動画を主体とした“使われる”マニュアルをプロが作成代行

和紙が主流だった1930年、当時はまだ珍しかった洋紙の卸売業をスタートした木戸紙業株式会社様。クラフト紙にパラフィンというロウが塗られた液漏れしにくい角型袋の製造を始め、今も愛されるロングセラー商品を全国展開しました。その後、耐水性が高く、中身が見えるために商品訴求しやすいプラスチックフィルムの需要伸長に伴ってビジネスを発展。最新テクノロジーを積極的に取り入れながら、現在はコンバーターとして食品およびその他パッケージに関する企画・デザインから、製造、グラビア印刷およびデザイン印刷、販売を一貫して行っておられます。

―――導入の背景を教えてください。

導入前は製造部の課長たちがOffice系ソフトでマニュアルを作成していたのですが、なかなか浸透せず、従業員によって教える内容や手順が違うという不満も聞かれていました。 そのような状況の中、先輩従業員が作業している様子を撮影したビデオを用いてOFF-JT研修を実施したいという業務改善提案があり、マニュアル作成サービスの導入を検討することになりました。

最初に導入した別のサービスは動画が使えず、自分たちで更新しようにも難しいものだったので、変更が発生する度にアップデートを依頼すると都度費用が発生してしまうという問題に直面しました。文字と写真だけで伝えることにも限界を感じていたなかで、取引銀行から紹介されたTeachme Bizの無料トライアルを利用したところ、動画を使ったマニュアルが「簡単に誰でも使える」と非常に好評を博し、すぐに導入が決まりました。

木戸紙業株式会社 製造部 部長 井上 達也 様

コンサルティングサービスでTeachme Bizの効果を最大限引き出す

―――コンサルティングサービスはどのようなきっかけで利用されましたか？

Teachme Biz 導入後は担当者の任命など体制を整えていない中でも各部署なりに使ってくれていたのですが、どのように取りまとめて全社的に落とし込むべきか、どこからどう始めていいかが見えていませんでした。
導入からおよそ2年が経過しても、思ったように活用できていない状況は変わっていませんでした。 現状を打破するためになにかしら対策しなければならないと考えていたところ、コンサルティングサービスをおすすめいただき、一度チャレンジしてみることになりました。

―――実際にコンサルティングサービスを利用された感想をお聞かせください。

作業手順をヒアリングすることでSOP（標準作業手順書）作成を代行していただきましたが、正直なところコンサルタントの方の業務に関する理解の速さに驚きました。こちらが提供する情報だけで理解できるなんて、もしかして経験者なのかなと思うくらいでした。完成度についても自分たちで作成する以上に高く、まったく異次元の仕上がりになったと感じています。

また、私たちは日々の業務を理解していることが前提にあるので、却って説明が初心者には分かりづらく、コンサルタントの方の思考が新鮮でとても参考になりました。 特に、担当である若手従業員は衝撃的な経験を得られたのではないかと思います。実作業を経験したことのない社外人材に参加していただいたことにより、大きな効果を発揮できたのではないでしょうか。

工場での実際の作業の様子

従業員の当事者意識の芽生えと風通しの良い職場づくりの一助に

―――コンサルティングサービスを利用し、Teachme Bizの効果に変化はありましたか？

おかげさまで停滞を抜け出し大きな一歩を踏み出せました。コンサルティングサービスがTeachme　Bizの活用をアシストし、軌道に乗せることができたと感じています。 現在、2チームに分け隔週の会議でSOPを通じて作業自体を見直し、従業員間で異なっていた手順を統一しているところです。なかには驚くような手順で作業している従業員もいたので、それを共有することで誤った方法から引き起こされるケガもなくなり、生産性とともに安全性も高まったのではないかと思います。

スタディストのコンサルタントがマニュアル作成を代行した

―――会議というのはどのような感じで進められていますか？

合計20名いるオペレーターが2班に分かれて、どの作業手順がベストかということを会議の場で相談しながら、SOPに反映し書き換えていっています。従来のマニュアルはあまり見られていなかったのですが、共通の課題解決に向けて自分たちの手で作り上げていくという当事者意識が生まれ、現場レベルの意見交換が活発にできるようになりました。誰でも発言しやすい雰囲気が醸成されたことで活性化し、会議の回数や時間も足りないという声が上がるほどです。

木戸紙業で実際に使われているマニュアル

―――今後はどのような活用の計画をお考えですか？

まずは全工程のSOPを作成し、精査していかなければなりません。 これまではマニュアル・手順書・取扱説明書が混同されていましたが、俯瞰できる体系的なマニュアルの中に各SOPをリンクとして貼ることもできます。SOPを細分化し積み上げられるとマニュアル1つひとつが膨大でなく、問題が発生したときでも大がかりな更新にならないのはありがたいです。

担当者3名を中心に据えて運用をスタートしていますが、今では自分たちで更新していくことに不安はありません。特に若手従業員は飲み込みが早くすぐに作ってくれるので、基本的には彼らの意見を大切にしたいと思っています。 そうして、同じ目的に向かう機会を提供していくことでチームワークを強固なものにしていってほしいですね。