モリトモタイランドは、グローバルとローカルをつなぐディストリビューターです。主な事業はスキンケアおよびパーソナルケア製品の輸入販売です。日本の親会社である森友通商株式会社は、1854年（安政元年）に設立され、モリトモタイランドは2009年に設立されました。現在、タイでの従業員数は42名です。
今回は、人事総務部責任者Ness様と営業部シニアセールスのBoat様にTeachme Bizの活用状況、効果、将来の活用計画についてお話を伺いました。

Teachme Bizの導入きっかけ

Ness様（以下、Ness）　当社には、標準化された具体的なマニュアルがありませんでした。新入社員の教育は、口頭やOJT、あるいはパワーポイントなどで各自が作成したノートを見せる方法で行われていました。教育内容は担当者に依存しており、定められた内容と異なる場合がありました。また、会社の成長とあわせて、会社としては、従業員が様々なことに対応できるようマルチスキルを身に着けてほしいと思っています。この課題解決と要望を実現するために、Teachme Bizを導入することに決めました。

導入前の課題

Ness　長く勤めていても、たまにしか発生しない業務を忘れることがあります。作業内容がわからず、中断してしまったり、ノートを確認する必要がありますが、どこにノートがあるか分からず探すことに時間がかかることもあります。新入社員が入社した場合でも、前任者が教える時間がなかったり、うまく引き継げないこともあり、前任者が退職すると、その人が蓄積したノウハウが失われることもあります。

しかしTeachme Bizを導入してからは、公式な手順書をすぐに見つけられるようになりました。また、新入社員が入社したら、公式な手順書をまず見せるようにしています。そうすることで実際に現場に入ってもすぐに慣れ、作業に取り組むことができるようになります。早期に作業に取り組めるようになることで、改善点や新しい取り組みなどのアイデアが生まれることもあります。また、新入社員から手順書のフィードバックをもらうことで、手順の改善にもつながるので、非常に効果的だと感じています。

Boat様（以下、Boat）　今まで働いていた他の企業の教育方法だと、口頭で教えられてあとで見返せるように自分たちでメモを取ることが多かったです。そうすると、教えられるべきことが抜けていたり、間違った理解でメモを取ることもありました。トレーニング後に手順を忘れることがあれば、指導者や上司にもう一度教えてもらったり、時間がなければ、自分で思い出して作業しなければならないこともありました。

しかし、モリトモタイランドでは、事前にTeachme Bizで作業内容を理解してから現場に入ります。手順書で理解するので、抜け漏れがなくなりました。どこでも何回でも確認できるので、失敗を避けることができます。この方法を取り入れたことで、作業内容の把握がより確実になり、生産性が向上したと感じています。

(写真左) Kattareeya Takamthiang様 (Ness), HR & General Affairs Senior Officer | (写真右) Channut Wuttichalermwat様 (Boat), Senior Sales Executive

Teachme Bizをどの部門で活用していますか

Ness　現在、総務、デザイン、マーケティング、営業、輸出入、オンライン営業のバックオフィスのメンバーはほぼ100％Teachme Bizを活用しています。1～2名しかいない部門もあるため、誰かが不在でももう一人が対応できるように、手順を共有することが重要です。たとえば経理部では、かつてはオフィス系プログラムで手順をまとめていましたが、フォーマットがバラバラで分かりづらく、更新もできていませんでした。しかし、Teachme Bizを導入したことで、プログラムの使い方、お客様への連絡方法、書類の作成方法など、全ての業務の手順をSOPで共有することができるようになりました。これにより、誰かが不在でも他のスタッフが書類作成やお客様対応ができるようになりました。輸出入部でも、海外からの請求書の確認方法、関税関連の書類の準備、FDAに提出する書類の準備方法などの手順書を作成しています。

Boat　営業部では、お客様ごとに異なるニーズに合わせた提案や対応が求められます。そのため、記憶に頼ることができず、失敗のリスクも高いという課題がありました。

そこで営業部では、お客様ごとに作業フローを作成し、共有することで、スムーズかつ正確な業務の実行を実現しています。具体的には、各お客様の連絡先や問い合わせ内容、製品の提案の流れ、契約書の取り扱い、配送の流れなどを明確にした手順書を作成しています。

SOPのサンプル

知識を世代から世代へ

Ness　我々の会社は若手もいればシニアの従業員もいます。もちろん、それぞれの得意分野が違います。シニア世代の従業員は問題解決のスキルや交渉スキルが高いものの、ITツールを使うことはあまり得意ではないことが多く、SOPの作成が進まず、若手に知識を共有することも少なかったです。しかしシニア世代でもスマホは使いこなせるので、スマホで簡単に作成できるTeachme Bizであれば問題なくSOPを作成できるようになり、現在では少しずつ知識を共有できるようになってきました。

SOPを使ってもらうためにどう促進しましたか

Ness　導入当初は不安でした。従業員だけでなく、私たちも「何を作ればいいのか分からない」という状態でした。そこで、デイリー、マンスリー、3か月ごとの作業をメモしてもらうことから始めました。全業務を洗い出した結果、何を作る必要があるか、何を作らなくてもよいかが明確になりました。現在、すべての部署のSOPが完成しました。作成が完了した後は、複合機操作のSOPのQRコードを必要な場所に貼るなど、活用を促進するための取り組みを開始しています。スキャンするだけで、使用方法が表示されるので便利です。休暇中に他の従業員に代理で作業を依頼する必要がある場合には、SOPがあれば作業内容を簡単に伝えられるため、安心して休むことができます。このように、Teachme Bizの便利さが従業員に伝わると、彼ら自身がSOPを作り出すようになります。

QRコードをスキャンしてSOPを確認

従業員の理解の確認に活用

Ness　SOPは、担当者が作成した後に上長に確認してもらいます。新入社員の教育が終わった後には、新人にSOPを作成してもらい、理解度をチェックします。このシステムにより、新人が業務をどの程度理解しているかをすぐに確認できます。

将来の活用計画

Ness　現在、SOPの完成度は60％程度です。100％完成後には、各従業員にマルチスキルを持ってもらうことで個々の能力を向上させるため、ジョブローテーションを実施する予定です。