株式会社山崎文栄堂 代表取締役社長 山崎 登 様、書類整理サポート事業部 課長 清家 美奈 様

作って終わりのマニュアルから、活用されるマニュアルへ

―――貴社の事業内容をお聞かせください。
弊社は、大きく4つのオフィス関連サービスを提供しています。文具、オフィスアイテムをスピーディーに提供する「アスクル事業」、オフィスの機密文書回収・溶解処理で業務効率化に貢献する「オフィスサポート事業」、オフィスの整理整頓や環境改善をサポートする「書類整理事業」、人事異動に伴う名刺制作を一気に請け負う「名刺事業」です。これまでは、オフィスの仕事を円滑に進めることを目的としたサービスを提供していましたが、最近は、お客様のオフィス環境や働き方自体を共にデザインするような事業も始めています。

―――Teachme Biz導入の背景を教えてください。
弊社では、1年ほど前から社内事業の転換を進めており、働き方や業務の進め方などを見直しています。そのような中でTeachme Bizと出会い、幹部の数人が試しに使ってみたところ、使い勝手の良さが弊社のニーズにとても合っていたので、すぐに全社で本格的に導入することにしたのです。

導入前は、社内のマニュアルはExcelやWordで作っていました。そのときに一番困っていたのが、ファイルの保存場所です。せっかくマニュアルを作っても、いろいろな場所に点在してしまい、ほしいときにすぐに見つけられない。結局、マニュアル作成者に直接聞くといった流れができていました。また、マニュアルの存在に気付けず、同じ内容のマニュアルが重複することもありました。このような「作りっぱなしのマニュアル」をしっかりと整理整頓して、集約できる方法を探していました。

「Teachme Bizに導入により、時間が生まれ、社員の創造性が向上した」と語る山崎様

―――導入後には、どのような変化がありましたか？
Teachme Bizを導入したことで、義務的に作られるマニュアルが「本当に必要だから作るマニュアル」へと変わりました。弊社では、環境整備点検と呼ばれる、毎月1回、私と社員、パート社員の5人で事業部ごとのオフィス環境を点検する決まりがあります。パソコンや机の整理整頓などに関して、事業部内のチームごとに採点をするものです。そのなかに「改善」という区分があるのですが、そこでは社員の業務マニュアルの作成を義務付けていました。そのため、マニュアル作りはされていましたが、作りっぱなしで終わってしまうことが多く、しっかりとした運用まで行き着いていませんでした。

Teachme Biz導入後は、マニュアルへのアクセスが容易なため、作りっぱなしにはならずしっかりと閲覧されるようになりました。また、作成も簡単なので社員が能動的に有意義なマニュアル作りをするようになりました。

Teachme Bizで、働き方改革を実現

また、Teachme Bizの導入により、情報を遠隔でも確認できるようになったので、在宅勤務を認めるようになりました。在宅勤務者のなかには、自宅でTeachme Bizのマニュアルを更新したり、新しい仕事のマニュアルを作ったりするスタッフもいます。弊社では、Teachme Bizは単なる時間の削減のためのツールではなく、社員の創造性を養うツールとして重宝しています。Teachme Bizを導入したことで、仕事の改善、働き方の変化など、新しいアイディアや仕事におけるプラスαがたくさん生まれています。

―――社内でTeachme Bizを浸透させるためにどのような工夫をしましたか？
環境整備点検の「改善」の項目欄を使い、段階的に導入を促しました。具体的に、導入後の最初の月は「Teachme Bizをインストールしたか？」といった、比較的実施しやすい項目を設定しました。翌月は「Teachme Bizを1度でも開いたか？」という項目、その翌月は「何かしら取り組もうとしていたらOK」と徐々にステップを踏んでいき、半年後は「何かマニュアルを1つでも作れたらOK」としました。現在では、全員がマニュアルを作れるようになっています。

―――具体的にどのようなマニュアルを作っているのですか？
顧客ごとの対応表など、属人化しがちな情報に対するマニュアルを多く作成しています。以前は、お客様ごとの細かい対応などの情報共有ができておらず、担当者が休んだり退職したりすると、仕事が滞ってしまい、問題が起きることがありました。Teachme Bizを導入してからは、お客様ごとの個別の対応などもしっかりと共有できるようになりました。属人化しがちな情報が、社員一人一人の創造性や意欲によって、満遍なく共有されるような環境が作られているのです。

「初めてのひとでも、これさえ見れば分かる」というマニュアル作りを心がけている

―――社外向けにはどのように活用されていますか？
弊社は、通販やオフィスサポートなど、事業部ごとにウェブサイトがあり、お客様とのやり取りはそこで行っています。新規のお客様への操作マニュアルなどは、従来はPDFファイルで作成していました。そのマニュアルをTeachme Bizに変えたことで、より円滑に操作手順をご理解いただけるようになりました。また、顧客先へ訪問をすることもあるのですが、事前にTeachme Bizマニュアルを共有することで、フォローアップが円滑になっています。

他には、製品とマニュアルのセット販売もしています。弊社はスキャナーを販売しているのですが、他の代理店との差別化として、ドライバーをインストールするためのマニュアルをTeachme Bizで作成して配布しています。

―――今後の活用計画を教えてください。
弊社は「お客様に寄り添って幸せなオフィス作りをお手伝いする、多様な働き方をデザインする」ことを目的に、主力事業を転換しようとしています。このような目的を達成すること、つまり、お客様に十分寄り添うためには、仕事の核となる部分を話し合う時間が必要なのですが、これまでは目の前の業務に追われて、十分に話し合うことができていませんでした。しかし、Teachme Bizを導入したことで、細々とした作業に費やす時間が大幅に削減されました。それは社員の残業時間に現れており、前年度比で月間11時間も残業時間を減らすことができたのです。お客様が弊社に期待しているのは、新しい働き方の創出です。そうしたお客様の新しいニーズに合わせて、私たちは柔軟にサービスを提供する。そのために社員がより創造的になれる時間を持てるよう、今後もTeachme Bizを活用していきます。

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