人間ドック・健康診断等の予防医療を通して、人々の「こころとからだ」の健康に貢献する医療法人社団こころとからだの元氣プラザ様。
東京都千代田区神田神保町に構えた新しい施設は、安心して受診できるよう受診フロアが女性エリアと男性エリアに分けられています。併設する外来診療では、ドック・健診後の再検査や精密検査のほか、一般内科診療および各専門医の診療を受けることができ、必要に応じて都内近郊の高度医療機関とも連携します。このほか、企業や自治体を訪問して健診する巡回型の健診を行っており、伊豆大島や八丈島、小笠原諸島などの健診も実施しています。また、海外渡航者向けのトラベルクリニック、企業への産業医派遣、メンタルヘルスにも対応しています。

そうした事業を展開する中で、どんな点に課題を感じTeachme Bizを導入されたのか、また実際にどのように活用し、どういった効果を感じていらっしゃるのか、 医療法人社団 こころとからだの元氣プラザ 総務人事部 光岡 斉様にお話を伺いました。

医療法人社団 こころとからだの元氣プラザ 総務人事部 光岡 斉様

―――導入の背景を教えてください。

人間ドックや健診の業務は、営業の折衝・受診者様の予約から、診療所での診察・検査、結果の判定、データ集計、報告書の作成・印刷・発送・データ保管までを連動させて初めて受診者様にサービスを提供することができます。その過程で、数万人分の検査情報をシステムで処理しますので、医療サービスであると同時に情報産業のような側面もあります。
一方、長い年月の間に業務の属人化が進んでしまったことから、適切なチェックができない、連携ミスでトラブルが発生する、業務が遅延しても手伝えない等の課題を抱えていました。

そうした中、「診療所の移転」と「健診システム更改」のプロジェクトが進んでおり、短期間で業務の見える化を行ったうえで、新しい標準ルールに移行する必要が生じました。
当法人で取り扱う情報は、医療に係る要配慮個人情報で、処理を間違えたり漏洩したりすることは絶対に回避しなければならないので、取り扱いルールの明確化が極めて重要です。
しかしながら、ルールを検討するための専属の要員を捻出できず、プロジェクトのリリースを間際にして準備不足感は否めない状況となりました。そこで、それぞれの業務の担当者自らが短時間でマニュアルを作成できるように、サポートツールを導入することとしました。

―――導入の決め手はどんなところでしたか？

新しいシステムを使う上での取り決めや、取引先からのニーズに合わせた約束事等を随時更新して速やかに共有していく必要がありましたので、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルが作れることが絶対に必要な条件でした。
その点Teachme Bizでは、例えば、いったん動画を撮影し、そこから写真を切り出して、コメントをつけるだけで手順書を作れる仕組み（※）等、多彩な機能でマニュアル作成の負荷を軽減できると感じました。
（※スナップショット機能　特許第6472062号）

マニュアル化しにくい業務でも、パソコン画面のスクリーンショットや作業の動画等を使って、わかりやすい手順書が作れることもポイントでした

複雑なシステムの操作手順も分かりやすく伝えられる

―――具体的な活用方法について教えてください。

パソコンでの事務作業や機器の操作方法などのマニュアル作成に加え、当法人では研修の場面において最も活用されています。もともと集合研修を実施していましたが、コロナ禍で密に集まることもできなくなり、オンライン研修に切り替えていきました。Teachme Bizなら動画と写真を組み合わせて簡単に準備ができ、受講者はパソコンやスマートフォンで、いつでもどこでも受講できますので、確実に研修を修了することができます。
また、外部公開機能を使って、検査キットの利用方法などをお客さまに直接案内する手段としても使っています。

そのほか、法人内でのコミュニケーションツールとしても使っています。例えば、当法人の理念を職員全員と共有して、こころのこもった質の高いサービスを提供できるよう、クレドカードにQRコードを載せて、理事長のメッセージをいつでも見られる状態にしました。職員の意識にもかなり変化があった印象で、受診者様の満足度は徐々に向上してきていると感じています。

専門機器の使い方もマニュアルを整備して属人化を防ぐ

ペーパーレスにより年間100万円以上のコスト削減に成功、事務も効率化

―――導入の効果はどのようにお感じでしょうか？

Teachme Bizを導入したあと、メリットに気づいた部署が率先して使ってくれるようになりました。例えば、巡回健診では、健診会場ごとに異なるセッティング方法を現地で写真に収めてすぐマニュアル化することができました。島の健診では、専用の特別な機材の取り扱い説明書を写真にして取り込むことで、大量の紙のマニュアルを船に載せて運ぶ必要が無くなりました。

また、直接健診会場に向かうスタッフに対しては、チーム編成・集合時間・場所の地図等を記載した書面を毎週郵送していましたが、現場のアイデアによって Teachme Bizで発信することになりました。結果、毎週100件分の発送作業の負荷を軽減でき、印刷代や郵送料が年間100万円以上削減できました。環境にも良いと思います。

巡回健診の際の注意事項などもTeachme Bizで配信

―――今後はどのような活用の計画をお考えですか？

Teachme Bizは今や、事務作業の“見える化”や理念の共有、事故の防止、 CS推進、職員の働き方改革に欠かせない存在となっています。
導入当初は、施設移転やシステム更改の間際というタイミングだったこともあり、マニュアル作成は必ずしもうまく進みませんでした。コロナ感染症の対策にも当たらねばならず、後手に回っていたのも事実です。情報発信についてはいろいろな面で活用が進んでいますが、マニュアルの浸透という点においてはまだまだ途上なので、より多くの職員が自由自在に使えるようになることが目標です。まずは使ってみて意外に簡単あるいは非常に便利ということを実感してもらうことが最も重要で、この経験を重ねていけば良いアイデアもどんどん湧いていくのかなと思います。機能アップデートによるUI（ユーザーインターフェース）の改善にも期待しつつ、他社の事例も参考にさせていただきながらもっと活用を広げていきたいですね。