マニュアル作成事例 物流業 トワード様

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TeachmeBiz

物流業界の生産性向上をTeachme Bizで加速!

株式会社トワード様

業種
利用規模
用途
導入目的 業務の生産性を向上する
課題 業務の標準化、手順書作成の手間
効果 高品質な業務手順書を短時間で作成

確固たる地盤を築くために、マニュアルで生産性アップ!

―――貴社の事業内容をお聞かせください。

九州を拠点に物流サービスを展開する、トワード。物流センターの管理・運営、物流センターの効率アップのためのシステム開発以外に、ドライバーの安全運転とエコドライブや運行管理を支援するシステムの開発・販売、食物残渣や廃油を利用したリサイクル事業なども行っています。

―――Teachme Biz導入の背景を教えてください。

物流業界において、生産性の向上は大命題です。少子高齢化によって物量減少が懸念されているほか、、個人宅配の普及等による物流構造自体の変化も懸念しています。 どんな時代が訪れたとしても勝ち残るために、業務を効率化して生産性を上げ、揺るぎない地盤を築かなければいけません。

ある時、良品計画様が展開されている衣料・雑貨専門店「無印良品」の「MUJIGRAM(ムジグラム)というマニュアルを知りました。MUJIGRAM(ムジグラム)では店舗運営に関するすべての業務を手順書とされており、このマニュアルの運用によって、大きな業務改革をされたという事です。

当社にも「マニュアル」と呼ばれるものは存在していましたが、個人PCのローカルに保管されている状態。業務の標準化・「見える化」からは程遠いもので、業務の手順などがバラバラなうえ、仕事の速さやミスの差が問題になっていました。そのため、「トワードのすべてが見えるもの」を意味する「トワグラム」と名付けたマニュアルとして、すべての業務を手順に残すという運びになったわけです。

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株式会社トワード 九州流通本部 副本部長 秋吉成也様

現場生まれのマニュアルで共通の教育を

―――Teachme Biz導入の決め手は?

導入前はOffice系のソフトを使っていたのですが、きれいに作ったつもりでも印刷すると意図しないところで改ページがある等、途中で作業がストップしてしまい、思うように進まない。また、初めての人でも分かりやすいよう、文字を減らして写真を多用するためにファイルサーバーを圧迫してしまい、マニュアルの格納場所にも困っていました。

そんな壁に直面する私に社長からすすめられたのが、Teachme Biz。HPを拝見すると、抱えている課題もすべて解決できるかもしれないと感じました。

導入に際して決め手となったのは、使い勝手の良さ。マニュアルがクラウド上で共有できて、容量の心配も要りません。作成者・作成日も自動登録されるので、最新版であることを確認でき、作成者に質問したり、内容を評価する事もできます。

マニュアル作りを楽しむことが成功への近道!

―――「トワグラム」では、どのようなマニュアルを作っていますか?

「トワグラム」は、業務全体の流れを簡略化した「業務フロー」と一つひとつの作業を手順化した「業務手順書」で構成されています。基本的に、現場作業員がスマホやPCで作成。写真を撮ってコメントを加えるだけの手軽さから、マニュアルの数も700近くにまで及んでいます。

例えば、会議室の設定から解散までのフローも手順化。資料整理・データ作成・印刷・机のレイアウト・テレビ電話の設定など、時間軸に従って手順を追うことで、テレビ会議システムが接続できない・イスの数が足りない等のトラブルも解決することができます。

また、文字や写真では伝わりにくい場合にも、動画ベースのマニュアルが重宝しています。新車を使い始める際の儀式である納車式でのお神酒の撒き方・塩の振り方・礼の角度とスピードなど、3分弱の動画でみることで、全然知らない人でも間違えることなく「納車式」を行うことが可能。スタッフの手順が揃うと、納車式も引き締まります。

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トワードで実際に作成、活用されているマニュアル(クリックで拡大)

―――導入の効果はいかがですか?

導入から1年3ヶ月が経過しましたが、効果の高さは、もっと早く知っていればと思うほどです。まず、マニュアル作成・更新が速くなりました。現場で撮った写真を、事務所に戻ってPCに取り込み、貼り付けていましたが、Teachme Bizを使えば、現場で感じたことがそのまま反映できます。

また、作り手自身が楽しめなければ、“使えるマニュアル”は出来ません。5拠点で共有することもできるので、福岡センターのものを佐賀センターのスタッフが見る・リサイクル事業部のスタッフが見るといった反応も、楽しさにつながっているようです。

そのほかにも、嬉しい出来事がありました。クライアントの業務監査が入った際に、「この手順書を出してください」というお申し出に対して即時対応。「ここまでマニュアルが整備されている会社は見たことがない」と評価してもらうことができました。

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スマートフォンでいつでも手順を確認できる

マニュアルを見直しながら、経営理念を実現していく

―――今後の活用計画を教えてください。

当社の業務をほぼ手順化することができたわけですが、ここはゴールではなくスタート地点だと捉えています。Teachme Bizは業務の標準化のみならず、改善においても欠かせないツールです。その手順でいいのか、その流れでいいのかを作成した手順書をもとに見直したい。そうすることで、お客様の要望の変化にマッチした、「時代に求められる価値あるサービス」を提供しつづけたいと願っています。


CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社トワード
URL http://www.towardls.co.jp/index.html
所在地 佐賀県神埼郡吉野ヶ里町三津166-13
事業内容 ロジスティクス事業、情報システム事業