家電や自動車部品の電子部品製造を手掛けるKorat Matsushita Co.,LTD.は、タイで20年以上の実績があり、現在は100台を超える最新設備を保有しています。同社は作業指示書のデジタル化に取り組むこととなり、そのツールとしてTeachme Bizを採用しました。今回、導入からこれまでの活用方法と成果について、プロジェクト推進者および代表者の方々にお話を伺いました。

インタビューさせていただいた方々
・丸山様 （ General Manager, Spring Department）
・Mr. Apichart Suwanlamai （ IT and GA Manager）
・Mr. Pawit Keeratithanatorn （QA Supervisor, Spring Department）
・Ms. Savitee Suwan （ IT and GA S. Account）

紙からデジタル作業指示書への切り替え

―――なぜTeachme Bizを選んだのですか。
丸山様（以下、敬称略）：従来の紙ベースのマニュアルは、 現場作業において効果的に使用することが難しいというスタッフの意見から検討が始まりました。オンラインで簡単にアクセスできるマニュアルが欲しいという声があがり、様々なツールを検討する中でTeachme Bizに出会い、とりあえず始めてみようという話になりました。

丸山様 – General Manager, Spring Department

Mr. Apichart Suwanlamai – IT and GA Manager

―――Teachme Bizを導入した直後の印象はいかがでしたか。
Mr. Apichart（以下、敬称略）: Teachme Bizを検討していた際に私たちが特に気にしていたことは、リアルタイム更新が可能かという点です。それが可能であれば、スタッフは更新されたマニュアルにすぐにアクセスし閲覧できるはずだからです。
トライアル・検討の結果、Teachme Bizはオンラインマニュアル管理システムとして、私たちのニーズにぴったり合っていると確信することができました。これがあれば、スタッフはマニュアルの二次元コードをスキャンすることで直ちにいつでも最新のマニュアルにアクセスできます。

―――オンラインマニュアルについて懸念はありましたか。
Apichart：最初はいくつかの懸念点がありました。特に、私たちのマニュアルには顧客データや詳細な作業プロセスが含まれているため、セキュリティに対する不安がありましたね。しかしTeachme Bizを提供するスタディストとの相談、ディスカッションを経て、その懸念はなくなりました。システムにログインする際にはユーザー名・パスワードが必要である点や、アクセス制限が可能であるなど、Teachme Bizには十分なセキュリティ対策があったため、自信をもってTeachme Bizの導入を決定できました。

作成、承認、公開プロセスの高速化

―――Teachme Bizはどのような点で役に立っていますか。
Mr. Pawit（以下、敬称略）: Teachme Bizの導入のおかげで、マニュアルの公開プロセスがかなり改善されたと感じています。従来は上司が紙のマニュアルを確認し、承認するのを待たなければなりませんでした。このプロセスには長い時間がかかっていたうえに、追加の編集等が必要な場合もあります。さらにその承認作業後も、スタッフに更新内容を説明する必要がありました。しかしTeachme Bizを使用すれば、マニュアル作成完了後に上司に確認依頼を送るだけで済みます。上司がマニュアルを確認、承認するとすぐに公開され、スタッフがアクセスできるようになります。このシームレスな一連の流れによって弊社の文書管理方法は一新され、マニュアルのスムーズな承認、公開を実現しました。

社内サポートに費やす時間を大幅に削減

―――IT部門での活用
Ms. Savitee（以下、敬称略）： 私たちIT部門では、スタッフがPCやシステム上で問題が起きた際のサポートツールとしてTeachme Bizを活用しています。トラブルシューティングの手順をキャプチャしてTeachme Bizにアップロードし、事例を蓄積しておくことで、以降に他のITスタッフが過去の事例を見て、同様の問題にスムーズに対処できるようになります。さらに、Windowsのアップデート方法など、スタッフが知っておくべき一般的なITに関するマニュアルも作成しています。これにより、スタッフが自力で問題を解決できるケースが増え、IT部門がサポートに費やす時間を削減できています。

Mr. Pawit Keeratithanatorn – QA Supervisor, Spring Department

Ms. Savitee Suwan – IT and GA S. Account

将来的なクレームの削減

―――Teachme Biz導入後の効果
丸山：導入により、以下2つの側面で効果が得られています。まず作成者側では、よりスピーディに、より詳細な内容を伝えるマニュアルが作成できるようになりました。一方閲覧者側では、マニュアルが公開された直後にすぐにアクセスできるようになり、さらに作成者が意図した内容を容易に理解できるようになりました。これにより、指示が不明瞭なことによるミスが減り、仕様通りの製品を生産できるようになっています。

Pawit：私たちはマニュアルを新入社員のトレーニングにも使用しており、過去に発生した問題やクレームの記録も共有しています。これによりスタッフは各製品にどのような問題があったかを把握することで、再発防止、将来的なクレーム削減に取り組むことができます。

デジタル時代へ突入

―――どのように紙からデジタルに移行するよう促したのですか
Apichart：働き方を変革しようとすると、それを受け入れることに抵抗するスタッフがいるものです。長年同じ方法で作業をしてきた人々が、変化に抵抗する傾向があることは理解しています。しかし、新しい技術を採用することによって得られるメリットがあることも事実です。
私たちは、変化によっていかに早く効率的に仕事ができるようになるのかというメリットを伝えるようにしました。そのうえで活用を開始してもらうと、デジタルへの移行にかなり好意的な反応を得られることができました。

―――活用を推進するために工夫したことはありますか
Apichart：私たちのチームでは、ユーザー向けに端末を用意し、トレーニングを実施しました。さらに、Teachme Bizチームの細かいサポートに助けられています。私たちのフィードバックや意見に常に耳を傾け、解決策を見出したり、スムーズに運用できるようサポートしてくれています。一例として、スタッフからERPシステムで作成している既存のドキュメントと一緒にTeachme Bizを使いたいというリクエストをもらったことがありました。これが実現すると、スタッフは1つの文書から必要なすべての情報にアクセスできるようになります。Teachme Bizチームと相談した結果、マニュアルの二次元コードの活用を提案してもらいました。二次元コードを既存の文書に添付することで、ユーザーが一つの文書から必要なマニュアルにもアクセスできる環境を整備することができました。

会社全体への活用を広げていきたい

Apichart：現在、私たちは工場の一部でのみTeachme Bizを使用しています。しかし、Teachme Bizは会社全体で利用可能な汎用性の高いツールだと考えています。これまでにすでに良い効果を得られていますし、まだ利用していない他部署からも興味を持ってもらっています。将来的に、活用部門が広がっていく際には、より幅広い部門で活用できるようサポートしていこうと思っています。