株式会社日通総合研究所 経営コンサルティング部 飯塚 希翔 様
ユーザーガイドも社内マニュアルもかんたん作成
———導入の背景を教えてください。
この度、2015年10月から社内の新規事業としてスマートフォンとWebサービスを組み合わせて倉庫内の作業をデータ化できる、「ろじたん」という物流事業者向けサービスを開始しました。倉庫ではピッキングや梱包、検品といった様々な作業が行われていますが、これらの作業を定量的に分析するにあたりデータ化しようとすると、従来の方法では労力を掛け手作業で集計するか、高額な測定機器の導入、既存システムの改修などの必要があります。しかし、「ろじたん」に必要なのは一般的なAndroidスマートフォンとWebブラウザだけ。簡単に・安価に・すぐに作業実績をデータ化することが可能です。
このろじたんで使われるAndroidアプリやWebアプリのユーザーガイドを整備するにあたり、元々はOffice系ソフトを利用しようと考えていましたが、作成の手間やバージョン管理などが煩雑になってしまうこともあり、もっと簡単に作成・管理できる方法を探していました。
そんな時に他社クラウドサービスのマニュアルとしてTeachme Bizを使っているのを見つけて、「これはうちでも使えるのではないか」と思い、試してみることにしました。ろじたんのユーザーは全員Androidスマートフォンを持っているので、わざわざ紙のマニュアルを印刷してもらうより、手元でTeachme Bizを見てもらえますし、作る側もスマートフォンだけでさっとマニュアルを作ってURLで共有できるところも良いと思いました。Teachme Bizは新しいサービスということで、はじめはユーザーサポート面に不安がありましたが、実際には問い合わせへの回答も早く、安心して導入することができました。
———ユーザー向けマニュアルとして使っているのですか？
ユーザー向けだけでなく社内でも活用しています。ユーザー向けはAndroidアプリやWebアプリのマニュアルがメインです。電話による口頭説明ではなかなか伝えにくい操作も、Teachme Bizなら画像で説明ができるので、すぐに理解していただけます。作成も簡単なので、問い合わせがあったその場ですぐにマニュアル化し、公開するようにしています。
「ろじたん」のユーザーガイドの一例。現場で使うモバイル端末でもマニュアルを閲覧できる
頻繁に更新される運用マニュアルにも対応でき、チーム内の混乱が減少
社内向けには、主に運用マニュアルの共有ツールとして活用しています。新規事業の立ち上げ時やスタートアップ企業はどこもそうだと思いますが、最初の業務設計通りにいくことは稀で、状況にあわせて逐次業務フローを見直していく必要があります。グループウェアやファイルサーバーで情報共有をしてはいるものの、どこにどの資料があるか分からなくなったり、最新版がどれかわからなくなったりしていたのですが、Teachme Bizの導入で、最新の状態で運用マニュアルを共有・閲覧できるようになり、混乱が減少しました。
———運用マニュアルというと、具体的にどのようなものでしょうか？
「ろじたん」ではアプリやシステムだけの提供だけではなく、スマートフォンなど必要な機材のレンタルも弊社から行っています。その入出庫や在庫管理などの作業やCRM情報登録などの社内システムの操作についてマニュアルを作成しています。新規事業ということもあり、ゼロからやり方を考えマニュアル化する必要がありました。試行錯誤しながら進めているため、一旦やり方を決めたあとも、変更があればその都度更新するようにしています。この点にもTeachme Bizの更新のしやすさが活かされていると思います。
Teachme Bizは、このような事業立ち上げ期の混乱が発生しやすい環境で業務を定着させるには、効果的なツールです。ファイルサーバーや個人のパソコンに資料が散在してしまうより、Teachme Bizで”とりあえず”でも良いから業務メモを作って共有しておく。それを日々の業務でアップデートして「運用マニュアル」に育てていく、というイメージです。
ワークメモ感覚で、気軽にやり方をシェア
———マニュアル作成はどなたが担当しているのですか？
最初はプロジェクトメンバーが担当していましたが、現在は最近チームに加わった事務スタッフが主に作成しています。写真へのマークの書き込みなど、直観的な操作で作れるので、マニュアル作成が楽しいと言ってもらえています。「フォルダ」や「トリセツ」など、馴染みやすい言葉で構成されているのも良いのだと思います。「Excelで業務仕様書を作って」と言われると我々コンサルタントも身構えてしまいますが、「Teachme Bizのトリセツつくって」と言えば堅苦しくないですし、気軽に業務をシェアできますよね。
Teachme Bizの機能はシンプルでわかりやすいのは良いですが、活用するには一部運用自体をツールにあわせる必要はありました。例えばTeachme Bizのマニュアルでは業務フローの分岐を表現できず、不便に感じましたが、当社ではマニュアルを分岐ごとに分割して、それぞれにハイパーリンクを貼ることで解決しました。
———今後の展望を教えてください。
ユーザーガイドに関しては、まだマニュアルの数が少ないので、これからどんどん充実させていきたいと考えています。ユーザーの声を聞きながら、要望の強いマニュアルの追加・閲覧数の少ないものの更新などを行っていく予定です。社内の運用マニュアルに関しては、今後の事業拡大やメンバーの増員も見据えて、定型の業務についてはTeachme Bizさえ見れば誰でもできるという環境を整えていく予定です。