企業でマニュアルを作成しているのなら、マニュアル改訂は必須です。が、変更作業が面倒でいつの間にか改訂が疎かになっていた、というのはよくあることで、それは改訂が頻繁に必要で、業務が圧迫されていたらなおさらです。
しかしマニュアル改訂を行わないと、業務の中でさまざまなリスクが生じます。そこで今回は、マニュアル改訂の重要性や、改訂の手順などについてご紹介します。

マニュアル改訂の目的と「改定」との使い分け

マニュアル改訂の目的

そもそもマニュアル改訂とは、既存のマニュアルに記載した業務内容に変更があった際、最新の内容に更新することを指します。例えば新しい機材の導入による作業内容の変更や、業務プロセスの見直しによる手順の改善が一例です。
そのほか誤字脱字や既存の言い回しの修正、掲載している写真・動画を従業員に伝わりやすい内容へと改善することなども、マニュアル改訂に含まれます。

こうしたマニュアルのブラッシュアップを通して、現場が滞りなく業務を進められるようにするのが、マニュアル改訂の目的です。

改定との違い

マニュアル「改訂」と「改定」には多少の違いがあります。新語時事用語辞典によれば、「改訂」とは「すでに書かれた文章の記述の仕方や内容を書き直すこと」、「改定」とは「一度決められた規則や法律などを変更すること」とあります。

つまり、「改訂」はマニュアルをより良いものにブラッシュアップするために既存の内容を直すこと、「改定」はルール変更などに伴い、新しい項目を加えるような変更を指すことになります。
とはいえ両者を同時に行うケースも間々あるため、厳密な区別は難しい部分があります。定期的に行うべきマニュアルの更新という意味なら、「マニュアル改訂」だと認識しておいて問題ないでしょう。

リスクから考える、マニュアル改訂の重要性

改訂作業を行わないとマニュアルはすぐに陳腐化してしまい、業務上さまざまな弊害が発生します。以下ではマニュアル改訂が重要な理由について、マニュアル改訂を怠った場合のリスクからご説明します。

ミスやクレーム、事故の発生につながる

例えば商品の製造工程に変更が生じたにもかかわらず、現場で使用されているマニュアルが改訂されていないと、従業員は古い内容のまま作業を行うことになり、ミスやクレームにつながります。ときには重大な事故が発生してしまうかもしれません。
業務品質を一定以上保つ意味で、マニュアル改訂は欠かせないと言えます。

業務が属人化してしまう

「マニュアルの内容は間違っている」と社内に浸透すると、マニュアルの存在は形骸化します。何か不明点があっても参照されず、従業員が独自の解釈で業務を進めてしまうからです。その結果、属人的なやり方が横行する可能性も高くなります。
属人化が普通になってしまうと、普段から特定の人に業務が集中してボトルネックが発生してしまうほか、担当者が急に休んだり退職した場合などに業務を対応できる人が社内に誰もおらず、業務が滞ってしまうでしょう。

教育や引き継ぎに手間がかかる

マニュアルが改訂されておらず最新の状態ではない場合、従業員間での業務の引き継ぎや教育は全て口頭や個人的に作成した資料で行わなければならず、非常に手間がかかります。
仮にマニュアルを活用したとしても、「マニュアルのこの部分は間違っているから、別のやり方をして」と属人的な指導をしていては、本当に正しいやり方が伝わっているかどうか、上司や経営者にはわかりません。

伝わらない言い回しや表現になる

たとえ業務内容に変更がなくマニュアルとしては正しい情報を記載していても、言い回しや使っている言葉は時代を経るにつれ、段々と古くなっていきます。
特に若い世代にとって伝わりづらい内容になってしまってはマニュアルが使われなくなってしまいますし、人によっては古い言い回しが原因で不快感が生まれる原因になり、リスクとなります。

マニュアル改訂に適したタイミングはいつ？

どんなマニュアルであっても、運用し続ける以上、改訂は必須であることがわかりました。では、改訂するタイミングはいつがベストなのでしょうか。業務の質や社内の体制によって最適なタイミングは変わるので、以下の3つの方法を参考に探ってみてください。

定期的に見直し改訂する

期日を決めて、一定のタイミングになったら必ず全マニュアルを見直し、必要があれば改訂を行う方法です。例えば四半期ごと、半年ごと、1年に1回といった、わかりやすいタイミングを選びましょう。
変更が多い業務があればそのマニュアルだけ期日の間隔を短くするなど、個別の設定をするのも良い方法です。

とはいえ、期日だけに縛られすぎるのは厳禁です。重要度の高い変更があった場合はすぐに反映が必要ですから、柔軟な対応をしましょう。

社内ルールや業務に変更が生じたら改訂する

最も確実なのは、改訂すべき内容が発生したら即座に反映するパターンです。常にマニュアルが最新の状態に保たれますから、従業員も安心して運用できます。

ただし、変更が頻繁な場合はいくつか注意が必要です。いつ、何を改訂したのかわかるように、履歴をしっかり管理・周知しておかないと、社員が逐一確認してくれないかもしれません。
また、改訂作業が管理者の負担になりすぎないよう、マニュアルごとに担当者を分けるなど工夫をしましょう。

変更があったら都度改訂する体制の場合、逆にマニュアル全体を見直す機会が減ってしまうのも注意点です。誤字脱字やわかりづらい表現がないか、定期的に全体をブラッシュアップするタイミングも設けておきましょう。

改訂すべきポイントが一定量以上になったら改訂する

マニュアルを運用する中で「ここは改訂したほうがいい」と思われる部分があったら逐次チェックしておき、その分量が一定以上になったら改訂するパターンです。
「いつか直せばいいか」と後回しにしがちな細かな誤字脱字も、この方法なら確実に改訂できます。いざ改訂作業を行う際にはすでに改訂ポイントが明確になっていますから、スムーズに進められるでしょう。

ただ、同じ改訂でも「誤字脱字」と「項目内容の変更」ではかかる工数や優先度が違います。どんな変更がどの程度溜まったら変更すべきなのかは、きちんと基準を決めておきましょう。担当者の「大体これぐらい」という裁量任せにならないようにするのがポイントです。

マニュアル改訂の手順

次に、マニュアル改訂の手順についてご紹介します。改訂タイミングのルールが異なっても改訂手順に大きな変わりはありませんから、ぜひ押さえておきましょう。

手順１．改訂箇所のヒアリングと洗い出し

改訂するタイミングになったら、まずはマニュアルの管理担当者が改訂箇所の洗い出しを行います。自分でマニュアルを見て改訂が必要な部分がないか書き出すほか、現場でマニュアルを利用している業務の担当者に改善部分がないかどうか、あるとすればどのように改善すべきか、しっかりヒアリングもしましょう。
もしも新しい改善アイデアが出てきた場合は、改訂内容の認識をしっかり擦り合わせておくことで齟齬を防げます。

手順２．マニュアルの修正と改訂履歴の作成

改訂内容が決まったら、実際にマニュアルに修正を加えます。このとき重要なのが、作業後に変更を加えた箇所の改訂履歴を作成することです。版数や変更年月日、変更点などを漏れなく記録しておきましょう。後から従業員が見て、いつ、どんな改訂が行われたのかを把握できる状態を作っておく必要があります。

このとき、改訂を加えた背景や経緯まで記載しておくのがおすすめです。改訂のバックグラウンドを含めた履歴を見れば、マニュアルの管理担当者が変わった際も引き継ぎがしやすくなります。「なぜこんな変更をしたのか？」と疑問に思われたり、理由があって変更した内容を元に戻されるといった事態も防げるでしょう。

手順３．運用とフィードバック

マニュアルを改訂したら、実際の業務で支障が出ていないか現場からフィードバックしてもらいましょう。誤字脱字程度であれば不要な工程ですが、業務内容に影響がある場合は現場とのミスマッチを防ぐ上で非常に重要です。

もしも改訂により何か問題が起きたり内容にわかりづらい部分があれば、すぐにブラッシュアップします。マニュアル改訂は現場がよりスムーズに業務を行えるようにすることが目的ですから、しっかりPDCAを回して、マニュアルをバージョンアップさせていきましょう。

マニュアル改訂をするならTeachme Bizがおすすめ

以上のように、マニュアルは作って終わりではなく、必ず改訂し続けなければならないものです。とはいえ踏むべき手順も考えると、「重要ではあってもやはり手間がかかって面倒」と思われる方も多いでしょう。
こうした悩みを解消するなら、頻繁に改訂が発生したとしても負担なく作業ができる、また自動で変更履歴が残るなど運用をする上でメリットの多いマニュアル作成ツールを導入するのがおすすめです。

Teachme Bizなら、特別なスキルがなくてもクラウド上で直感的に作業を行えるため誰でも簡単に更新ができますし、改訂をしたら都度履歴を残せる点で非常におすすめです。変更した部分について関連する従業員に通知も可能ですから、社内への周知も一瞬で終わります。

まとめ

マニュアル改訂とは、業務内容に変更が発生したり、誤字脱字などがあった場合に訂正する作業のことです。マニュアルは常に最新の状態に保つ必要がありますから、自社の業務に合ったタイミングで定期的にマニュアルを改訂できるよう、ルールを構築していきましょう。
マニュアル改訂をするときは、現場との擦り合わせが重要です。社内でコンセンサスを取りながら必要な改訂を加え、スムーズに運用できるかどうかまでしっかり確認をするのが肝要になります。

より負担なく改訂ができるようにするなら、誰でも簡単にマニュアルの内容を変更でき、改訂した内容の履歴も残せるようなツールを選ぶのがおすすめです。マニュアル作成だけではなく運用をし続けるという視点で、ぜひTeachme Bizの導入を検討してみてください。