広島市を中心にスーパーマーケット事業を展開する株式会社万惣様。1960年の創業以来、「より良い品をより安く」という理念に集中し続けてこられました。例えば、生鮮品の加工業務等をプロセスセンターに集約し、各店舗の人件費を抑えることでも理念を実践されています。

万惣様ではディスカウントスーパーalzoなどの店舗でのTeachme Biz導入を皮切りに、本社やプロセスセンターの役割を担う関連会社クリアバリュ―にも利用を拡大されてきました。

今回は主に店舗での活用方法のほか、導入前後の変化や今後の活用ビジョンなどについて、店舗運営部 統括責任者 中村 友彦 様、業務システム部 三浦 真名美 様にお話を伺いました。

Teachme Bizは新人教育における理想のツール

――導入の背景を教えてください。

中村様（以下、中村）　導入前の店舗においてはマニュアルもなく、作業の方法や手順に個人差がありました。それでは標準化も、単純化も、差別化もできません。当時はマニュアルにどれだけ労力や時間、費用をかけられるか、取り組んだとしてもうまくいくかどうかが分からない状態だったので、まずは紙ベースのマニュアルを作ることにしました。

Office系ソフトで作成してはみたものの、作業手順が多いと複雑になり、どうしても文字数も増えてしまいます。もっと分かりやすくできないかと考えるなかで、紹介していただいたのがTeachme Bizでした。

株式会社万惣　店舗運営部　統括責任者　中村 友彦 様

――導入の決め手はどんなところでしたか？

中村　マニュアルの文字数が増えると読むのが大変だと言う声が聞かれたため、文字を減らす努力やフローチャート・写真を使うといった工夫もしましたが、その分作る側の負荷が大きくなってしまっていました。

しかし、Teachme Bizなら動画で表現できるので、よりイメージしやすいマニュアルが作成できます。いざ使ってみると簡単で、時間短縮という面でも、大きなメリットでした。

また、欲しかったキーワード検索の機能があり、スムーズに運用できそうだとも感じました。それは、まさに私が追い求めた“新人教育における理想のツール”だったわけです。

高頻度な更新情報の周知もスピーディーに

――具体的な活用方法について教えてください。

中村　マニュアル作成の体制として、当初は2名で当たっていましたが、現在（2022年1月）は1名で行っています。店舗マニュアルは535、青果・精肉・鮮魚・惣菜・プロセス管理は関連会社クリアバリュ―のものも含めると469となり、総数で1555に及びます。

カッターナイフの取扱方法のマニュアルから、身支度の仕方やタイムカードの打ち方といった全員にかかわるもの、レジ業務や万惣カードの受付、陳列、清掃、商品の包装や精肉の方法など部門ごとのものまであり、新規出店や新人採用の場面で使われています。また、同じ作業でも確認すべきところが違うので、管理職用とパート・アルバイト用では異なります。

新しい機械を導入したときや店舗のスマートフォンに新しい機能が増えたとき、使っている機材にトラブルがあったとき等にもTeachme Bizは活躍します。キャッシュレス決済のバージョンアップにより変更になったレジの操作方法やトラブル発生時の対処方法など、更新頻度の高いレジ関連の情報なども迅速に周知できるようになりました。

動きが複雑な作業は、まず動画で流れを掴み、その後各動作のポイントを抑えられる構成にしている。

――更新情報はどのように周知されているのですか？

中村　更新が発生した場合は、マニュアルのURLを社内メールで全店長宛てに送信し、各店長が業務にかかわるスタッフに周知するのが、基本となるルールです。季節ごとの旬な商材の取扱方法といった、忘れられがちな年に1度しか作業しないマニュアルも、タイミングを見て再送するようにしています。

店長は1日5回メールを確認する規則があるので周知もスムーズです。また、各店舗にノートパソコン1台、デスクトップパソコン1台、休憩室にタブレット1台を設置し、Teachme Bizをチェックしてもらえるようにしています。

――社内浸透においてはどんな工夫をされましたか？

中村　当社には独自の業務書類も存在するため、それぞれ探して見るとなると少々不便です。そのため独自のインデックスページを作り（下画像参照）関連するものは集約するようにしています。Teachme Bizで作成したマニュアルには個別でURLが付与されるので、インデックスページからリンクを貼ることによって、部門別のマニュアルや検索ページなども即時に表示することができます。Teachme Bizは非常に使いやすいツールですが、さらに社内浸透が促進されたように思います。

従来の1/4の速さで効果的に情報伝達、新店のスタッフ育成期間も1/3に

――導入の効果はどのようにお感じでしょうか。

中村　作業の手順や方法を変更するとなると、当然マニュアルも変えなくてはいけません。導入前は差し替えるページを印刷して、各店舗に送り、古いものは返送してもらっていました。このやり方ですと、最新版に差し替わるのに4日ほどかかっていたのが、Teachme Biz導入後は1日に短縮されました。また、新店舗のスタッフ育成期間も、従来の1/3ほどに短縮され、立ち上げがスムーズになりました。

導入当時マニュアル作成に携わりましたが、店舗運営部の責任者になった今も、実際に作業しやすさを感じており、今後はさらなる効果にも期待しています。

株式会社万惣　業務システム部　三浦 真名美 様

三浦様（以下、三浦）　当社にも外国人、特にベトナム人労働者が多くおりますが、社内にベトナム語に通じている者がわずかしかいないため、研修内容がなかなか伝わらないことをもどかしく感じていました。

Teachme Bizでなければ叶えられなかったことだと思いますが、ベトナム語で解説文が入った動画や画像付きの用語一覧、防災マニュアルなど、効果的な、“伝わる”マニュアルを作成できるようになりました。

――今後はどのような活用の計画をお考えですか？

三浦　本社でも一部導入できている業務はあるようですが、紙ベースのマニュアルから移行した例もあります。当社の場合、口頭伝達が慣習になっている部署は、いったん紙ベースに起こしてから、Teachme Bizで拡大していくのがいいかなと考えています。

中村　まだ全部署には導入できていないので、導入できそうなところに薦めていきたいです。そうしながら、当社の理念とするところを具体的に実行するために、導入した効果を最大化していければと思います。