教育期間30%減の早期戦力化を実現
業務棚卸しによりインサイドセールスの営業効率向上へ

  • 製造業
  • #1,000名以上
  • #業務の標準化
  • #業務品質向上
  • #人材育成・研修
  • #属人化解消
  • #社内問い合わせの軽減
導入目的 ナレッジ共有による営業業務の効率化・品質の標準化
課題 問い合わせが多い、業務の属人化、教育者の負担
効果 新入社員の即戦力化、指導者の負担軽減 、ナレッジ共有による対応品質の標準化

1890年に創業し、長きにわたりリーディングカンパニーとしてオフィス家具の業界を牽引してきた株式会社イトーキ様。先進的なデザインと優れた機能性を誇るオリジナル製品をはじめ、空間を構成する建材や設備機器を取り入れたオフィス設計や構築、さらにはITの活用やDXによって、新たなオフィス空間や働き方を提供されています。

インサイドセールス業務やマーケティングオートメーションツールのマニュアル作成を目的に、Teachme Bizを導入。マニュアルの社内浸透を加速させるための打開策として、業務を可視化してマニュアル作成の優先度を判定する、業務アセスメントサービスを利用されました。

同社 デジタルマーケティング企画室 室長 田中 功二様、インサイドセールスチーム チームリーダー 草別 祐太様にお話を伺いました。

営業業務の「型化」を目指してTeachme Bizを導入

デジタルマーケティング企画室 室長 田中 功二 様

デジタルマーケティング企画室 室長 田中 功二 様

―――営業部の中でどういった課題が起きていたのか教えてください。

田中様(以下、敬称略) 競合他社がひしめく市場で、お客様にアプローチする機会を増やすべく、インサイドセールス(IS)の立ち上げに着手しました。ちょうどコロナ禍に直面した時期で、従来の営業のやり方では通用しにくくなったことも背景にあります。

社内初の部署だったため、社外の研修やロールプレイングを通じて業務フローを確立させていきました。IS部署が新入社員の育成も担うことになり、受け入れ人数がどんどん増える中で、課題になってきたのが教育の型化です。

―――具体的に教育における課題はどのようなものだったのでしょうか。

田中 IS部署が立ち上がっていく中で、同分類の業務でも人によって捉え方が違ったり、やり方が違ったりということがみえてきました。また、ISではMA(マーケティングオートメーション)ツールとの連携もあり、システムやフローなどが多岐に渡ります。マニュアルがないことで判断に迷ったり、対応方法がわからないといった課題が発生していました。

草別様(以下、敬称略) それまではOJTで教育をしていたのですが、教える側による個人差の発生や、決まった型がないことにより、対面での質問が増えてしまい、その対応に追われていました。部署で受け入れる新入社員も年々増加しており、教育を効率化する必要性に迫られていました。

―――Teachme Biz 導入の決め手はどんなところでしたか。

田中 組織を立ち上げるときから、業務のやり方が人それぞれでバラバラにならないように「型化」すること、そのためのマニュアルは必要だと考えていました。立ち上げの頃から簡単にマニュアルが作れるツールは検討していましたし、部内でもマニュアルを作っていましたが、従来のツールでは十分ではありませんでした。

Teachme Biz導入前は、マニュアルをOffice系ソフトで作成し、社内イントラネットに格納していたのですが、見づらく探しづらいうえに更新にも工数がかかっていました。ISは新入社員の受け入れ部署でもあったので、教育に活用できるマニュアルツールを探し、Teachme Bizであればトレーニング機能もあり、教育にも活用できると考え、導入を決めました。

業務の棚卸しを通じて、必要なマニュアルを整備。新人の早期戦力化に貢献

―――Teachme Bizと合わせて、業務の可視化を行う「業務アセスメントサービス」を導入されたのはなぜでしょうか。

草別 Teachme Bizを導入して、マニュアルは一定揃えて教育にも活用を進めることができました。しかし、当初は組織でTeachme Bizの浸透まですることはできなかったのです。

要望があるもの、必要だと社員が判断した業務を少しずつマニュアル化したのですが、情報の在り処がバラバラになってしまって…。例えば、この情報はTeachme Bizにあるけど、この情報はOffice系にあるという状況が起きていました。教育を受ける側はどこで探せばいいか分からず、探しても情報が出てこないので、身近にいる先輩に聞きにいくという悪循環に陥っていたと思います。どの業務をマニュアル化すべきなのか、優先順位がつけられていなかったんです。

インサイドセールスチーム チームリーダー 草別 祐太 様

インサイドセールスチーム チームリーダー 草別 祐太 様

田中 一定業務が回るようになった時点で、人によってやり方や捉え方が異なっていることが課題として見えてきました。それは、マニュアルにしていても統一しきれなかった部分であり、さらに複雑化する前に整理したいと感じていました。そこで、御社の「業務アセスメントサービス」を実施することにしました。

ISは新しい部署なので、全業務を棚卸しして一覧化すること自体が良い機会だなとも思ったんです。 営業ノウハウはマニュアル化しづらい部分もありますが、必ずマニュアル化できる部分はあるはず。一覧化することで、ノウハウの一般化も進むと感じました。

―――業務アセスメントの効果はどのように感じられていますか。

草別 業務アセスメントにより優先順位やムダを整理し、重点的にマニュアルを整備できたおかげで、Teachme BizがIS部内に浸透しました。必要な情報を一式Teachme Biz上で揃えられたことが大きいですね。

業務アセスメントで用いた一覧表

業務手順の統一ができるメリットもありました。例えば、面談のアポを獲得したあとにISからFSへの移行の仕方や、活動を記録するルールをしっかりと決めて統一化することで、定量的に計測・分析し、活動を継続していく土台も作れました。また、第三者目線でヒアリングしてもらうことにより、マニュアルに丁寧に記載すべきポイントが見えたのも大きかったですね。

社員の方々がマニュアルについて議論する様子

田中 Teachme Bizを使った教育が浸透したことで、新入社員の早期戦力化につながりました。2021年度と2023年度で比較すると、1.5ヶ月早く一人で業務を開始できるようになり、教育期間を30%程度短縮できています。誰が教えても均一に即戦力化できるようになったことは、早く独り立ちしたい新入社員にとって大きなメリットになります。また、Teachme Bizを見てもらうことで自己解決できるようになり、教育の効率化につながりました。

質の高い新人教育と営業効率向上で組織力強化に貢献

―――今後はどのような計画をお考えですか。

草別 Teachme Bizを見るという文化も醸成されつつあり、マニュアルの有用性を感じてもらいやすい環境になりました。分からなければ「Teachme Bizを見る」をさらに定着させていければと思っています。また、今後も新入社員の受け入れを行っていくので、さらに早期戦力化・営業効率向上に貢献できるようマニュアルをブラッシュアップしていきたいと考えています。

田中 ISの所属するDX営業部は今後会社にとって重要度を増していく部署だと考えています。これまでの営業の常識を覆し、成果を出すためにデジタルでできることはまだまだあります。Teachme Bizをさらに活用して営業品質の向上、営業の効率化を図り、会社の更なる成長に貢献していけるようにしたいです。

会社名 株式会社イトーキ
URL https://www.itoki.jp/
所在地 東京都中央区日本橋2-5-1 日本橋髙島屋三井ビルディング
事業内容 ワークプレイス事業、設備機器・パブリック事業、IT・シェアリング事業

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