業務マニュアルの作成は手間がかかる作業です。しかし近年では、AIを活用することで、効率的に質の高いマニュアルを作成できるようになりました。この記事では、AIを使ってマニュアルを作成するメリットや手順、注意点などを詳しく解説します。

AIを活用してマニュアルを作成するメリット

AIを活用することで、手間がかかる業務マニュアルの作成作業を効率化できます。具体的には以下のようなメリットがあります。

作成にかかる負担を軽減できる

入力したプロンプト（指示）に従って自然な文章を生成するAIを活用すれば、マニュアル作成担当者が一からマニュアルを作成する必要がありません。ほかにも情報収集など、文書作成以外の作業でもAIを活用できるため、全体の工数を大きく削減できます。

内容の質を均一化できる

人間が文章を作成する場合、人によって文体や表現、完成度などにばらつきが生じます。担当者が一人であれば特に問題はありませんが、複数名が分担して作成する場合、どうしても統一感が損なわれてしまいます。そうすると、読み手がスムーズに読み進められなかったり、文書間で齟齬が生じたりする懸念があります。

一方、指定した条件に沿って文章を生成するAIを活用すれば、マニュアルに統一感と一貫性を持たせられます。また、AIの種類によっては校正ツールとしても活用できるため、誤字・脱字や表記ゆれの削減にも有効です。

マニュアル活用を促しやすくなる

文章の要約に使えるAIもあるため、作成済みのマニュアルを要約する活用方法もあります。また、従業員ごとに必要なマニュアルを提示したり、質疑応答形式で必要な情報を取り出したりといった使い方も可能です。そうすることでマニュアルの検索性・利便性が向上し、従業員にマニュアルの活用を促しやすくなります。

マニュアル作成に活用できるAIの種類

マニュアル作成に活用できるAIとして、主に生成AIと音声認識AIの2種類が挙げられます。それぞれの特徴を解説します。

生成AI：自動作成や要約・編集・校正ができる

生成AIは、あらかじめ学習した膨大なデータから、文章・画像・音楽などのコンテンツを新しく生成する技術です。生成AIはマニュアル作成において、主に「ドラフトの生成」と「編集・校正、要約」という2つの働きをします。

まずドラフトの生成においては、例えば「○○の業務についてマニュアル化してください」のように生成AIにプロンプト（指示）を与えることで、マニュアルのドラフト（草稿・下書きなどの意）が生成されます。的確なドラフトを生成するには、具体的で明確なプロンプトが欠かせません。プロンプトが曖昧だと、ドラフトも不明瞭なものが出力されてしまいます。そのため、マニュアルの対象者や適用範囲、制約条件など、具体的な情報をプロンプトに含めることがポイントです。ただし、プロンプトに企業の機密情報や個人情報が含まれている場合、情報漏えいのリスクがあるため、取り扱いには十分に注意しなければなりません。

次に編集・校正、要約での活用では、誤字・脱字のチェックをはじめ、表記ゆれ（「頂く」「いただく」が混在しているなど）、てにをはの間違いなどの推敲や、要点の抽出・強調といった使い方ができます。それによって、従来は人間が行っていた作業を大幅に削減することが可能です。また、マニュアルの多言語への翻訳にも生成AIが活用できます。

音声認識AI：業務手順を自動で書き起こせる

音声認識AIとは、人間が発した言葉を認識し、テキストに変換・出力する技術のことです。マニュアル作成においては、口頭で話した作業手順を認識させ、書き起こす活用方法が想定されます。それによって、タイピングにかかる負担を大きく軽減できます。さらに、出力されたテキストデータを先述の生成AIに読み込ませることで、編集・校正、要約の作業へとつなげることが可能です。

AIを使ったマニュアル作成の手順

AIを使ったマニュアル作成を効果的に行うには、事前準備がポイントになります。以下の手順を参考に進めましょう。

1.作成する目的を明確にする

まずはマニュアルを作成する目的を明確化しましょう。それが曖昧だと、形式的で、現場に即していないマニュアルになってしまいます。それでは現場での積極的な活用は期待できません。

マニュアル作成の目的を明確にするには、まずマニュアルを活用する対象者やシーン、適用範囲などの5W1H（When：いつ・Where：どこで・Who：だれが・What：なにを・Why：なぜ・How：どのように）を明らかにする必要があります。また、企業のビジョンや中長期的な目標、戦略、価値観と一致させることも重要です。マニュアルを活用することで組織の目標が実現できるように設計してください。

2.情報の収集・整理を行う

業務マニュアルは、全体的な方針と各業務の手順を、誰でも同じ水準の業務が行えるよう、分かりやすく誤解がないように記載しなければいけません。AIを活用して作成する場合でも同じく、現場担当者とのヒアリングを通じて、マニュアルに載せるべき情報を細大漏らさず収集し、整理する必要があります。

3.構成や目次を決める

次に、マニュアル全体の構成や目次を決めていきましょう。まずは全体の大まかな枠組みを設定し、次に細かな項目を設定するという順番で構成を組み立てていきます。完成した構成を基に、目次を作成します。目次の作成も構成と同様に、全体のテーマから章、節、項と細分化する順番です。これらの作業を行うことで、マニュアルに何を盛り込むべきかを再確認でき、重要な情報の記載漏れを防ぎやすくなります。

4.使用ツールを選んで内容を作成する

続いて、使用するAIを選定し、実際の作成作業に移ります。テキストだけでなく、視認性を高めるために図（フローチャートなど）や画像、動画などを作成するのも有効です。動画を作成する際は、音声をオフにして再生しても内容が理解できるように字幕を付けることをおすすめします。

5.抜け漏れや言い回しなどを確認する

マニュアルが完成したら、チェック作業を行います。AIは不正確な情報や矛盾した表現などの不適切な文章を生成する場合があるため、人間によるチェックは必要不可欠です。具体的なチェック内容としては、記載漏れや重複がないか、実務に即した内容であるかどうか、言い回しなどに問題がないか、などが挙げられます。

6.マニュアルを試験的に運用してみる

完成したマニュアルは、まずは試験的に運用して、問題がないかどうかを確認します。その上で、現場の担当者などからフィードバックを得ましょう。修正するべき点があればその都度更新します。また、本格的に運用した後も継続的に見直し、マニュアルの精度を上げていくことが重要です。そうすることで、マニュアルを有効に活用できます。

AI活用でマニュアルを作成する際の注意点

AI技術は日進月歩で発展しており、今後あらゆるビジネス分野での活用が見込まれますが、あくまでツールのひとつに過ぎません。以下に挙げる注意点を踏まえながら、必ず人間によって補完するように心がけましょう。

AIのみで完璧なマニュアルが作成できるわけではない

生成AIの場合は、インターネットやデータベース上の膨大なデータを学習し、それに基づいたアウトプットを行います。そのため、既存の情報を再構成する用途には適していますが、新規の情報を生成することはできません。また、古い情報や誤情報、不適切な表現が含まれる可能性もあります。そのため、前項の「5.抜け漏れや言い回しなどを確認する」の工程は決して省かないようにしてください。

コストが発生する場合もある

ビジネスでAIを活用する場合、無料の範囲では業務に十分なアウトプットが得られない恐れがあります。AIの性能を最大限に得るためには、金銭的なコストをかけなければならない可能性があります。

多くの生成AIの場合、無料で使える範囲に文字数や回数、速度といった従量制限がかけられているほか、より精度の高い最新バージョンを有料、旧バージョンを無料で提供しているサービスもあります。無料の範囲でも一定のアウトプットを得られますが、試行錯誤を繰り返したり大量の文章を生成したりする使用想定の場合、作業のボトルネックとなってしまう恐れがあります。

予算の関係で無料プランを選んだとしても、有料プランを選んだ方が結果的にコストパフォーマンスの点で優れていた、というケースも少なくありません。そのため、中長期的な投資対効果を考慮した上でプランを選定するようにしましょう。

情報漏えいの可能性がある

AIのプロンプトに企業の機密情報や業務ノウハウ、顧客の個人情報などを入力する場合は、再学習のリスクに注意が必要です。再学習とは、入力した情報を学習したAIが、その内容を全く別のユーザーの生成テキストに反映させてしまうことです。もしそのような事態が起こった場合、間接的に情報漏えいをしてしまったことになります。

再学習に使わない方針をうたったAIサービスもありますが、漏えいのリスクはゼロではないため、機密情報の入力は避けましょう。ビジネス用途でAIを導入するにあたっては、あらかじめ範囲を定めておく必要があります。

マニュアル作成に特化したAIツールもおすすめ

生成AIの場合、多くは一般的なデータセットを学習しているため、自社にマッチした情報が生成されるとは限りません。また、精度を高めるにはプロンプトを工夫する必要があるため、思い通りに使いこなすには一定のプロンプト作成スキルが求められます。

ノウハウがない状態でもAIを活用して効率的にマニュアルを作成したい場合は、専用のAIツールの導入がおすすめです。プロンプト作成に悩むことなく、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。

マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」には、AIによってマニュアルの作成をサポートする「Teachme AI」機能が搭載されています。作成したいマニュアルの概要や、作業を口頭で説明している動画を入力するだけで、簡単にマニュアルが作成されます。さらに、動画マニュアルの字幕生成やテキストマニュアルの校正・要約などの機能によって、簡単にマニュアルの精度を高めることも可能です。Teachme AIを活用することで、マニュアル作成の工数を90％削減することができます。

詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

AIツールで効率的にマニュアルを作成しよう

技術の発達によって、さまざまなビジネス用途にAIを活用できるようになりました。業務マニュアルの作成においては、ドラフトの生成や編集・校正、要約といった工程のほか、検索や字幕作成など幅広く活用でき、工数を大幅に削減できます。ただし、プロンプトが曖昧だと生成される文書も不明瞭になるため、精度の高いマニュアルを作成するにはある程度のノウハウが必要です。マニュアル作成に特化したAIツールを導入することで、簡単にマニュアルを作成できるようになります。