マニュアル作成事例 情報通信業 HENNGE様

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TeachmeBiz

ユーザー向けに、常時、最新マニュアルを公開

HENNGE株式会社様

業種
利用規模
用途
導入目的 マニュアルの更新頻度を高める
課題 マニュアル更新が遅れがちだった
効果 マニュアル作成・更新の時間短縮、顧客満足度アップ

クラウドサービスの利用を快適にする一端を担う、HDE One

―――貴社の事業内容をお聞かせください。

Microsoft Office 365、G Suite、Salesforce、LINE WORKSといったクラウドサービスが近年流行しています。ただし、その利用にあたって気がかりになるのが、セキュリティの問題です。
HDE が提供するクラウドセキュリティサービスHDE One(現HENNGE One)を導入することで、例えば、指定した場所しかアクセスできないようにする、指定した端末からしかアクセスできないようにする、また、メールの誤送信なども未然に防ぐ、などが可能になります。各種クラウドサービスと連携して、情報漏えい対策・デバイス紛失対策・不正ログイン対策を実現しています。

日進月歩のクラウドサービスにも最適なマニュアルツール

―――Teachme Biz導入の背景を教えてください。

導入前は、Office系ソフトなどで作ったマニュアルを、ユーザー様に提供していました。
ところが、社内での確認を含めると、所要時間は少なくとも1日。ユーザー様に届くのも早くて3、4日後でした。
クラウドサービスは日々進化していきますので、マニュアルツールも適したものでなくてはなりません。もっと素早く更新できるものはないかということで、導入検討を始めました。

実際のところ、作成から一般公開までの流れが非常に早い。また、URLを一回お伝えしておけば、毎回更新を通知する必要もなく、ユーザー様がご覧になるときにはすでに反映されているという状況を実現できるのも魅力的でした。

株式会社HENNGE Customer Success & Engagement Division Customer Engagement Guide 小原伸哉様

―――どのようなマニュアルを作っていますか?

マニュアルの数は150くらい。主に、ユーザー様向けの公開マニュアルとして利用しています。まず、HDE One(現HENNGE One)と各クラウドサービスを連携させるときの設定内容。こちらを確認いただければ、ユーザー様ご自身で設定できるので、好評いただいています。

また、デバイス証明書の配布から個人PCへの導入まで一連の流れもマニュアル化。ダウンロード後のステップを画面キャプチャ付きで説明することによって、すぐインストール、セットアップすることができます。ITリテラシーに関係なく、さまざまなユーザー様にご利用いただくための環境作りをさせていただいています。

HDE_manual_1

実際に公開されているマニュアル(クリックで拡大)

HDE_manual_2
HDE_manual_3

マニュアルの作成・更新時間を大幅短縮

―――導入の効果はいかがでしたか?

現在、1つのマニュアルを作るのにかかるのは大体40分くらいです。確認して問題がなければ、検証から作成、公開まで2時間以内。Teachme Bizなら、静止画や動画の使用・編集にも専門技術が要らないので、非常に扱いやすく、社内のあちこちで利用したいという声も上がっています。

また、表示画面が急に変更された場合に、ユーザー様から申告いただいても、すぐ画面を作り直すことができます。むしろ臨機応変に対応できるので、却って信頼度が上がっているようです。

そして、以前はマニュアルが行方不明になる、最新版がどれか分からなくなるということがありましたが、「このURLを見てみてください」とアナウンスできるようになりました。その結果、「ここに資料があるんだよね。見てみるよ」と言っていただくことが多くなったのも、非常に大きな成果でした。

Teachme Bizの利用促進により顧客満足度も向上

―――今後の活用計画を教えてください。

Teachme Biz は、ユーザー様の満足度を高める“架け橋”となるサービスです。社内にもっと浸透させて、満足度を向上させるような土台をつくっていきたいと考えています。そのために、Teachme Bizの使用方法やマニュアルの作り方などを、勉強会で学ぼうという動きにもなっています。

そのほか、マニュアルの閲覧・進捗状況を管理できる『タスク配信』などの機能を取り入れる、社内向けマニュアルは総務部との連携をとる、誰でも使えるような組織・体制を作るといったことも、今後検討していきたいですね。

CORPORATE PROFILE 
会社名 HENNGE株式会社
URL https://hennge.com/jp/
所在地 東京都渋谷区南平台町16番28号 グラスシティ渋谷(10階受付)
事業内容 クラウド・セキュリティサービスの開発・提供