日本で求められる人材をタイから紹介
―— 新型コロナウイルスの影響で渡航が遅れたと伺いました
もともと大学卒業後の2020年４月から、タイ国内における人材紹介やレンタルオフィス事業などを展開する「PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) 」で働く予定だったのですが、当時は感染拡大の真っ只中。渡航予定日にタイの入国ができなくなり、その影響により日本の支店に属して１年ほどリモートにて研修を行っていました。そして、晴れて今年の４月からタイでの勤務が始まりました。
―— タイではどのような業務を担当するのでしょう？
私は PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) のグループ会社であり、タイから日本に向けた人材紹介を行う「THAI NIPPON FELLOWSHIP RECRUITMENT」の新規事業部にも所属しています。ノウハウが確立されたタイ国内の人材紹介事業と比較すると、まだまだこれからの事業ではありますが、どのようにすれば皆さまに利用したいと思っていただけるサービスになるのか、模索しながらベストな方法を見つけていきたいと考えています。
※PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER (THAILAND) の紹介記事はこちら
日本での研修期間にTeachme Biz でタイ業務の事前準備！
―— 日本での研修期間にTeachme Biz を活用していたのだとか
実際に使用したのはタイ入国前の１ヶ月ほどだったのですが、タイ法人の社内体制や就業規則、手続きの流れといった基本情報がTeachme Biz のマニュアルに落とし込まれていたので、一つひとつ自分で内容を確認することができました。また、人材紹介に関わる業務などもマニュアル化されていたので、それを見ることで日本にいながらタイで働く具体的なイメージができましたし、私が所属する新規事業部にも共通する内容があり、しっかりと心の準備ができたのはTeachme Biz のおかげだなと感じます。タイで業務が始まってからでは他に覚えるべきことがたくさんあるので、事前に基本的なポイントを頭に入れられたことは現場での業務習得のスピード向上にも繋がりますよね。
もし業務内容を失念してしまったとしても、キーワードを検索すればすぐにマニュアルが探せますし、自分だけですぐに基本に立ち返ることができる点も魅力だなと感じました。
長く勤めている人の“当たり前”をTeachme Biz でマニュアル化
―— マニュアル作成もすでに自ら行っているのでしょうか？
私自身が来タイして感じた体験をもとにマニュアルを作りました。タイでの業務が始まってすぐ、社内のプリンタの使い方が分からなかったんです。Teachme Biz でマニュアルがあるか検索したところまだ無かったので、それなら私が作ってみようと。
説明のために必要な写真を携帯で撮り、それをすぐにTeachme Biz のマニュアルに落とし込んで5分ほどで完成しました。私にとってTeachme Biz は初めて触れるツールでしたが、決められたフォーマットがあるので操作が本当に簡単で、つまづくことなく作ることができました。実は使用する前まで、どのデバイスでも見やすい反面、作る側は大変なのでは…と心配だったのですが、「作りやすいし、見やすい」 と双方にとってメリットのあるツールなのだと実感しました。
出来上がったものを上司に確認してもらった際に「気づいた点はどんどんマニュアル化していきましょう」と言ってもらえたので、今後も積極的に実戦していきたいと思います。
※小林さんが作成・公開したマニュアル例
【パーソネル/お客様向け】コロナ禍のタイ渡航に関する情報まとめ(2021年4月30日時点)
https://teachme.jp/88343/manuals/11885522/
完璧を目指さず、50%でも「まず作る」ことで新たなマインドセットを
―— 実際に現場に立って感じたことはありますか？
前述したプリンタの例もそうですが、長く勤めている方々にとって“当たり前”になって見落とされている可能性がある業務こそ、新入社員の私の視点で気づき、マニュアル化を提案できると感じました。私が疑問に思うことは、後から入社する人たちも同様に感じると思いますし、私の時点でマニュアル化しておけば、次の人が混乱したり、誰かに聞いたりということを繰り返さなくて済むなど、いいことだらけではないでしょうか。
それに、マニュアル作成にあたりStudist(Thailand) から頂いたアドバイスも私にとっては大きかったです。「完璧なマニュアルである必要はない。最初は50%の完成度でもいいからマインドセットを構築することが重要」と言っていただけたことで、マニュアル作成に対する肩の力が抜けました。完璧を目指すと時間も比例して増えてしまいがちですが、日常的に活用するTeachme Biz はそういったツールではないと思いますし、肉付けは後からいつでもできるなと。
―— 今後、Teachme Biz をどのように活用していきたいですか？
社内で日常的に登場する基本的な操作や業務などはもちろんのこと、現時点でまだ存在しておらず、私自身が現場で悩んだマニュアル作成〜公開までのステップ（誰に確認し、共有していけばいいか）という「作るまでの手順」もマニュアル化していきたいと考えています。
また今後、新たな業務にあたる際はその一つひとつのステップがTeachme Biz のマニュアル化へと繋がるとイメージできるので、現場の記録を撮影やメモしておこうと思いますし、そうすればすぐにマニュアル作成に移れる。作成スピードがさらに上がっていくのではと期待しています。