タイ初の日系企業向け人材紹介会社として創業から27年
—— 事業概要をお聞かせください
弊社は1994年に、日系企業に向けたタイ人及び日本人の人材紹介会社としてスタートしました。当時のタイには同様のサービスがなく、現地の日系企業の方々が「スタッフを雇ってもすぐに辞めてしまう」という悩みを抱えていた背景があり、それならば私がと一念発起。その場しのぎの採用ではなく、求職者も求人側も納得できるよう、“人と人”で向き合う人材紹介をモットーに事業を続けてきました。
—— 現在は人材紹介以外の事業も展開しているのだとか
前述した人材紹介の他、グループ会社を通してタイ語・日本語・英語の翻訳、レンタルオフィス「OFFICE23」運営、通訳者・会計事務等の短期派遣業務、日本人・タイ人向けセミナーの開催、ビジネスコンサルタントを行っています。グループ全体のスタッフは約80人となり、ありがたいことに年々その規模は拡大しています。
事業拡大に伴い多様化していった業務をTeachme Biz で統一
—— Teachme Biz を導入した経緯とは？
導入を開始したのは2019年末でした。その１年ほど前にStudist(Thailand) 代表の豆田さんとお会いしており、そこでTeachme Biz というサービスを知ったのですが、当初は目の前の業務に追われていたため、すぐの導入には繋がりませんでした。
しかし、その間にスタッフの入れ替わりや社内体制が変動したこともあり、現場での実務のやり方が担当者ごとで異なるなど業務が属人化しているという問題が浮き彫りになっていきました。今後、より良いサービスの提供を目指すためにはそういった問題を一つひとつ解決していかなければいけない。それぞれの業務を統一し、かつ高いクオリティでサービスを平準化していかなければ…。そう危惧していた際にTeachme Biz が頭に浮かび、改めてそのメリットや導入コストなどの説明を受け、導入に至りました。
PERSONNEL CONSULTANT MANPOWER(THAILAND) CO., LTD. Managing Director 小田原 靖様
—— 新型コロナウイルス感染拡大当初に、Teachme Biz を用いたデリバリー紹介ページを作成したと伺いました
コロナの影響はさまざまな業界にダメージを与えましたが、その中でも特に店内営業停止の規制が出た飲食店の方々の苦しむ声が私のもとに届いていました。それぞれデリバリーに切り替えて営業を続けていましたが、少しでも情報発信の手伝いができればと作ったのが、47店のデリバリー情報を載せた紹介ページ「みんながヒーロー！！」です。こうした咄嗟のアイディアをすぐカタチにできたのもTeachme Biz があったからこそでした。
※飲食店デリバリー情報ページ「みんながヒーロー！！」
https://teachme.jp/88343/manuals/8316587
各部門の業務を洗い出し、Teachme Biz で業務を平準化
—— 実際に利用してみて、Teachme Biz が魅力的だと感じる点は？
やはり手軽に、かつスピーディーにマニュアル作成ができる点が一番でしょう。これまでもエクセルやパワーポイント、ワードなどで部門ごとの業務をデータとして残してはいたものの「見やすさ」を意識して作られたものではなく、せっかく時間をかけて作っても誰にも見られず眠っている状況でした。また、そういったデータは制作者の作りやすいようにできているため、第三者が少し手直ししようといじっただけでデータ内の文字がズレたり画像が消えてしまったりと扱いづらいものでした。
けれど、Teachme Biz では最初からフォーマットが設定されているので誰が操作しても等しく高い完成度を保つことができる。さらに画像や動画を簡単に挿入でき、文字が並ぶだけだと流されがちな情報も視覚的に捉えることができる。これは、業務内容の統一・平準化を目指す弊社にとって最適なサービスだと感じました。
—— 現場スタッフの反応はいかがですか？
まだ全体で活用し切れているわけではないのですが、過去に製造業勤務でマニュアル作成の手間や大変さを痛感していたスタッフはTeachme Biz のあまりの容易さに「マニュアル作成＝非常に面倒な作業というマイナスな印象が消え去った」と驚いていました。
Y LINK CO.,LTD. KOKOKARA CO.,LTD. Senior manager 松本 裕美様
—— 新しいスタッフが入った際にも重要な役割を担いますね
27年の間に何度もスタッフの入れ替わりを経験しましたが、Teachme Biz 導入前は前任・後任者同士の直接的な引き継ぎが主でしたし、そのほとんどは勤務期間が重ならない場合が多く第三者を介して業務の説明を行ってきたため、人によって説明にズレが生じていました。しかし、Teachme Biz で作成したマニュアルがあれば、人を介さなくとも常に正確な業務内容を伝えることができ、新人教育にかける時間も大幅な短縮が可能です。
現在は、それぞれの部門で行ってきた業務一つひとつを各スタッフにヒアリングし、マニュアル化している最中ですが、新人スタッフが研修期間に覚えるべきことや習得すべきこともマニュアルに落とし込んでいき、業務への理解度を測る指標としても活用していきたいと思います。
人材紹介・レンタルオフィス・翻訳部門それぞれの業務をマニュアル化へ
—— 具体的には各部門でどのように活かされているのでしょう？
Teachme Biz の活用がもっとも進んでいるのは、レンタルオフィス「OFFICE23」です。こちらは日本人スタッフが常駐し、日系企業の皆さまがタイでの事業立ち上げ当初に構えるオフィスとしてご利用いただいているのですが、そこでの業務は現場の日本人担当者により業務マニュアルはひと通り完成しました。業務内容が契約書や請求書の作成、領収書の発行、契約更新の連絡などルーティーンワークが中心であることも、マニュアル化が進んだ理由でしょう。
マニュアル作成後に入社した日本人スタッフに早速、マニュアルを通して業務の流れを確認してもらったのですが、こういった手順は初めてだったにも関わらず「特に疑問が生じることなく業務内容を理解でき、またTeachme Biz の操作もシンプルで簡単だったためスムーズに適応できた」というフィードバックをもらいました。このスタッフはまだ入社して３カ月ほどですが、すでに上司と確認しながらマニュアル内容をアップデートする役割を請け負っています。また、これまで指導する側だったスタッフも「何回も教えなくて済むようになり、自分の業務に集中する時間が増えた」と喜んでいます。
今後は、初めて利用する方へ向けた案内など頻繁に問い合わせを受ける内容に関しても、マニュアル化する予定です。そしてTeachme Biz を使った体制がしっかりと整った際には、これまで現場に付きっきりだったスタッフに営業の役割も任せていきたいと考えています。マニュアルに頼る部分と、人の手で実行する部分の住み分けが明確になったこともTeachme Biz を導入して良かった点です。
BTSアソーク駅からOFFICE23の行き方
https://teachme.jp/88343/manuals/7660737/
—— 他の部門ではどうでしょう？
人材紹介はもともと勤務年数が長いスタッフが多く、それぞれの頭の中に業務内容が把握できていたことにより属人化が進んでしまっていたのですが、最近ようやく各業務内容の洗い出しが終わり、マニュアル作成の段階へ入りました。業務をどんどん「見える化」していくことで一人ひとりのパフォーマンスのバラつきを解消し、サービスの底上げを図っていきたいと考えています。そして次の段階になりますが、採用ステップの中での基本情報やスケジュールなどのお知らせといった共通業務をマニュアル化し、業務効率を上げていきたいです。
翻訳部門（タイ語・日本語・英語）ではマニュアルが完成し、現場での活用度を高めていく段階です。翻訳は案件によって表現の仕方やテイストが変わるのですが、その土台となる基本ルールや業務の流れなどはマニュアルを通してどんどん共有していきたいと思います。
Teachme Biz を社外への告知や案内、情報共有へ発展させる
—— 今後の展望をお伺いできますか？
まだまだ社内でTeachme Biz の活用に対する足並みが揃えられていないので、まずは日本人・タイ人問わずしっかりと全員が利用できる体制を構築することが最優先。現在は移行期間のため、過去のアナログなやり方とTeachme Biz が併存している状態になっていますが、しっかりと一本化できるよう現場での話し合いを増やし、会社全体の業務効率化・サービスの底上げを目指していきます。また、ゆくゆくはお知らせやご案内、サービスの利用方法など社外に向けた活用へと発展させていきたいと思います。