長年培ったノウハウをTeachme Bizで可視化／伝承。企業の財産に

長きにわたってばね製造からオートバイや自動車の部品製造へ、自動車産業の発展とともに歩んできたアイテック株式会社様。自動車産業は「CASE」という先進技術とサービスに象徴される、「100年に1度の変革期」を迎えています。その変革に対応すべく、同社では「SDDシフト」と称してサービスシフト（S）・デジタルシフト（D）・デザインシフト（D）に向けた取り組みを推進しています。なかでも、技能伝承を目的として導入されたTeachme Bizは、デジタルシフトの軸として活用されています。そこで、導入に至った経緯や社内に浸透させるための工夫、活用方法、どういった効果を感じていらっしゃるのかについて、アイテック株式会社 代表取締役社長 藤田 理 様にお話をうかがいました。

―――導入の背景を教えてください。

製造における「固有技術」はアナログかつ属人的で、伝承が進んでいないという現状がありました。それらを「見える化」「デジタル化」「AI化」することで、技能伝承を進めて、進化させたいと考えていました。

導入前は文字で書かれた紙のマニュアルを掲示していたのですが、見られていないうえ教える側と教わる側という双方向のコミュニケーションがきちんと取れておらず、品質を含めたさまざまな問題が起きていました。

そのような悩みについて相談する中で、取引銀行の支店長から紹介されたのがTeachme Bizでした。画像や動画を使ってマニュアルを作成できるところに興味を持ち、数日後のセミナーに参加したところ、操作性も当社に合いそうだと感じてさっそく導入を決めました。

タブレットの導入などデジタル化を推進するアイテック株式会社

画像や動画を主体に各国語で補足できるから外国人従業員の教育にも最適

―――社内浸透について、なにか工夫した取り組みはありますか？

20～40代であればパソコンやタブレットも抵抗なく使うことができるかもしれません。
しかし、それ以上の世代となるとマニュアルに対する抵抗感よりもデジタル機器に対する違和感や拒否反応のほうが強く、作り方まで一方的に指示してしまうと窮屈さや難しさを感じて使ってもらえなくなる恐れがあると考えました。そのため、Teachme Bizを試してみてほしいとだけ伝えて、使わざるを得ない状況を意図してつくることから導入を進めました。

具体的には、週次報告を会議でなくTeachme Bizで実施するように変更しました。すると、画像や動画を載せて簡単に説明できるため、報告書の作成時間も短縮されたとの声が多くあがったんです。報告方法を変えたことで、 これまで週に2時間かけていた会議もなくなり、生産性の向上にもつながったと感じています。また、上司も積極的に使ってメリットを感じてもらうことにより、現場へスムーズに浸透させられました。懸念していた50代以上も多少時間はかかりましたが、目的があれば意外に早い段階で抵抗感を払拭できたと思います。

作業手順だけでなく、週次報告や社内のサークル活動の報告にもTeachme Bizを活用

―――具体的な活用方法について教えてください。

Teachme Biz上でマニュアルや社内報のほか、「改善サークル」という自主グループを作り、活動内容や成果をまとめてくれています。報告書を含めると約3000ものマニュアルが作成されています。作業手順においては幅広くマニュアルを活用していますが、例えば切断機の刃を交換する際に言葉で伝えづらい廃棄方法などは、動画という形で残していくことの価値をとても感じることができました。また、プレス作業において第一となる安全の教育にも活用しています。

最近で言えば外国人実習生、特に多く働くミャンマー人向けのマニュアルを作っています。当社では現場を中心にダイバーシティが進んでおり、4分の1が外国籍の従業員です。これまでは日本語ができることを前提としてきましたが、コミュニケーションの行き違いで大きなミスに発展するケースもありました。労働人口の減少でますます海外からの労働力に頼らざるを得ない状況で、私たちから歩み寄り言語の壁を乗り越える重要性を実感しています。

ミャンマー語で作成されたマニュアル
図や動画のビジュアルとテキストの組み合わせてスムーズなコミュニケーションが可能

デジタルシフトの主軸としてコミュニケーションツールとしても活用

―――導入の効果はどのようにお感じでしょうか？

Teachme Bizは画像や動画で視覚的に情報を伝えられるほか、各国語で補足文を入れることもできる、職場だけでなくどこでも使えるというメリットがあります。教える側には伝えやすく、教わる側には分かりやすいので従業員を教育しやすくなったことはもちろん、導入前よりコミュニケーションが活発化しました。毎週2時間かけて行っていた会議は「やっておしまい」だったのですが、コメント欄から気軽に意見しフィードバックできるようにもなりました。当初固有技術を見える化して技能伝承していくことが最大の目的でしたが、今では社内コミュニケーションにおいても有意義で欠かせないツールです。

1ステップあたり200文字という制限も最初は戸惑ったのですが、見る立場からするとそれ以上長いと煩わしく感じてしまいます。作る側も端的に伝えることを意識するので回りくどくなく、画像や動画を補足し、余計な部分を取り除いていくとエッセンスだけが残るわけです。長ければよく伝わるというのは幻想で単なる自己満足だったことに気づかされましたね。200文字以内にまとめるという仕組みはよくできていて、それ以上になる場合はステップを変えないと伝わりません。Teachme Biz は1作業1ステップで構成されるマニュアルが作成でき、動画だけのものと比べて、自分が確認したい部分にピンポイントですぐ辿り着けるのも便利です。

―――今後はどのような活用の計画をお考えですか。

Teachme Bizを使って昨年（2022年）から管理職の権限移譲を行うと同時に、その分セミナーを受けるといったリスキリングを推奨しています。AIやロボットなどの新しいテクノロジーに取って代わられない仕事をするために、技能伝承することで、経験を重ねて行き着いたようなノウハウも先回りして身につけることができます。

これまではマニュアル作成に一生懸命だったのですが、それ自体が目的ではないので、きちんと成果につなげていくための準備を行っています。ある意味自由に作ってきてしまったので、今は作りっぱなしでなく閲覧回数などをチェックし工程や行動パターン別に分類しながら、不足しているものを作っているところです。トレーニング機能を活用しつつ理解度テストを実施すれば成果を計ることもできます。また、一部ではすでに実施していることではあるのですが、そこの工程のマニュアルをすぐに表示できるQRコードを壁に貼っていこうという構想もあります。