九州は大分・熊本を中心に、「麺堂香」・「太一商店」・「ラーメン工房ふくや」等を展開する、株式会社ヤマナミ麺芸社様。『九州における食文化の伝統革新と地域貢献』をミッションに、世代をこえて長く愛される飲食店経営事業とそこから得た開発力や技術力による麺や餃子、調味料などの食品製造・加工・卸事業をメインに事業を展開されています。
2019年3月にTeachme Bizを導入して以降、現在（2023年9月）は事業業態や部門を問わず、全社で活用されています。 同社 執行役員 経営企画室長 谷口 慧太様に、導入の背景や効果、活用方法、今後の計画などについてお話を伺いました。
店舗数拡大に向けて、クオリティの均一化が重要に
―――導入の背景を教えてください。
事業を拡大していくにあたって、店舗数が7・8まで増えたときに店舗や個人によって味や接客が違うなどの課題が出てきました。課題の解決に向け、マネージャーがチェックや指導をしていきましたが、根本的な解決や再発防止にはならず、まずは基準を設けようということでマニュアル化の取り組みを開始しました。
Office系ソフトなどを利用して作成していたのですが、作成者によってクオリティが異なる・作成の手間がかかっていました。また、数が増えてくると整理整頓が追いつかず、探す時間がかかることや見つからないこともあって、結局使われないという状況に。
そんなときに展示会でTeachme Bizに出会いました。スマートフォンやタブレットで手軽に操作し、写真や動画でわかりやすく伝えられるTeachme Bizを見て、マニュアル作成の煩雑な印象は変わり、導入を検討。当時は「本当にマニュアル専門ツールが必要なのか？」等の社内意見もあり導入に至りませんでしたが、今後の店舗拡大をするためにもマニュアル運営を見直さないといけない局面を迎え、導入を決意しました。
株式会社ヤマナミ麺芸社 執行役員 経営企画室長 谷口 慧太様
教わった人がマニュアルをつくることで、「使われる」仕組みを構築
QRコードや承認ワークフロー機能を活用
―――社内浸透において工夫した取り組みはありますか？
導入時にスタディストから説明会を実施してもらい、まずは作成を社内に浸透させるところからスタートしました。ですが、その後「作ること」がゴールになってしまい、作っても見られないといった状況に。ベテランの方ほど、自身の手順に慣れているのでそれをマニュアル化する、都度確認することへの抵抗感があった印象です。
そこで、Teachme Bizがどうすれば浸透するか仕組みを見直すところから再スタートし、教わる側である新入社員がマニュアルを作成・更新するようにしました。教わる側がマニュアルを作ることで、よりわかりやすいマニュアルが作れるようになりました。わからなかったところをチェックしては更新を繰り返すことでブラッシュアップし続ける仕組みを構築できました。また、公開時に責任者の承認プロセスを経る承認ワークフロー機能を活用することにより、マニュアルの正確性・信頼性も担保しています。
マニュアルごとに付与されるQRコードを作業場所の近くに貼り出すことで端末を介して手順を直接確認できるほか、内勤業務の進捗表にもマニュアルリンクを登録し、やるべき手順をワンクリックで表示できる仕組みを整えました。最短ルートでマニュアルにたどり着けることにより、探すという余計な時間や労力を省き、活用される環境の構築につながったと考えています。それ以外にも、作成件数を評価制度の指数にするといったさまざまな取り組みにより浸透を後押ししました。
QRコードで探す手間なく、必要なマニュアルがすぐに確認できる
新人教育での活用をメインに、店舗や工場、内勤業務まで幅広く活用しています。具体的には、店舗であれば調理や仕込みのほか、接客や清掃、工場であれば機械のメンテナンスや製麺、また内勤業務であれば経理全般や入退社、社会保険への加入、防災手続き、人事評価のシステム入力、スケジュール管理ツールの使い方といったことも、マニュアル化しています。特に、売上や勤怠管理など新システム導入時は比較的よく見られているのですが、従業員からの問い合わせ対応にかかる負荷を減らすのに一役買ってくれています。
マニュアルの作成時には伝わりやすさを意識しています。例えば、どのように鍋を振ってチャーハンを作っているかは伝わりづらいので、まず動画で全体像を見せてから、写真とコメントで細かく解説することでイメージしやすくなります。また、向かい側から撮影してわかりにくくならないように、調理している人の目線を意識しながらカメラを構えるようにもしています。
動画と画像、テキストを組み合わせてわかりやすく手順を伝える
Teachme Bizは、未来の後継者への思いやりを形にできるツール
効率的な教育でよりお客様に喜んでもらえる店舗づくりを
―――導入の効果はどのようにお感じでしょうか？
最近も動画に字幕を入れる機会があったのですが、以前Office系ではできなかった動画編集なども簡単にでき、本当にマニュアルが良くなったと感じています。フォーマットにより誰でも簡単につくれるようになったり、QRコードなどの各種機能でマニュアルを作って終わりという状況から脱却することができました。
また、ミスや問題が起きたときにどうしても従業員が責任を問われてしまうことが多かったのですが、同じ事態が発生しないようマニュアルのどこを見直したらいいかという議論ができるようになりました。
店舗での調理手順を統一し、一定以上の品質で提供できる仕組みづくりができたのも嬉しいです。長い時だと250時間かかっていた教育も、Teachme Bizを活用できるようになってからは、半分まで短縮できました。教育時間を短縮することによって、早期の戦力化はもちろん、よりお客様に喜んでいただけるようなサービスに時間を割くこともできるように。
また、少しでも迷ったら、あるいはわからなければ総務など本部に問い合わせの電話がかかってきていたのですが、社内向けのマニュアルを展開し該当のリンク先を共有することによってその数は徐々に減っていきました。
教育ツールとしてのTeachme Biz、タブレットやスマホでいつでも見れるので予習や復習も可能
かつては飲食店経営が9割以上の構成比を占めるビジネスモデルでしたが、今後は自社の麺や調味料などを直営店だけでなく、他店への卸売りを拡大・強化し、麺産業専門の食品メーカーとしても成長していきたいと考えています。
Teachme Bizは未来の後継者のため、仕事の手順やコツを見える化して思いやりを形にすることができる、私たちにとって大事なツールです。ただ、それも限りのある中で有効活用するために、マニュアルが1,000件を超える段階でログ分析し、あまり見られていないものや半年以上アクセスがないものは、いったん整理しようということにしています。
マニュアルからトレーニングコースを作成して教育プログラムを構築するなど、教育時間やバックオフィス業務は効率化し、短縮されたことで生まれた時間をお客様にもっと喜んでいただけるような価値のあるところに使っていきたいです。