3ヶ月で750点をリリース!
ユーザー向けマニュアルをTeachme Biz で一新

  • IT・情報通信業
  • #100名以上500名未満
  • #外国人スタッフの教育
  • #顧客用マニュアルの整備
  • #顧客サポートの効率化
導入目的 現地スタッフが理解しやすく、何度も活用できるマニュアルの作成
課題 既存ユーザーへのフォローアップ、分かりづらいFAQ
効果 マニュアル作成の大幅な時間短縮、問い合わせ数の減少

ユーザー数450万人超のグループウェア「desknet’s NEO」がASEAN進出

——タイは海外2拠点目だと伺いました

日本本社が展開するグループウェアサービス「desknet’s NEO(desknet’s NEO)」の海外市場開拓・販路拡大として 2019年にマレーシア法人、その2年後にタイ法人「NEO THAI ASIA」が開設されました。desknet’s NEOは現在450万人を超える方々にご利用いただいており、スケジュール管理や文書確認などに加え、議事録やアンケート機能など業務効率化とコミュニケーションの円滑化を図る27のツールが特徴です。
弊社は人口減少の一途を辿る日本市場を補填するべく近年、海外展開に力を入れていますが、その第1号であるマレーシア法人の立ち上げ人として白羽の矢が立ったのが、当時本社で5年勤務し、技術者として経験を積んでいたマレーシア人のアイエマンでした。私は以前にタイ、マレーシア、シンガポールにてITビジネスの経験があり、2020年4月に日本本社に入社しASEANビジネスの立ち上げを開始しました。現在、マレーシアとタイそれぞれに営業・サポート・マーケティング・アドミンの4チームがあり、私はその全体を統轄する立場となっています。

——ASEAN のどういった点に勝機を感じたのでしょう?

ASEAN、特にタイはここ10年ほどで産業高度化・IT化が進み、近年は国としてDX(デジタルトランスフォーメーション)普及に力を入れるなど、その成長には目を見張るものがあります。以前は安い人件費で「質より量」のビジネスを展開してきた企業も少なくありませんでしたが、今は人件費の高騰に比例して「量より質」の時代が到来しています。少ない人数でも現場を動かせる優秀な人材はもとより、誰でも安定したパフォーマンスを発揮できるツールが今、求められていると感じますし、その需要にdesknet’s NEOなら応えられると思っています。

「既存ユーザーが使い続ける」フォローアップ体制の構築へ

——Teachme Biz 導入前に抱えていた課題は何だったのでしょう?

desknet’s NEOはメインとしてサブスク型の販売形態(定額制)をとっているのですが、その売上基盤になるのが「新規ユーザーの獲得」と「既存ユーザーの維持」です。特に、desknet’s NEOのような広く社内業務に関わるツールは、一度導入していただくとご利用が長期化しやすい傾向にあるため、既存ユーザーの維持はより重要な役割を担っています。マンパワーがあれば各企業に特化したサポートサービスのご提案ができますが、弊社はまだ駆け出しです。リソースの数に限りがあるので、一度作ってしまえばその後の同じような場面で何度も活用できるマニュアル作成のためのツールを探していました。

実際のマニュアル

また、desknet’s NEOをご利用いただいている方々に向けたフォローアップとして、WEBサイト上にFAQを設定しているのですが、恥ずかしながら、ユーザー目線で作られているとは言えず、文字だけで分かりづらいという課題もありました。それらの課題を解決できる方法を探している際に、知人から紹介されたのがTeachme Biz でした。もともとその名前は耳にしていましたが、具体的な特徴や現場での利点などを突き詰めて考えたことはありませんでした。けれどその使用方法を説明されるやいなや、「自社にとって非常に魅力的なツールだ」とその場で契約を決めました。

——予算面の懸念はなかったのでしょうか?

新たに発生する経費に対しては常にシビアな目で検討していますし、Teachme Biz のイニシャルコストは通常だと渋っていたと思いますが(笑)、導入後のメリットが明確に見えていたので躊躇なく決断することができましたね。

ローカルスタッフが受け入れやすい「使いやすさ」「更新のしやすさ」

——導入の決め手を教えてください

自社の課題解決に直結することは前述させていただきましたが、機能として惹かれてたポイントが2つあります。まず1つは、Teachme Biz 最大の特徴でもある「操作の簡易性」です。こういった新たなツールを会社として導入する場合、特に海外では現地スタッフが理解できるかどうかが、効果的な運用に繋がります。つまり、スタッフとの溝が生まれない、使いやすいツールが最優先事項だと考えていました。その点、Teachme Biz は難しい操作が不要ですし、また社内スタッフへの使い方の説明の際にも視覚的に伝えられるため溝ができることなく浸透していくだろうと予想することができました。
そして2つ目は「更新のしやすさ」。これまでは更新が起きるたびにファイル分け・フォルダ分けをするなどバージョン管理を行ってきましたが、更新頻度が高いこともあり、最終的にファイル数が多くなって現場では混乱が生じることもしばしば。Teachme Biz に切り替えたことで、今アップロードされているデータが常に最新情報だという共通認識ができ、迷うことなく正しい情報を共有することができると感じました。「思い立った時にすぐ答えがある」という環境づくりが自ずと構築できる点も決め手の1つでした。

約3ヶ月で750点の操作マニュアルが完成!

——導入後、Teachme Biz を使って現場でどう活用したのでしょう?

導入してからまだ約3ヶ月ですが、日本語・英語・タイ語それぞれでdesknet’s NEOの操作マニュアルを延べ750前後を作成しました。仮にパワーポイントで作ったとしたら、2年はかかってしまうんじゃないかと思うくらいの量がありましたし、各スタッフが通常業務との並行作業だったにも関わらず、こんなに早く完成させるとは本当に驚きました。現場スタッフにとっても、相当使いやすいんだなと感じました。これまでは月80〜100件あったユーザーの皆さんから頂くお問い合わせに1件1件メールや電話で対応してきたのですが、Teachme Biz のマニュアルができたことで問い合わせの数が減少でき、それと同時に、対応に割かれていた時間も大幅に短縮できるのではと期待しています。

——ローカルスタッフの反響や手応えは?

マレーシア法人を率いるアイエマンによると、みんな一様に「作りやすい」「使いやすい」という声を上げていると聞きました。「レイアウトなどデザインに関わることを一切考えなくていいので、サクサクと作れることができるんです。また、マレーシア人は説明を読むことが苦手な人も少なくないので、ビジュアル重視で“情報を見せることができると”いう点も現地にマッチしていると感じます(アイエマンさん)」。

半永久的な会社の財産をTeachme Biz で積み上げる

——今後の運用プランがあれば教えてください

Teachme Biz を使い始めたことで、今まで業務マニュアルの作成時に発生していた生産性のない作業・時間を見つめ直し、会社として解決することができました。こういった作業・時間に気づいていながらも、「目の前のことで手いっぱい」「新しいツールを浸透させる余裕がない」といった理由で解決できていない方々がいらっしゃると思いますが、長期的な目で会社の成長を考えれば、Teachme Biz を現場で運用していくことが経費削減(一人当たりのマンパワー向上)や業務効率向上、共通スキルの底上げといった形として会社の財産に変化していくと感じました。業界や会社規模などに関係なく、すべての企業に当てはまるツールではないでしょうか。
弊社の次のステップとして考えているのは、機能別で分けられた既存の操作マニュアルを場面ごとに置き換え、ユーザーの皆さん目線でイメージしやすく、使いやすいものにしていくことです。この他、社内情報の共有や人材育成の場面にも活用していきたいと考えています。

会社名 Neo Thai Asia Co., Ltd.
URL https://desknets-th.com/jp/
所在地 22 Jasmine Building, Room No.33, 12th Floor, Soi Prasanmitr,
Sukhumvit Road,North Klongtoey, Wattana, Bangkok 10110
事業内容 パッケージソフトの販売、クラウドサービスの提供

事例一覧に戻る