RPA導入推進におけるTeachme Biz の活用|第4回User Conferenceレポート:ニチレイロジグループ様編

今回の記事では、2019年3月15日(金)に開催されたTeachme Biz のユーザー会「Teachme Biz User Conference 2019 Spring Tokyo」について、レポートの最終回をお届けします。

カンファレンスでは、株式会社サイバー・コミュニケーションズ様(以下CCI様)と株式会社ニチレイロジグループ本社様(以下ニチレイロジグループ様)の2社にご登壇いただきました。
本レポートでは、ニチレイロジグループ様にお話いただいた「RPA導入推進における
Teachme Biz の活用
」をご紹介します。

RPA導入推進におけるTeachme Biz の活用

食品の保管・輸送事業を行うニチレイロジグループ様。低温倉庫の中では設備能力としては国内第1位、世界では第5位というシェアを誇り、物流の9割以上をニチレイグループ以外の企業の貨物を扱っています。国内112箇所の物流センターを持ち、社員数5000名程度の規模で事業を行っています。

物流業界を取り巻く、労働力不足と物流量増加の問題

null(画像右側:株式会社ニチレイロジグループ本社 業務革新推進部 勝亦 充 氏)

勝亦 充 氏:ニチレイロジグループは、現在RPAを始めとする、作業や事務の革新の取り組みをこの3年ほど力をいれて行っています。その背景にありますのは、以下の3つの問題です。

1.人手不足

人手不足という問題は特に大きく、夜に物流センターに行ってみると、作業を行っているメンバーの半分以上が外国人だったことも珍しくありません。
また、少子高齢化で熟練の作業員の方がどんどん退職されていくという状況にも
陥っています。最近は事務員も非常に人が集まりにくくなっています。

2.労働時間短縮

加えて、長時間労働の是正や働き方改革など、社会の変化に適切に対応していく必要があります。

3.物流量の増加と細分化

一方で、eコマースの伸長や食の多様化などにより、日々の物量は増加かつ細分化の傾向にあり、労働力が不足する中で仕事量が増えるという状況にあります。

今後の我々の仕事は、熟練でなくてもできる仕事、働く人たちに極めてストレスが少ない仕事、そして効率的・省略化された仕事に変えていく必要があると考えました。大事なお客様のサプライチェーンを支え続ける持続可能な物流の実現を目指す、ということをモットーに現在様々な施策に取り組んでおります。

RPAの活用で「事務効率化」を図る

null(画像:株式会社ロジスティクス・ネットワーク 経営企画部 立岡 伸介 氏)

立岡 伸介 氏:業務改革の施策は6つのフレームワークにわけて取り組みをしております。Teachme BizとRPAをもともと合わせて進めていく考え方ではなく、
だれでも出来る化(Teachme Biz)と事務効率化(RPA)はそれぞれ別々のタスク
で進めておりました。

null(スライド:「だれでも出来る化」「事務効率化」でTeachme BizとRPAを導入している)

だれでも出来る化については、ルールと手順の統制、 事業効率化については、生産性向上・自動化という観点で、進めていました。

その中で、2つを同時に進めていくと良いサイクルがまわっていくということがわかってきました。

RPAとTeachme Bizの選定

立岡 伸介 氏:18年1月のTeachme Biz無料セミナーに参加させていただきまして、ものすごく直感的に操作できるツールであると、感銘を受けました。
その後とんとん拍子で18年4月に利用開始させていただきまして、そこから約1年利用させていただいております。

null(スライド:RPAへの4つの期待効果)

RPAについては、弊社では、期待効果として4つのポイントをアピールしました。

1.生産性の向上

1つ目は生産性の向上です。正確で忠実、自動的。
自動的に処理をするので、目視で確認する必要がありません。そのため、2人で行っていた業務が1人の業務になるというような期待がありました。

2.標準化

2つ目は標準化です。1つのシナリオを作ると、同じように誰でも一定の品質で行うことができます。また、フローの可視化ができるメリットもあります。

3.リソースのシフト

3つ目はリソースのシフトです。働き方改革では、ここが1番重要なポイントとなるかと思います。元々入力業務を請け負っていた人間が顧客の対応を行うことや、業務改善を行うこと、そして有給の取得が期待できます。

4.ロボットの強み

4つ目はロボットの強みです。
忘れない、疲れない、休まない、間違わない、文句言わない、辞めない。こういったメリットがあります。

RPAについて、どのように導入を進めたかですが、「製品選定」、「推進パートナー選定」、そして「体制の構築」の3つのフェーズに分けてすすめております。最後の「体制の構築には、「マインドを変える」という要素があります。Teachme Bizで一番活躍したのは、この「マインドを変える」というところでございます。

弊社はWinActorを選定したのですが、全国に出張できるかどうかや、我々に色々なナレッジを継承していただけることといった観点でパートナーを決めました。
パーソルプロセスアンドテクノロジー様は、パーソルグループということもあり人材サポート体制が充実していたことで選定しました。アセスメントや、RPAのシナリオ作成など、社内のメンバーだけではリソースおよびナレッジの不足することがわかっていたので、パートナーと一緒にRPAを推進しております。

RPA導入でTeachme Bizのもたらした3つの効果

null(スライド:RPAの導入推進にTeachme Bizを活用している。)

立岡 伸介 氏:RPAについても誰でもできるようにしていく必要があり、Teachme Bizを活用してルール手順の統制を行っております。

RPAの導入過程においてTeachme Bizがもたらした効果は次の3点です。

1.マイナスイメージの払拭

まず、マイナスイメージの払拭です。RPAの期待効果を説明しても、社内にはマネジメント層を中心に自動化ツール導入に付随する「属人化の懸念」があり、推進していくためには工夫が必要でした。
というのも、弊社では以前からExcelのマクロやAccess VBAなど各部署で個別に作成した自動化ツールを使って業務改善を行ってきました。ただ、作成者が異動したりすることで、その後ツールをメンテナンスできる人材がいなくなってしまうなどの問題が発生しておりました。
良いこともあるが、RPAも実際はメンテナンスができないのではないか、という懸念の声があがりました。

そこでRPAの様子をTeachme Bizで動画を撮り、業務イメージをアピールしました。「属人化したノウハウを形式化できるのがRPAなんです。」ということを言葉や文字だけでなく動画で伝える。Teachme BizのWindowsアプリを使えば、簡単にスクリーンキャプチャの動画撮影ができます。

動画でインパクトを与えることによって、役員や各事業所長のマイナスイメージを払拭し、社内の理解を得ることができた点が大きな特徴です。
わかりやすい社内の事例動画を撮って、全国の北海道から九州までの拠点で繰り返し宣伝効果を行いました。Teachme Bizユーザーに対してはTeachme Bizでリンクを送り、使いやすさを宣伝しております。

2.マインドを変える

null(スライド:Teachme BizでRPAのシナリオを作成できることを伝える)

次にマインドを変えるという点です。RPAを含む業務革新を進めていくためには、社員一人ひとりに「我がこと」として捉えてもらう必要があります。そこで全国50ヶ所で業務革新セミナーを開催し、700名を超える社員に業務革新の背景や意図を説明しました。その際、Teachme Biz、特に動画機能を活用したことは効果的でした。同じ動画を繰り返し流すことで理解を深めてもらう、同じ目線に立ってもらうことができましたし、セミナーに参加したメンバーが自署に戻ってもう一回Teachme Bizで振り返って見たり、セミナーに参加できなかったメンバーへの伝達をするということもありました。

さらに、弊社独特の取り組みとして、RPA合宿を開催いたしました。女性活躍の取り組みとコラボし、女性社員限定で約40名での研修です。あまりPCが得意でないユーザーにもRPAが使えることを実感してもらうことが目的の一つでした。参加者は、RPA化したい業務をTeachme Bizで録画し、各個人が発表するという場を作りました。もちろんグループの資料や講師が登壇する際にも、Teachme Bizを活用しました。

事前課題としてRPA化したい業務をTeachme Bizに上げてもらうことで、事務局でも何が行いたいのかを把握できることができ、かつ、全て動画を流すだけなので、印刷や準備等の工数も削減できました。さらに、普段の研修ではパワーポイントで資料を作ってきてもらっていたのですが、簡単にユーザーが動画を撮ることで、ユーザー側にも事前資料の提出期間の工数も削減できました。またフォーマットが統一され、分かりやすいので、よいセミナーを開催することができ、ユーザーのマインドを変えることに大きく寄与したと実感しております。

3.研修サポートツールとしての活用

null(スライド:Teachme BizでRPAの操作手順を作成・閲覧している。)

最後に研修サポートツールとしての活用です。RPAの良いところを理解してもらい、興味がわくとユーザーのシナリオ作成意欲が強くなっていきます。そしてシナリオ作成が始まるにつれ、問い合わせが増えていきました。ここでも導入支援プロセスとしてTeachme Bizを活用しました。実際の操作をTeachme Bizで具現化し、ユーザーとサポートチーム間で伝えたいことを正しく伝えるというところが大きなポイントとなります。

事務局側としてもユーザーがTeachme Bizを使って動画でRPAに関する悩みを送ってくれるので、ユーザーの習熟度がわかりやすかったんです。
Teachme Bizがなければ、静止画のキャプチャを撮って、メールでその問題点をやりとりする大変さがありますよね。Teachme Bizを使えば、ユーザー側で分からないところを動画であげてもらい、事務局側もTeachme Bizを使ってアドバイスすることで、双方が理解しやすい環境を構築しました。

さらに、Teachme Bizを活用することによって、夜勤や早朝出勤者でも時間を超えて学習できるよう、パーソルのメンバーと一緒にコンテンツを作成、Teachme Bizで配信することで自習のサポートを実現することができております。北海道から九州まで各地でサポートチームを作って研修を開催していく中では、RPA研修のプラットフォームとしてTeachme Bizは欠かせないツールの1つとなりました。

最後に、RPAのマニュアルとしての利用もしています。社内で作成したRPAシナリオの共有やRPAの手順を正しく伝えるツールとして、RPAを作った人が利用手順を展開する際に活用しています。これで属人化も抑えることができます。

まとめ

立岡 伸介 氏:RPA推進において、自動化ツールのマイナスイメージの払拭、ユーザーのマインドを変えたこと、研修等のサポートツールとしてのプラットフォーム化。Teachme Bizの活用により、この3つを実現できたことはRPA推進の大きな要因となっています。

今後の展望は?

null(画像:質疑応答タイムも活発な意見交換があった。)

勝亦 充 氏・立岡 伸介 氏:RPAシナリオを作成できるアソシエイトメンバーが50名以上となりました。次年度は100名以上育てていく目標で進めていきます。

次に、RPA化業務時間を今年度の目標は1万時間(19年3月末で2万時間を達成)としていますが、次年度の目標は18万時間として進めていきます。

また、普及期であるということで、先ほどのマニュアルの作成ルールはございますけれども、RPAのガイドラインがまだできておりません。
事業所開発の指針となるガイドラインを作成し、ルールの可視化をしていく。そして、ナレッジの蓄積をして共有していくという形が今後の課題です。
この課題をクリアしていく中でも、Teachme Bizを活用していきたいと考えております。

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