導入事例 スキャンマン株式会社様|マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」

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TeachmeBiz

マニュアルの充実は企業の成長を助ける

スキャンマン株式会社様

業種
利用規模
用途
導入目的 アルバイト200名体制に向けた作業手順共有
課題 文字ベースでのマニュアル作成の工数増加
効果 1時間のマニュアル作成時間を20分まで短縮

スキャンマン株式会社は、名刺や書籍をスキャニング、電子化するサポートサービス。従来のスキャンサービスと異なり、スキャン対象を発送してもらいデータだけを送り返すのではなく、裁断機やスキャナーを持った”スキャンマン”が訪問し、その場でスキャニング作業を行う。もちろん、発送や持ち帰りで資料をスキャンし、データを送り返すことも可能だ。

同社代表取締役の杉本勝男さんは、起業家を目指し、大学卒業時からさまざまなアイデアにチャレンジしてきた。2013年夏に設立した “スキャンマン”では、書類電子化サービスに独特なアイデアを加え、市場に切り込んでいる。「企業を成長させる鍵は足場作りです」、そう語る杉本さんにマニュアルの重要性、Teachmeの特徴を聞いた。


“起業”と“派遣”に生じる壁

スキャンマンの、Teachmeを活用した作業現場。スキャン作業は現地と持ち帰りの2パターン。どちらも主にアルバイトが実施する。

スキャン作業は現地と持ち帰りの2パターン。どちらも主にアルバイトが実施する。

 

どこでも購入できるネット通販が盛り上がり、タブレットPCの登場で「どこでも持ち運べる」という概念が定着した。この概念により、新たに電子化された文書を購入するだけではなく、手持ちの書類、名刺を電子化するサービスも盛り上がった。

従来、電子化する資料は設備が整った場所へ発送、または持ち込みで行うのが一般的だった。しかし、スキャンマンは派遣型の形態をとっている。この背景には、電子化した後の資料の扱い、また電子化する際の細かな指示出し、そして素早いデータの受け渡しでメリットを持つ。

「“スキャンマン”はそのまま、『スキャンをする人』のことを言います。クライアントからの依頼で、スキャンマンが訪問し、その場でスキャンを行う。これにより、名刺など外部に漏れると困る資料も目の前でスキャンすることで安心安全を担保できます。また、発送する時間分も省くことが可能です」

こうした利点を持つ反面、全国に存在する “スキャンマン”と実際に顔を合わせることが難しい、と懸念を抱いていたと言う。顔を合わせる機会が少ない故に、作業手順、ノウハウを伝えるために時間を使うこともできない。しかし、知識やノウハウの共有がスムーズでなければ、小さなミスが発生、蓄積し、大きなミスへとつながるとも語る。また、そのミスは必ず企業が大きくなった際に弊害へと変わると“企業家”視点も交えて語ってくれた。


Teachmeを使うことで1時間の作成時間を20分まで短縮できた

「マニュアルを作成するための時間をきっちり取る必要がなくなった」と語る代表取締役の杉本さん

「マニュアルを作成するための時間をきっちり取る必要がなくなった」と語る代表取締役の杉本さん

杉本さんはマニュアルの重要性を事業開始当初から考えていた。さまざまなツールやサービスを使ってマニュアル作成を行っていたが、予想以上に時間と手間がかかっていることを懸念。そのため、より手軽に作成、編集が行え公開ができるツールを探していたと言う。

「知人にTeachmeを薦められた時、UIが気に入りました。一目でわかるUIで、撮影した写真にコメントをつけてそのまま発信までができる。必要ならばTeachme上で画像加工もできるなど、Teachme上で全て完結可能。こうした利点からマニュアルを作成するために改めて時間を設ける必要がなく、実際に作業をしながらマニュアル化ができるんです」

杉本さんによると、Teachmeを使用する以前は、社内向けのwebサイト構築サービスを使用し、マニュアルを作成していた。しかし、一つのマニュアルを作成するのにPCの前に座って約1時間がかかっていたそうだ。写真を撮影し画像の加工を行い、サイトにアップロード。その後、編集を行ってから公開するなど、作成から公開までに複数のツール、工程が必要になっていた。

「Teachmeを導入してから、PCの前に座って改めてマニュアル作成をする必要がなくなり、隙間時間を活用できました」。作業をこなしながら写真を撮影しTeachmeにアップロード。編集時は、撮影した順番で並んだ写真に加工、コメントを加えていくのみ。撮影と編集・公開と工程が大幅に削減できると共に、Teachme上で完結できることから電車や業務の“隙間時間”を活用できるほか、作成から公開までが約20分まで短縮できたと言う。


マニュアルは自分たちの“当たり前”を再確認できる

杉本さんは今年度、“スキャンマン”を増員して拡大をしていくと語った。裁断機やスキャナーの使いかたなど質の均一化にはマニュアルの存在は不可欠。また、マニュアルの充実、整備はそのまま企業の人“財”の充実にも繋がると語る。

「自分たちのことは自分たちが一番わかっているものです。しかし、他人が入れば『わかっていること』をわかってもらえるよう伝えなければなりません。企業が成長していくにはアルバイトも含め、さまざまなスタッフの力を借ります。その時に、足場となる“マニュアル”が存在すれば、新しく参加したスタッフもすぐにベテランメンバーと同じ”基準”、“知識”を持って業務にのぞめます」

スタートアップは少人数で気心の知れたメンバー同士で事業を行うことができる。一方で、自分たちの“当たり前”が社会的な“当たり前”とズレてしまい、新規メンバーが参加できない“空気”ができてしまう可能性がある。マニュアル作成は発信する意味だけではなく、自分たちの“当たり前”と社会的な“当たり前”を再確認するためにも重要な意味を持つと杉本さんは語ってくれた。


担当のアルバイトが現地での作業をスムーズに行うためのマニュアルが揃っている。

担当のアルバイトが現地での作業をスムーズに行うためのマニュアルが揃っている。

スキャナーの準備マニュアル。スマホで閲覧できるので現場でも作業に迷うことがなくなる。

スキャナーの準備マニュアル。スマホで閲覧できるので現場でも作業に迷うことがなくなる。

Teachmeなら決済方法変更など重要なマニュアルが即全国のアルバイトに展開できる。

Teachmeなら決済方法変更など重要なマニュアルが即全国のアルバイトに展開できる。

マニュアル”の持つ懸念を払拭し、可能性を広げたTeachme

旧来、マニュアル作成は多くの手間がかかり、整備しづらい背景があった。その理由は、作成の手間に対して効果が理解しづらい点にある。誰が見たのか、また実際に業務で役立ったのか。作成に時間をかけるほど“効果”が要求される、しかし可視化しづらい“効果”では、整備する意味を見失ってしまう。
しかし、杉本さんはTeachmeでマニュアルの作成時間を短縮し、公開後、閲覧者から出てきたアクションに発信者が即座に対応できる。“手軽さ”により、マニュアルを一方通行なものにせず、双方向で作り上げていくことができ、マニュアル整備に抱く懸念を払拭していると語った。「マニュアルは企業の足場となる」、これは「誰かに役に立った」以上に大きな“効果”となるのではないだろうか。
“スキャンマン”は2014年春に増員し、チャネルの拡大を狙う。スキャンマンを育てていく中で、杉本さん自身の仕事量も増えていく。マニュアル作成は小さな手間となるが、一度作成してしまえば、その後も継続して生かすことができる。目の前の業務をこなすためだけではなく、大きな目標を実現するためのマニュアルの意味。“企業家”ならでの視点でTeachme、ひいてはマニュアルの新たな活用方法を教えてくれた。

左から杉本さん、大内さん、取締役副社長の金さん

左から杉本さん、大内さん、取締役副社長の金さん

(山川譲)


CORPORATE PROFILE
会社名 スキャンマン株式会社
URL http://www.scanman.in/
所在地 東京都渋谷区代々木1-38-7 川本ビル3階
事業内容 派遣型スキャン・お預かりスキャン