プロセスの改善などでまとまった予算が必要になることも少なくありません。地域や内容などにもよりますが、補助金や助成金が活用できるケースがあります。

ものづくり補助金

「ものづくり補助金」とは、中小企業が生産性向上のために取り組む、革新的サービス開発や試作品開発、生産プロセスの改善などを支援する補助金です。インボイス制度や被用者保険の適用拡大、賃上げ、働き方改革など、日本では今後さまざまな制度変更が予想されています。そのような変化に対して中小企業が柔軟に対応していけるように、設備投資などを支援する目的で設立されました。

小規模事業者持続化補助金（一般型）

「小規模事業者持続化補助金」とは、小規模事業者の販路開拓や、それに伴う業務効率化を支援する補助金です。新たな市場参入や売り方の模索、新規顧客へのアプローチ、商品改良・開発などに必要な経費の一部だけでなく、それらを行ううえで必要なシステムの導入費用の一部などに適用できます。

IT導入補助金

「IT導入補助金」とは、中小企業・小規模事業者が、さまざまな経営課題を解決するためにITツールを導入する際、費用の一部を支援する補助金です。導入するシステムの種類によって利用できる補助金枠が異なり、会計ソフトや受発注ソフト、業務のデジタル化を目的とするソフトウェア、セキュリティ対策ソフト、インボイス制度に対応するソフトウェア、タブレットなどの端末やプリンターなどさまざまな設備に適用されます。しかし、事前に事務局の審査・登録をしているITツールが対象となるため、種類やメーカーなどを確認しておきましょう。

業務改善助成金

「業務改善助成金」とは、中小企業・小規模事業者が最低賃金の引き上げをはかるために行う、生産性向上の取り組みを支援する助成金です。企業が事業場内最低賃金を30円以上引き上げ、生産性向上に貢献する設備投資などを行った場合、その経費の一部が対象となります。

生産性向上の成功事例

競合他社の成功事例を参考にすることで、自社の課題解決に効果的な方法を考案できる場合があります。ここでは、サービス業やトラック運送業、食品製造業における生産性向上の成功事例を紹介します。

サービス業の成功事例

サービス業は業務の機械化を行いづらいため、生産性の向上が難しいといわれている業種のひとつです。そのような中、岩手県で情報誌制作や農水産物の小売仲介を行っている企業は、生産者の生産物をスマホから出品・購入できるシステムをリリースしました。

もともとは、農産物の生産過程や商品への思いなどをまとめた情報誌と、その食材をセットで配送するサービスを行っていた企業です。アプリの開発により、生産物の出品や、その背景およびストーリーなどを生産者みずからが発信できるようになりました。さらに、煩雑な伝票処理や注文・入金対応などもアプリで管理できるようにしたことで、個人販売によるコスト高の解消を実現しています。

トラック運送業の成功事例

トラック輸送業では、ドライバーの人材不足に陥っている企業が多く見受けられます。そのような課題を解決するために、荷物の仕分けを徹底したことでタイムロスを減少させた事例があります。

食料品、家庭用品、衣料品などの小売販売を行うスーパーマーケット事業を行う企業では、センターでの業務と店舗業務を分析し、トラック輸送業と連携を取りながら、改善策を考案しました。倉庫内の整理や機械化・パレタイズ化などにより積み卸しの効率を向上させ、トラックが店舗で滞留している時間を最小化することで、稼働率を向上できました。

食品製造業の成功事例

食品生産業では、専門家のアドバイスを活用して生産性を向上させた事例があります。長野県で惣菜製造を行う企業では、品質不良・廃棄ロスが多いことや、業務がスムーズに進まないことなどが課題となっていました。そこで、生産工程改善の専門家によるビデオ分析を受け、作業の詳細な洗い出しおよび業務プロセスの改善を行いました。

無駄な業務を削減し、人材配置の調整や作業プロセスの改善などを行った結果、作業時間の短縮を実現しています。また、不良品発生の見える化・調査・分析を行い、原因を探究したことで廃棄ロスの減少につながりました。

まとめ

多忙な会社であるほど、生産性向上の施策が取りづらく、目の前の業務に追われる日々になってしまいます。しかし、それでは悪循環のループにはまり、ますます生産性は下がるばかりです。

本文でも紹介したように、定型化できる作業はデジタルツールに代替することでリソースを生み出すことが可能です。また、「スキルアップのために教育したくてもできない」という場合はわかりやすいマニュアルを用意しておくことで自己学習させることもできます。

生産性向上には長期的な視点を持つことが大切です。状況に応じて補助金を活用したり、競合他社の成功事例を参考にしたりと、目先のことにとらわれず長い目で見て本当に必要とされる対策を取るようにしていきましょう。

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