業務効率化

残業削減のための4つの方法とは?3社の成功事例と併せてご紹介

 少子高齢化による労働人口の減少が深刻化するなかで、昨今の企業に求められている「働き方改革」。働き方改革の主要な取り組みの一つに「残業削減」があります。しかし、実際に残業削減を達成するには「何から始めればいいのかよくわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

 本記事では、残業が発生する要因、削減方法、残業削減に効果的なツールについてご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

働き方改革における時間外労働の上限規制とは

 働き方改革とは、働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で「選択」できるようにするための改革です。働き方改革推進の一環として労働基準法が改正され、2019年4月に施行されました(中小企業は2020年4月施行)。改正前、法律上は時間外労働の上限がなく、行政指導のみであったのに対し、改正後は以下の通り上限が定められ、これを超えると罰則が科せられる恐れがあります。

<時間外労働の上限>

・時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間
 臨時的な特別の事情がなければこれを超えることができなくなります。

・臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合(特別条項)でも、以下を守らなければなりません。

時間外労働…年720時間以内
時間外労働+休日労働時間…月100時間未満
時間外労働+休日労働時間…「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内
④ 時間外労働が月45時間を超えるのは年6か月まで

残業が発生する要因

 残業を削減するためには、まず「なぜ残業が発生してしまうのか」を考えることが重要です。残業が減らずお悩みの方は、以下の項目に当てはまっていないかチェックしてみましょう。

仕事が属人化している

 属人化とは、特定の社員のみが仕事を担当することで、担当者以外の人が仕事をする時に手順やノウハウがわからない状態のことです。仕事が属人化してしまうと、担当者以外の人は、仕事を進めるなかで疑問が生じる度に問い合わせをしなくてはなりません。また、問い合わせを受ける人も、問い合わせ対応に時間を取られて本来の自分の仕事ができなくなります。その結果双方の業務効率が落ち、残業に繋がります。

仕事量・仕事内容と個人の能力があっていない

 作業時間の見積もりが行われていなかったり、不正確であったりすることが原因で、一人あたりの仕事量が多すぎることがあります。残業をさせないためには、個人の能力や経験値を踏まえて適切な作業時間の見積もりを行い、本来の業務時間内に終わる仕事量にしなければなりません。

 また、仕事内容と個人の能力があっていない場合、業務効率は当然低下します。管理者は個々の得意不得意を見極め、それを考慮した上で仕事を与えたり人材配置を行ったりする必要があります。

勤怠管理ができていない

 しっかりとした勤怠管理システムが構築されていなかったり、勤怠に関するルールが曖昧だったりすることが原因で、管理者が社員の労働時間を正確に把握できていないことがあります。勤怠管理ができていないと誰にどれくらい残業が発生しているのかわからず、残業を削減するための対策を立てることが難しくなってしまいます

テレワーク環境下でのコミュニケーション不足

 テレワーク環境下では、普段よりコミュニケーションを取りづらい状況です。わからないことがあったときにオンライン上で質問をしても、レスポンスの遅延が発生してなかなか仕事を進められず、業務効率が落ちることがあります。また、管理者は社員の仕事量や仕事内容、進捗を把握することが難しいため、双方が積極的にコミュニケーションを取ろうとしない限り、適切に仕事を割り振ることができなくなってしまいます

残業を削減する方法

 残業を削減するためには一人一人の業務効率を上げることが重要です。それでは、具体的にどのような対策を立てればよいのでしょうか?

作業標準化を進める

 属人化している作業をなくし、人によって異なる作業手順を統一することで、誰が作業しても同じ時間で同じ品質のものができるようにすることを作業標準化といいます。作業手順や知識、ノウハウを組織全体で共有していくことで、業務効率化や品質の向上を図ります

 作業標準化を進めるためには、最適な作業手順や作業時間を記した作業標準書の作成が必要です。実際に作業を担当している人が作成し、画像や動画を用いて視覚的にわかりやすい作業標準書となるように心掛けましょう。

 また、作業標準書をクラウド上で管理すると、必要な作業標準書をすぐに見つけやすいメリットがあります。テレワーク環境下でも作業標準書を活用でき、わからないことがあったときに参考にすることができます。

業務の多能工化と進捗を把握できる環境づくり

 業務の多能工化とは、一人一人が別の仕事を受け持つのではなく、さまざまな業務に携われるように担当の仕事をローテーションすることです。業務の多能工化によって、進捗に応じて必要があれば担当を増やす、担当を変えるといった調整ができるため、残業を防ぐことができます。部やチームごとに業務進捗を報告する場を定期的に設け、都度調整を行いましょう。

 また、オンラインで個人の担当業務や進捗を管理できるシステムを導入するのもおすすめです。コミュニケーションの取りづらいテレワーク環境下でも、管理者が社員の業務状況を把握することができるため、仕事の采配を振りやすくなります。

労働時間を把握できる仕組みづくり

 管理者が社員の労働時間を正確に把握することで、業務効率を上げたり、無駄な残業を防いだりすることができます。そのためには、勤怠管理のシステムの導入や、勤怠に関する明確なルールを定めることが必要です。

・勤怠管理システムの導入

 勤怠管理を社員の自己申告で行っている企業は、労働時間を記録する勤怠管理システムを導入しましょう。残業している人、時間を可視化することによって、残業時間の長い社員やその上司に注意喚起を行い、残業を削減することができます。おすすめの勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、タブレットを利用したものです。自宅でのテレワークや外回りの仕事といったオフィス以外の環境でも、正確な労働時間を記録することができます。

・その日の退社時間の事前共有

 朝礼やミーティングの場でその日の退社時間を事前に共有し、「予定していた退社時間までに業務を終わらせる」という明確な目標を立てることによって、一人一人のモチベーションを高め、業務効率を上げることができます。

 また、人によっては上司よりも先に帰りづらいと感じることもあるでしょう。そこで、退社時間の報告を部下から行うことで、上司の退社時間を気にせずに自分の退社時間を設定することができ、上司よりも早く帰りやすい雰囲気づくりに繋がります。

・ノー残業デーのルール化

 ノー残業デーを会社全体のルールとして定めることで、社員が「仕事を定時までに終わらせよう」という意識を積極的に持つことができます。社員によって例外を許してしまうと「残業をしない」という意識が緩んでしまうため、ノー残業デーは例外なしのルールとして定めるように注意しましょう。

 仕事が溜まっている時期にノー残業デーがあると、そこでさばききれなかった仕事をするために、結局別日に残業することになってしまいます。しかし、ノー残業デーは必ずしも会社全体で同じ日に揃えたり、常に同じ曜日に固定したりする必要はありません。ノー残業デーを定める際には、部やチーム単位で週初めに業務計画を話し合い、その時々の状況に応じて最適な日程を決定するような工夫が必要です。

・残業事前申告制度の導入

 残業が必要な場合は、事前に残業をする日程・所要時間・理由を管理職に申請し、承認を得ることを義務付けることも有効です。申告制度というハードルを設けることによって、残業をしにくくする効果があります。

 また、あらかじめ決められた時間内で決められた仕事をすることで、ダラダラと残業をすることを防ぎ、業務効率の向上が期待できます。残業をする人の中には、基本給よりも高い残業代目当てで残業をする人もいるため、残業時間をあらかじめ決めておくことで無駄な残業を防ぎます。

業務の一部を外部サービスに委託

 業務の一部を外部サービスに委託するのも残業削減に効果的です。例えば電話受付や事務作業など、必ずしも社内の人間でなくてもできるような業務を代行するサービスが近年発展してきています。 

また、RPAを導入するのも方法の一つです。RPAとは「ロボットによる業務自動化」のことで、システムの入力作業・出力作業が基本的な動作となっています。RPAは大量の定型作業が存在する業務において、大きな効率化が見込まれると言われています。

実際に残業(業務時間)を削減した事例

【物流・運輸・運送・配送業】ニチレイロジグループ様 事例

 低温輸配送・低温保管等を営む関係会社の管理を行うニチレイロジグループ様では、物流業界全体の労働不足問題に際して、業務革新に向けた取り組みを開始しました。その1つがRPAによる業務の自動化です。より効果的な業務革新を行うために、全国50箇所で業務革新に関するセミナーを開催。さらに、RPAについて学ぶ女性限定合宿の実施や、クラウド型マニュアルサービスの導入といった工夫を凝らし、年間20,000時間の業務のRPA化を達成しました。

【製造業】Mipox株式会社様 事例

 Mipox株式会社様は精密機器製造における表面加工技術、研磨製品や研磨コンサルティングサービス等を提供しています。製造業者のISO取得には規定を満たした手順書を整備する必要があるなか、従来の手順書では周知徹底の遅れやミスが発生しやすい状況でした。そこでクラウド型マニュアルサービスを導入したところ、手順書作成の時間が3分の1以下に削減。さらに、1週間かかっていた新人教育が1日で終わるようになり、社員の負担軽減に成功しました。

【卸売・小売業】株式会社山崎文栄堂様 事例

 株式会社山崎文栄堂様は仕事を円滑に進め、オフィス環境をデザインする4つのオフィス関連サービスを提供。WordやExcelなどで作成したマニュアルが点在し、せっかく作ったマニュアルが活用されていないことが問題となっていました。そこでクラウド型マニュアルサービスを導入したところ、マニュアルがどこでも簡単に閲覧できるようになり、コミュニケーションロスや雑務が大幅に減少。残業時間を前年度比で11時間削減することに成功しました。

残業削減にはTeachme Biz

 マニュアル作成ツールを利用して業務効率を向上させることで、より効果的に残業削減を進めることができます。ここで有用となるのがマニュアル作成ツールである「Teachme Biz」です。

 「Teachme Biz」は、時間や場所を問わずマニュアルの作成、閲覧ができるクラウド型マニュアル作成ツールです。画像、動画、テキストを活用した「ビジュアルSOP(Standard Operating Procedures=標準作業手順書)」により、文字ベースのマニュアルよりわかりやすく作業手順を明確に定義できます。作成したデータの共有、管理も容易です。

 ここでは「Teachme Biz」が残業削減に効果的である5つのポイントをご紹介します。

視覚的にわかりやすいマニュアルを誰でも簡単に作成可能

 簡単で直感的な操作により、画像や動画を用いたステップ構造の標準書を作成可能。画像編集も容易であるため、作業手順を撮影し、補足情報を説明文に入れるだけで、視覚的にわかりやすいマニュアルが完成します。誰でも簡単にハイクオリティなマニュアルを作成できるため、作成時間の削減が期待できます。

時間・場所を問わずマニュアルを閲覧可能

 パソコンはもちろん、スマホやタブレット端末からマニュアルの閲覧が可能であるため、わからないことがあってもすぐにマニュアルを閲覧し、疑問を解消することができます。担当者以外の人が業務を行わなければならない時や、テレワーク環境下で他の社員から十分なサポートを受けられないときでも安心です。

検索機能やQRコードでマニュアルを探す時間を削減

 マニュアルが必要になったときには、キーワード検索で見つけたり、QRコードからアクセスしたりできるため、マニュアル探しに時間をかけることがなくなります。複数ユーザーが同時に標準書を閲覧可能であるため、他の人と閲覧したいタイミングが被っても問題ありません。

タスク配信で仕事の実施状況や進捗を管理可能

 管理者はマニュアルをタスクとして配信し、閲覧や完了状況を確認可能。コミュニケーション不足に陥りがちなテレワーク環境下でも、作業指示の徹底、実行管理を簡単に行うことができます。

トレーニング機能で「指示待ち」時間を削減可能

 トレーニング機能では、個人の属性に合わせて、一人一人に最適なトレーニングコースを組み立てることができます。新人教育において、現時点での習熟度や、目指すべきゴールを明確にすることができるため、学習効率が向上。また、トレーニングを受ける新人は次に何をすればいいのか迷うことがなくなるため、上司に指示されるまで何もしなかったり、上司からレスポンスが返ってくるまで長時間待ったりする状況をなくすことができます。

外部公開が可能

 マニュアルを一般公開できるフォルダを作成し、アカウントを持たない人でも閲覧可能にできます。また、共通パスワード設定による閲覧対象の制限も可能。業務の一部を外部サービスに委託する際にも、Teachme Bizのマニュアルを活用することができます。

まとめ

 残業を削減するには、上司が部下の仕事のマネジメントを適切に行い、一人一人の業務効率を向上させることが必要不可欠です。Teachme Bizには便利なマニュアル作成・閲覧機能に加え、仕事の進捗把握ができる機能やトレーニング機能が備わっています。Teachme Bizを活用した働き方改革をぜひご検討ください。
 

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