ブラックボックス化、属人化した業務に危機感
Mr. Kusumoto : 当社の事業は大きく分けて２つあります。１つは車載用の組込みソフトウエアの開発、もう１つは車や民生品向けの電子部品の販売や設計開発支援を行っています。
以前より当社の人事総務部では業務の属人化、ブラックボックス化という課題を抱えていました。少ない人数の中で一人ひとりに業務が偏ってしまい、スタッフが退職したり、病気や家庭の事情によって長期的に業務から離れてしまうと、その担当者以外が業務のやり方を知らない。このようなリスクと常に隣り合わせにおり、この状態を脱しなければいけないという危機感をずっと持っていました。
Mr. Hiroshi Kusumoto, General Manager HR & GA Department
マニュアル作りとマニュアルの常時更新の難しさ
Mr. Kusumoto : このリスクを回避するために、数年前からマニュアルの整備を進めています。それぞれがマニュアルを作って共有することで誰もが同じアウトプットを出す、同じ品質で仕事をすることを目指してきました。しかし、マニュアルを作るのはとても難しい。エクセルやワードを使う人もいれば、パワーポイントで作る人もいて、まったくスムーズに作成が進みませんでした。
たとえ一度作ったとしても、それを更新できていなかったりで、マニュアルが形骸化してしまう。それを何とかしなければ、常に新しいマニュアルをアップデートしていかなければという課題が根本にあり、使い勝手がいいツールをずっと探していました。
気軽さが導入の決め手に
Mr. Kusumoto : Teachme Bizを導入した決め手は気軽さですね。マニュアル作りや更新の煩雑さに課題を感じていましたが、Teachme Bizならマニュアルが気軽に作れる、気軽に更新できる。ここに尽きると思います。Teachme Bizは、フォーマットが決まっていてそこに画像や動画を落とし込んでいく、それだけで簡単に作成、更新もできるので便利だとスタッフからも好評です。
導入して１年ほど経ちますが、すでに部内で良い変化が起きていると感じています。例えばミーティングでディスカッションをした際、「では、Teachme Bizにまとめておきますね」「更新しておきましたよ。後で確認してください」という言葉が出てくるようになりました。少しずつ、自分たちで更新していく癖がついてきたんだと思います。
また最近1人退職者が出たのですが、その方には退職する前に自分の仕事を全部Teachme Bizでマニュアルにしてもらいました。そのマニュアルがあったおかげで、後任として入ってきた人は、すぐに一人で業務を行うことができています。教育する人がいなくてもスムーズな引継ぎができたことは、大きな成果だと思っています。
年間148時間ものトレーニング時間を削減
K. Sriumporn: 私たち研修グループでは、新入社員のオンボーディングや毎年行われる全社員向けの研修において、Teachme Bizを活用しています。
以前の新入社員研修では、会社規則と組織文化についての研修に丸2日間を費やしていました。そのためトレーニングが行われる日には、私たちのチームは残業しなければ他の通常業務を終えられない状況でした。
しかしTeachme Bizがあれば、私たちはトレーニング動画をアップロードするだけで済み、各従業員はいつでも各々のペースでそれを見て学習できるようになりました。もしなにか分からないことがあったとしても、いつでもマニュアルを見直しにくることができるのです。これにより、新入社員・既存社員両方からの問い合わせが大幅に削減でき、より効率的に働けるようになったことで、トレーニングチームの時間を年間最大148時間削減することに成功しています。
入社1週間で、既存社員と同じ水準で仕事ができるように
K. Buchika: 私たち総務グループでは、Teachme Bizを活用して社内コミュニケーションを効率化し、社員からの問い合わせに対応しています。以前は、社員からの問い合わせ対応に毎日4-5時間を費やしていました。しかし今では、社員から何か質問があった際には、理解しやすいTeachme Bizのマニュアルを提供することで、各社員自身で学習することができるようになりました。その結果、今では問い合わせ対応に費やす時間はわずか1時間まで減らすことができたのです。
また以前に、私たちの部署の社員が一気に退職し、部内に数名しか社員がいなくなってしまったことがあります。その時にも、Teachme Bizが助けとなり、新入社員がTeachme Biz上のSOPにアクセスして自分たちで業務を学ぶことができました。その結果、驚くべきことに、その新入社員はわずか1週間で、部内の他のメンバーと同じ水準で働くことができるようになりました。
活用範囲をもっと広げたい
Mr. Kusumoto : 今後の活用範囲として考えているところは、大きく３つあります。
1つ目は現在のメインユーザーである人事総務部から他部門、全社への展開です。すでに経理やITの一部の部門では活用し始めていて、来期を目処に本格的な導入を進めています。それと同時に、各事業部門でも同じように定型化されたマニュアルや手順がありますので、事業部門であるソフト開発を管理するチームや電子部品の事業にも長い目線で展開をしていきたいと思っています。
2つ目に、レクチャー形式の研修の動画教材化です。当社では、毎年行わなければいけない教育があるのですが、これは講師がワンウェイで話をする講義形式なので、これを動画コンテンツに落とし込みたいと思っています。そうすることによって、トレーニングを行う側の負荷、工数を削減できるだけでなく、見たい人がいつでも見られるような環境を作りたいと考えています。
最後に、この作成した教材の他国拠点での活用です。Teachme Bizは国を選ばずアクセスすることができるので、英語で教材を作成し、それをタイだけでなく、シンガポール、マレーシア、フィリピン、インドネシア、インドにも展開し、ASEANのすべてのメンバーが同じトレーニングを受けられるようにしたいと考えています。
再現性を担保する仕組み
Mr. Kusumoto : Teachme Bizの導入効果として、マニュアル作成や研修の工数削減という効果はもちろんあると思いますが、私としてはそこにはあまり重きを置いていません。それよりも、誰がやっても同じクオリティになるというところが重要だと思っています。この人がやるとこのアウトプット、別の人がやると違うアウトプットになるということを回避したい。やはり、再現性を担保する仕組み作りができるというのが今、私が考えるTeachme Bizの当社での存在意義だと思います。
部の仲間には以前からずっと、次の当たり前、即ち「Next当たり前」を創るよう話をしています。Teachme Bizをつかうこともその「Next当たり前」になり、条件反射的に「もうTeachme Bizでやっておきましたから」と言ってくれるようになると嬉しいですね。