人件費の抑制や働き方改革などのため、残業を減らそうとしている企業は多いことでしょう。しかし、そもそもなぜ残業が発生してしまうのか根本の原因が特定できなければ、有効な対策は立てられません。本記事では、なぜ今残業の抑制が必要なのかという社会的背景からはじめ、残業が発生してしまう理由や残業を減らす取り組みなどについてわかりやすく解説します。

残業時間削減が求められる背景

企業に残業抑制が求められる直接的な理由は、働き方改革の一環として労働基準法が改正されて、時間外労働の上限規制が2019年4月に施行されたことにあります（中小企業は2020年4月施行）。

従来、日本では過重労働が社会問題となっていました。過重労働は労働者のワークライフバランスを悪化させ、ときには過労死を発生させるほど心身の健康に悪影響を与えるものです。

また、長時間労働が常態化していると、育児や介護などの事情を抱えた人が働きにくくなってしまいます。このままでは、今後少子高齢化が進んだ際の労働人口の不足に対応しきれなくなることが懸念されます。

働き方改革の一環である時間外労働の上限規制は、労働者の健康と権利を守ると共に、多様な人材が活躍できる社会を作ることを目的にしています。以下では、この法改正によって具体的に何が変わったのかを簡単に解説します。

時間外労働の上限規制が明確になった

今回の法改正では、時間外労働の上限が明確に規定されました。これまでの労働基準法においては、時間外労働がどこまで許されるかは曖昧なままになっており、問題が生じても行政指導のみで済んでいたため、企業に対する法的な強制力が欠けていました。しかし、2019年に改正法が施行された今では、原則として以下の上限を守らなければなりません。

参考：厚生労働省HP

上記の上限を超えて社員を働かせた場合、30万円以下の罰金または6か月以下の懲役が罰則として科されます。

時間外労働の割増率が引き上げられる

残業を減らすことは、経済的コストの面からも重要です。というのも、中小企業は2023年4月以降、月60時間を超える時間外労働に対して、基礎賃金への割増率が50%の残業代を支払わなければならないからです（大企業は2010年に適用済み）。これまで中小企業の残業代は同条件での割増率が25%でしたが、2023年以降はそれが2倍になります。

つまり、2023年以降も従来と同じように従業員に残業をさせると、人件費が非常に高くなるおそれがあるということです。そのため、コンプライアンスの遵守という観点においても、人件費の増大を防ぐという観点においても、時間外労働時間を抑制する努力が重要と言えます。

残業が発生する理由

残業を減らすための効果的な施策を立てるには、なぜ自社で残業が発生しているのか明確にすることが必要です。そこで以下では、残業が発生してしまう主な理由を解説します。

仕事が属人化している

属人化とは、特定の社員のみが仕事を担当することで、担当者以外の人が仕事をする時に手順やノウハウがわからない状態になってしまうことです。仕事が属人化してしまうと、担当者以外の人は、仕事を進めるなかで疑問が生じる度に担当者に問い合わせなくてはなりません。また、問い合わせを受ける人も、問い合わせ対応に時間を取られて本来の自分の仕事ができなくなります。その結果双方の業務効率が落ち、残業に繋がります。

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仕事量・仕事内容と個人の能力があっていない

作業時間の見積もりが行われていなかったり、不正確であったりすることが原因で、一人あたりの仕事量が多すぎることがあります。残業をさせないためには、個人の能力や経験値を踏まえて適切な作業時間を見積もり、本来の業務時間内に終わる仕事量にしなければなりません。

また、仕事内容と個人の能力が合っていない場合、業務効率は当然低下します。管理者は個々の得意不得意を見極め、それを考慮した上で仕事を与えたり人材配置を行ったりする必要があります。

勤怠管理ができていない

しっかりとした勤怠管理システムが構築されていなかったり、勤怠に関するルールが曖昧だったりすることが原因で、管理者が社員の労働時間を正確に把握できていないことがあります。勤怠管理ができていないと誰にどれくらい残業が発生しているのかわからず、残業を削減するための対策を立てることが難しくなってしまいます。

テレワーク環境下でのコミュニケーション不足

テレワーク環境下では、普段よりコミュニケーションを取りづらい状況です。わからないことがあったときにオンライン上で質問しても、レスポンスの遅延が発生してなかなか仕事を進められず、業務効率が落ちることがあります。また、管理者は社員の仕事量や仕事内容、進捗を把握することが難しいため、双方が積極的にコミュニケーションを取ろうとしない限り、適切に仕事を割り振れなくなってしまいます。

残業を削減するメリット

残業の削減は単に法律上求められているだけではなく、企業と社員双方にとってメリットのあることです。ここでは、それぞれの立場に立った残業削減のメリットを解説します。

従業員のメリット

社員側のメリットとしては、ワークライフバランスや仕事に対するモチベーションの向上などが挙げられます。

ワークライフバランス

残業の削減は、社員のワークライフバランスの改善をもたらします。ワークライフバランスとは簡単に言うと、仕事と私生活のどちらも良好に両立できる状態のことです。

仕事を優先しすぎれば私生活が犠牲になりますし、私生活を優先しすぎればキャリアアップが望みにくくなります。「私生活の問題が気になって仕事に集中できない」、「仕事が少なすぎて生活が困窮する」など、一方の問題は他方にも波及してきますので、まさにバランスが大事です。

過労死すら発生している日本では、基本的に仕事側に比重が偏りすぎていることが多いと考えられます。残業を少なくすることで、私生活の用事を済ませたり、リフレッシュをしたりする時間も増えるので、ワークライフバランスを改善できます。

モチベーション・業務効率の向上

残業の削減は、仕事に対するモチベーションの向上や、業務効率の向上にもつながります。ワークライフバランスの概念からも示唆されるように、労働者にとっては仕事も生活の大事な一部です。就業時間を前向きな気持ちで生産的に過ごすのか、うんざりした気持ちでダラダラ過ごすのかでは、労働者にとっても前者の方が好ましいでしょう。

残業が減ることで、社員には私生活でリフレッシュする時間が生まれ、心身共に健康な状態で仕事に向き合いやすくなります。残業が常態化していると定時までに仕事を終えるという意識が希薄になりますが、定時に帰るのが当たり前になれば、そうした気のゆるみも改善可能です。その結果、集中力を向上させ、効率的に業務をこなせるようになります。

企業のメリット

残業削減は、企業に対して離職率の低下やコスト削減などのメリットをもたらします。

離職率の低下

残業を削減し、社員が心身共に健康的に働ける環境を整備することで、エンゲージメントの向上を実現し、離職率を下げることが可能です。

特に昨今の若者世代は、ワークライフバランスを求める傾向が顕著です。アデコ株式会社が、1989年（平成元年）と2018年（平成30年）の新卒社員に対して行った調査からもその点がうかがえます。収入と勤務時間どちらを優先するかを入社時に尋ねたところ、1989年では「収入が少なくなっても勤務時間が短いほうがよい」と答えた人が36.2％だったのに対し、2018年では43.4％にまで増えていました。ワークライフバランス重視の考え方が浸透してきていることが示されています。

参考：アデコ株式会社「平成元年と平成30年の新卒社会人各1,000人を対象にした仕事観に関する調査 平成30年でも根強く残る「安定志向」と「変化を避ける傾向」」

また、過度の時間外労働は社員の心身の健康を害し、それが原因で退職してしまうこともあります。最悪の場合、重大な労災事故が発生するおそれもあるでしょう。残業を削減することで、こうしたリスクを抑制し、離職率を下げ、多くの人が「ここで働きたい」と思える会社になることが可能です。

コストの削減

残業を削減することで、人件費や光熱費といったコストも削減できます。特に2023年4月以降は中小企業でも残業代が増大してしまうので、このメリットはより大きくなります。

また、先に紹介したアデコ株式会社の調査に示されている通り、今の若者にとってワークライフバランスに優れた企業は就職先として魅力的です。残業が少なく、働きやすいホワイト企業という評判が高まれば、自然と求職者からの人気も高まるので、求人コストの削減も期待できます。

残業を削減する方法

残業を削減するためには一人一人の業務効率を上げることが重要です。それでは、具体的にどのような対策を立てればよいのでしょうか？

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作業標準化を進める

属人化している作業をなくし、人によって異なる作業手順を統一することで、誰が作業しても同じ時間で同じ品質のものができるようにすることを作業標準化といいます。作業手順や知識、ノウハウを組織全体で共有していくことで、業務効率化や品質の向上を図ります。

作業標準化を進めるためには、最適な作業手順や作業時間を記した作業標準書の作成が必要です。実際に作業を担当している人が作成し、画像や動画を用いて視覚的にわかりやすい作業標準書となるように心掛けましょう。

また、作業標準書をクラウド上で管理すると、必要な作業標準書をすぐに見つけやすいメリットがあります。テレワーク環境下でも作業標準書を活用でき、わからないことがあったときに参考にできます。

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業務の多能工化と進捗を把握できる環境づくり

業務の多能工化とは、一人一人が別の仕事を受け持つのではなく、さまざまな業務に携われるように担当の仕事をローテーションすることです。業務の多能工化によって、進捗に応じて必要があれば担当を増やす、担当を変えるといった調整ができるため、残業を防ぐことができます。部やチームごとに業務進捗を報告する場を定期的に設け、都度調整を行いましょう。

また、オンラインで個人の担当業務や進捗を管理できるシステムを導入するのもおすすめです。コミュニケーションの取りづらいテレワーク環境下でも、管理者が社員の業務状況を把握できるため、仕事の采配を振りやすくなります。

労働時間を把握できる仕組みづくり

管理者が社員の労働時間を正確に把握することで、業務効率を上げたり、無駄な残業を防いだりできます。そのためには、勤怠管理のシステムの導入や、勤怠に関する明確なルールを定めることが必要です。

・勤怠管理システムの導入

勤怠管理を社員の自己申告で行っている企業は、労働時間を記録する勤怠管理システムを導入しましょう。残業している人、時間を可視化することによって、残業時間の長い社員やその上司に注意喚起を行い、残業を削減できます。おすすめの勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットを利用したものです。自宅でのテレワークや外回りの仕事といったオフィス以外の環境でも、正確な労働時間を記録できます。

・その日の退社時間の事前共有

朝礼やミーティングの場でその日の退社時間を事前に共有し、「予定していた退社時間までに業務を終わらせる」という明確な目標を立てることによって、一人一人のモチベーションを高め、業務効率を上げることができます。

また、人によっては上司よりも先に帰りづらいと感じることもあるでしょう。そこで、退社時間の報告は部下から行うようにします。上司の退社時間を気にせずに自分の退社時間を設定でき、上司よりも早く帰りやすい雰囲気づくりに繋がります。

・ノー残業デーのルール化

ノー残業デーを会社全体のルールとして定めることで、社員が「仕事を定時までに終わらせよう」という意識を積極的に持つことができます。社員によって例外を許してしまうと「残業をしない」という意識が緩んでしまうため、ノー残業デーは例外なしのルールとして定めるように注意しましょう。

とはいえ、仕事が溜まっている時期にノー残業デーがあると、そこでさばききれなかった仕事をするために、結局別日に残業することになってしまいます。しかし、ノー残業デーは必ずしも会社全体で同じ日にそろえたり、常に同じ曜日に固定したりする必要はありません。ノー残業デーを定める際には、部やチーム単位で週初めに業務計画を話し合い、その時々の状況に応じて最適な日程を決定するような工夫が必要です。

・残業事前申告制度の導入

残業が必要な場合は、事前に残業をする日程・所要時間・理由を管理職に申請し、承認を得ることを義務付けることも有効です。申告制度というハードルを設けることによって、残業しにくくする効果があります。

また、あらかじめ決められた時間内で決められた仕事をすることで、ダラダラと残業することを防ぎ、業務効率の向上が期待できます。基本給よりも高い残業代目当てで残業をする人もいますが、残業時間をあらかじめ申告させることで、無駄な残業抑制にも繋がります。

業務の一部を外部サービスに委託

業務の一部を外部サービスに委託するのも残業削減に効果的です。例えば電話受付や事務作業など、必ずしも社内の人間でなくてもできるような業務を代行するサービスが近年発展してきています。

また、RPAを導入するのも方法のひとつです。RPAとは「ロボットによる業務自動化」のことで、システムの入力作業・出力作業が基本的な動作となっています。RPAは大量の定型作業が存在する業務において、大きな効率化が見込まれると言われています。

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「RPA導入を成功させるには？成功を裏付ける導入手順と運用ルール」

残業が発生しない仕組みづくり

ここまで残業を削減する方法をさまざま紹介してきましたが、大切なのは「そもそもなぜ残業が発生してしまうのか」を分析し、その原因にフォーカスした施策を実施することです。たとえば、「残業を奨励する雰囲気が職場にある」「基本給が低いので残業代がないと食べていけない」といった問題がある場合、いくらアウトソーシングなどによって業務量を減らしても残業は減りにくいでしょう。この場合、自社の企業風土や人事評価の在り方、副業の可否などを見直す必要があります。

逆に、そもそもの業務量が自社の人的リソースを大きく超えている場合、社員としてはいくら残業するなと上から言われても現実問題として残業せざるをえません。むしろ、「残業すると会社によく思われないから、自宅に持ち帰って作業する」など、より悪い状態になるおそれもあります。したがって、まずは自社の現状の課題を分析し、その上で残業が発生しない仕組みづくりをすることが重要です。

実際に残業（業務時間）を削減した事例

【物流・運輸・運送・配送業】ニチレイロジグループ様　事例

低温輸配送・低温保管等を営む関係会社の管理を行うニチレイロジグループ様では、物流業界全体の労働不足問題に際して、業務革新に向けた取り組みを開始しました。その１つがRPAによる業務の自動化です。より効果的な業務革新を行うために、全国50箇所で業務革新に関するセミナーを開催。さらに、RPAについて学ぶ女性限定合宿の実施や、クラウド型マニュアルサービスの導入といった工夫を凝らし、年間20,000時間の業務のRPA化を達成しました。
年間で20,000時間の業務をRPA化！労働力不足の問題もクリア

【製造業】Mipox株式会社様　事例

Mipox株式会社様は精密機器製造における表面加工技術、研磨製品や研磨コンサルティングサービス等を提供しています。製造業者のISO取得には規定を満たした手順書を整備する必要があるなか、従来の手順書では周知徹底の遅れやミスが発生しやすい状況でした。そこでクラウド型マニュアルサービスを導入したところ、手順書作成の時間が3分の1以下に削減。さらに、1週間かかっていた新人教育が1日で終わるようになり、社員の負担軽減に成功しました。

1日仕事だった手順書作りが1時間に！ミスの発生も減少

【卸売・小売業】株式会社山崎文栄堂様　事例

株式会社山崎文栄堂様は仕事を円滑に進め、オフィス環境をデザインする４つのオフィス関連サービスを提供。WordやExcelなどで作成したマニュアルが点在し、せっかく作ったマニュアルが活用されていないことが問題となっていました。そこでクラウド型マニュアルサービスを導入したところ、マニュアルがどこでも簡単に閲覧できるようになり、コミュニケーションロスや雑務が大幅に減少。残業時間を前年度比で11時間削減することに成功しました。

Teachme Bizで働き方を大改革！残業を前年度比11時間／月削減

残業削減にはTeachme Biz

マニュアル作成ツールを利用して業務効率を向上させることで、より効果的に残業削減を進めることができます。ここで有用となるのがマニュアル作成ツールである「Teachme Biz」です。

「Teachme Biz」は、時間や場所を問わずマニュアルの作成、閲覧ができるクラウド型マニュアル作成ツールです。画像、動画、テキストを活用した「ビジュアルSOP（Standard Operating Procedures＝標準作業手順書）」は、文字ベースのマニュアルをよりわかりやすく、作業手順を明確に定義できます。作成したデータの共有、管理も容易です。

ここでは「Teachme Biz」が残業削減に効果的である5つのポイントをご紹介します。

視覚的にわかりやすいマニュアルを誰でも簡単に作成可能

簡単で直感的な操作により、画像や動画を用いたステップ構造の標準書を作成可能。画像編集も容易で、作業手順を撮影し、補足情報を説明文に入れるだけで、視覚的にわかりやすいマニュアルが完成します。誰でも簡単にハイクオリティなマニュアルを作成できるため、作成時間の削減が期待できます。

時間・場所を問わずマニュアルを閲覧可能

パソコンはもちろん、スマホやタブレット端末からマニュアルの閲覧が可能であるため、わからないことがあってもすぐにマニュアルを閲覧し、疑問を解消できます。担当者以外の人が業務を行わなければならない時や、テレワーク環境下で他の社員から十分なサポートを受けられないときでも安心です。

検索機能やQRコードでマニュアルを探す時間を削減

マニュアルが必要になったときには、キーワード検索で見つけたり、QRコードからアクセスしたりできるため、マニュアル探しに時間をかけることがなくなります。複数ユーザーが同時に標準書を閲覧可能であるため、他の人と閲覧したいタイミングが被っても問題ありません。

タスク配信で仕事の実施状況や進捗を管理可能

管理者はマニュアルをタスクとして配信し、閲覧や完了状況を確認可能。コミュニケーション不足に陥りがちなテレワーク環境下でも、作業指示の徹底、実行管理を簡単に行えます。

トレーニング機能で「指示待ち」時間を削減可能

トレーニング機能では、個人の属性に合わせて、一人一人に最適なトレーニングコースを組み立てられます。新人教育において、現時点での習熟度や、目指すべきゴールを明確にすることができるため、学習効率が向上。また、トレーニングを受ける新人は次に何をすればいいのか迷うことがなくなるため、上司に指示されるまで何もしなかったり、上司からレスポンスが返ってくるまで長時間待ったりする状況をなくせます。

外部公開が可能

マニュアルを一般公開できるフォルダを作成し、アカウントを持たない人でも閲覧可能にできます。また、共通パスワード設定による閲覧対象の制限も可能。業務の一部を外部サービスに委託する際にも、Teachme Bizのマニュアルを活用できます。

まとめ

残業を減らすには、上司が部下の仕事のマネジメントを適切に行い、一人一人の業務効率を向上させることが必要不可欠です。Teachme Bizには便利なマニュアル作成・閲覧機能に加え、仕事の進捗把握ができる機能やトレーニング機能が備わっています。Teachme Bizを活用した働き方改革をぜひご検討ください。

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