業務効率化を図るには、ITツールの利用が欠かせません。ただし、一口にITツールといっても目的や機能に応じて利用すべきツールは異なります。本記事では、自社のニーズに適したツールを選べるよう、業務効率化に役立つITツールを紹介します。

業務効率化とは？

業務効率化とは、文字通り業務効率を改善する活動やその成果のことを指します。「効率の良い状態」といわれてもイメージしづらいかもしれませんが、基本的に業務のムリ・ムダ・ムラが無い状態を想像するとわかりやすいかもしれません。

業務のムリ・ムダ・ムラとは？

ムリ	社員に余計な負担がかかる業務内容やスケジュールになっていないか
ムダ	予算・人材面で余計なコストがかかっていないか
ムラ	人や状況によってアウトプット品質に差が出ていないか

ムリ・ムダ・ムラを排し、社員がスムーズに業務を行える状態が業務効率化の理想像です。

業務効率化は「生産性向上」と混合されがちですが、実際には「業務効率化の効果として生産性向上が見込める」というのが正しい理解です。業務効率化は生産性向上のための手段のひとつであると認識しておきましょう。
業務効率化を行う方法はさまざまですが、ITツールの導入も有効な手段です。

ツールによって業務効率化を促進するべき理由

続いて、業務効率化ツールを導入することで得られるメリットを見ていきます。業務効率化の意義深さがわかれば、ツールの選定にもより積極的に取り組めるはずです。

生産性の向上

ITツールの目的とは、簡単に言えば今まで人が行っていた業務を自動化する、あるいは手間を軽減することです。業務を自動化・省力化することで、その作業に費やしていた人的コストや業務時間の削減が可能となります。
会社として長時間労働が慢性化していた場合は、業務時間削減で残業代を減らせますし、社員はワーク・ライフ・バランスの取れた生活を送れるようになり、やる気をもって働けます。また圧縮された業務の時間を使って、新たな仕事に取り組むといった動きも可能です。
これはすなわち、社員一人ひとりの生産性が高くなっている状態です。会社の利益にも直接好影響を与えます。

業務上のミスを減らすことができる

業務効率化ツールによって作業を自動化すると、必然的に人為的ミスが減ります。機械は一度設定した作業を正確に繰り返せるからです。人間の場合、毎回同じように作業をするというわけにはいきませんし、日々のコンディションなどによってもミスは発生します。何より単純作業でのミスというのは、自分では気付きにくいものです。
つまり、常に同じ結果を求めたい単純作業でこそ、ツールによる自動化が力を発揮するということです。単純作業は機械に任せ、人間はより創造性の高い仕事に集中できます。

専門知識がなくても積極的に高度な業務に携われる

業務効率化ツールは社員のクリエイティビティを引き出すのにも一役買っています。例えば専門知識がなくても、きれいなホームページや、画像・動画を用いたわかりやすいマニュアルを簡単に作れるツールがあります。こうしたサポートによって、専門知識がなくてもアイデア次第で高度な仕事に携われる機会が増えます。
また専門性の高い業務は、大人数で意見を出し合ったほうが良い結果が出ることがあります。そこでクラウドツールを使えば、社内での情報共有が簡単になり活発な意見交換ができます。いちいちミーティングを設定する必要もなく、時間が節約できるというメリットもあります。

業務効率化に強いツールの正しい選び方

一口に業務効率化といっても現在は実に多彩なツールが開発されており、同じ用途でもツールによって機能や仕様が微妙に異なります。
数多くの選択肢からより効果の上がるツールを選ぶには、どのような基準で選んでいけば良いのでしょうか。以下の項目を念頭に置き、自社にとってぴったりのツールを選定していきましょう。

課題解決に最適な機能と範囲を吟味する

ツール導入で陥りがちなのが、手段の目的化です。「とりあえず導入したが成果が出なかった」ということにならないよう、まずは業務効率化のために自社の労働環境における無駄な部分を把握し、解決したい課題を明確にすることが大切です。
例えば単純作業のミスが課題だとすれば、ツールによって該当する作業を丸ごと自動化するのがおすすめです。
スキルや経験を必要とする作業に課題があった場合は、高度なプログラミングによって効率化できるシステムがあります。完全に自動化は無理でも、作業を簡略化できそうな部分の効率化は図れる可能性があります。
ツールによって何を、どのように効率化したいのかを明確にし、そのために必要な機能と実装する範囲を吟味しましょう。

使い方を簡単に把握できるツールがベスト

業務効率化ツールは、使い方が簡単なものを選ぶのがベストです。せっかく業務の無駄を省こうと思っているのに、ツールの設定や扱いに工数が掛かってしまっては元も子もないからです。
あまりに使いにくいツールだと、せっかく導入しても継続して運用するのは難しくなります。無駄を削減するどころか、ツールを導入したこと自体がコストになってしまう恐れがあります。
使いやすい業務効率化ツールを選ぶには、同業者の使用ツールを調べてみたり、無料お試し期間のあるものを使ってみましょう。じっくり比較検討した上で、長く使っていけるツールを導入してください。

現在のシステムとの兼ね合いに注意

ツールを導入する際には、現在社内でどのようなシステムが使われているかを把握しておきましょう。導入するツールと現行の社内システムとの間にある程度の互換性がなければ、ツールを最大限に活用できない恐れがあります。逆に社内システムと相性の良いツールを使えば相乗効果が生まれ、生産性の向上につながります。
つまりツール自体の機能面はもちろん、既存のシステム次第でも使い勝手が変わってくるということです。似たような機能を持つツールでどちらを導入するか迷っているときは、自社で使っているシステムとの相性を考慮すると的が絞れてきます。

セキュリティに配慮する

クラウドを利用して情報共有を考えるときは、特にセキュリティ面が気になるところです。とはいえ、多くの企業が利用している有名なツールの場合、セキュリティ性については十分に配慮されているので基本的に問題ありません。
比較するとしたら、「データセンターはどういったものを使っているのか」「サーバーの管理体制はどのようになっているのか」などに注目して、信頼できる状況にあるものを選ぶのがおすすめです。

業務の自動化におすすめのツール3選

単純業務の自動化にはRPAの利用が効果的です。RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、簡単に言えば「ロボットがパソコン上の操作を自動で行い、人間に代わって業務を遂行してくれるソフトウェア」のことです。
24時間フル稼働しても疲労による作業ミスが起きず、人間が行うよりも速く正確な処理が可能になるのがメリットです。特に大量の反復作業を伴う単純業務や、処理・判断のルールが明確な業務は自動化しやすいため、RPAは主にバックオフィス系の業務効率化において活躍します。

WinActor

WinActorは、NTTグループが開発した純国産のRPAソリューションです。Windowsの端末上で操作可能なあらゆるソフトウェア、アプリケーションに対応しているのが特徴です。RPAは海外製のものも多く、日本語でのサポートに対応していない場合も多いですが、本製品は画面表示が完全日本語対応なため安心して利用できます。
自動化のロボット作成にプログラミングの知識は必要なく、WinActorを起動して「記録モード」に設定したら、いつも通りのパソコン操作を行うだけでWinActorがフローチャート化とシナリオの作成をしてくれます。直感的に操作できるため、情報システム部門以外の人でも簡単に利用可能です。シナリオ作成後は、実行ボタンを押すだけで業務の自動化が実現します。
長年NTTグループで利用されてきた歴史があり、その信頼性や使いやすさから2022年1月時点で7,000社を超える企業で導入実績があります。導入したその日から即日使い始めることができるため、スモールスタートに最適です。

batton

battonはAI（人工知能）搭載型のRPAです。人事や営業、経理、求人募集、EC関連、飲食店など、あらゆる業務の自動化に対応しています。UIがシンプルで使いやすく、キーボード操作だけで扱えるよう設計されているため、IT知識がない人でも直感的に操作できます。
1ライセンスを購入すれば社内のパソコンに無制限でインストールができ、1台のパソコンで学習した作業を他のパソコンでも共有することが可能です。AIを搭載していないRPAとは違い、パソコンごとにシナリオを設定する必要がないので社内全体の業務効率化に貢献します。
2020年9月～2021年8月までのリピート率は97％と高評価を誇っています。企業ごとに専任のカスタマーサクセスがつき、企業の業務を分析してRPAで自動化すべきものを提案してもらえるほか、導入後も何度もサポートが受けられます。カスタマーサクセスとは、SlackやChatworkといったコミュニケーションツールでのグループで常時連絡が取れます。

Blue Prism

Blue Prismは、イギリスに本社を置くBlue Prism社が提供するRPAです。もともとイギリスにおいて、金融機関のバックオフィス業務を自動化するツールとして使われていた背景があるため、エンタープライズでの利用に必要な高度なセキュリティ機能や拡張性、安定性などを兼ね備えているのが特徴です。海外産ですが日本にも現地法人を構えているため、画面表示やサポートも日本語に対応しており、機械学習でも日本語のトレーニングテキストが用意されています。
セキュリティ面では、処理する情報をデータベースで一元管理し、暗号化によって保護しています。業務の実行状況や実行結果もログに残せ、履歴の改ざんを防ぐ仕組みも備わっています。役割や組織に応じてアクセス権を付与できるのも特徴です。
また、業務の実行は毎回人間が指示を出さずともスケジュールを組んで行われ、エラーが出た場合の処理も自動化できるため、稼働率の向上に貢献します。同じ操作をオブジェクト（部品）化して全てのロボットで共有できる構造となっているため、既存の部品を組み合わせることで経験が少ない人でも標準化された開発・運用が期待できます。

社内コミュニケーションにおすすめのツール3選

社内コミュニケーションを活性化するにはチャットツールの利用が効果的です。チャットツールはLINEのように会話形式でコミュニケーションが取れるため、メールよりもリアルタイム性があり、カジュアルに連絡を取り合えます。
グループトーク機能などを活用することで、プロジェクトごとや部署ごと、あるいは全社など、一定の範囲内での情報共有が非常にスムーズになるのも魅力です。メールや電話と比べてコミュニケーションによるタイムロスが少なくなるため、業務スピードが速くなり、業務効率化に貢献します。

Slack

Slackはアメリカの企業が提供しているビジネスチャットツールです。「チャンネル」というグループチャットのような機能があり、目的ごとに話題をひとつのチャンネルに集約できるため、複数の話題が入り混じって混乱することがありません。もちろんPCやスマホなどあらゆるデバイスから利用可能で、音声通話やビデオ通話にも対応しているため、テキストでのやり取りから直接話したい場合も電話に切り替える手間が省けます。
ファイル共有機能や、画面共有機能、共有画面への書き込み機能なども利用でき、テレワーク時にも便利です。GoogleドライブやGmail、Outlook、Salesforceなど外部連携が可能なサービスも充実しており、普段よく使うアプリと連携しておけば、さらなる業務効率化につながります。なお、無料プランでは音声・ビデオ通話が1対1のみという制限があり、複数人での通話や画面共有機能、共有画面への書き込み機能などを利用するためには有料プランへの移行が必要です。

Chatwork

Chatworkは、導入企業が38万6,000社を突破した国内利用者数No.1の業務用チャットツールです。チャット機能をはじめ、ビデオ・音声通話機能、ファイル管理機能、タスク管理機能を備え、UIもシンプルな画面構成となっているため、ビジネスチャットが初めての人でも簡単に使いこなせます。
タスク管理機能は、割り振られたタスクや自分が依頼したタスクを期限ごとに確認し、To Doリストのように管理できます。そして、タスクを完了させると依頼相手にチャットで通知されるため、タスクが膨大でも見落としや対応漏れを防止できます。
また、エンタープライズプランでは、社外ユーザーとのやり取りや登録されていないモバイル端末からのアクセス、特定のIPアドレスからのアクセスを制限できるため、高度なセキュリティ対策が必要な業種であっても安心して利用できます。

Talknote

Talknoteは国産の情報共有プラットフォームです。「ノート」と呼ばれるフィード型の投稿によって伝えたい情報を整理しながら蓄積することが可能で、ナレッジの共有に最適です。
社内コミュニケーションの活性化に役立つ機能も充実しています。メッセージ機能や投稿へのコメント機能だけでなく、投稿に対して感謝を伝えられる「サンクス」機能や共感を伝える「いいね」機能など、感情表現を伝えやすいコミュニケーション機能も用意されています。
Talknoteのもうひとつの強みは、ツールの利用状況をデータ化してチームのコンディションを可視化する分析機能がある点です。コミュニケーションデータは組織や部署ごとにスコア化され、スコアが低下している場合は専任の担当者が課題に合った具体的な対応策を提案してくれます。

タスク管理におすすめのツール3選

これまでマネージャーや各社員が個別に管理していたタスクを効率化するなら、タスク管理ツールが便利です。
タスク管理ツールはプロジェクトの全体像や進捗を俯瞰し、メンバーごとに必要なタスクを割り当てるためのツールです。誰が、いつ、どんな作業をしているのかが可視化されるので、メンバーのマネジメントがしやすくなります。
誰か一人に負担がかかりすぎていないか、逆に手が空いている人はいないか、ヌケモレはないか、作業の優先度は適切かなど、プロジェクトのボトルネックになりえる要素を把握でき、常に最善な業務の割り振りを検討できます。

Backlog

Backlogはスケジュールや課題の進捗管理、情報共有など、プロジェクトの管理に必要な機能を網羅したタスク管理ツールです。プロジェクトは開発、デザイン、マーケティングなど、業務ごとに作成できます。
各タスクの進捗は、カンバンボードやガントチャートなどでわかりやすく表示できます。例えばカンバンボードでは、「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」と、ステータスごとに課題が書かれたカードをドラッグ＆ドロップすることで直感的に操作できます。
さらに、開発者にとって便利な機能があるのも魅力的です。システムの不具合に関する情報を記録して修正状況を確認できるバグ管理や、ソースコードやコミット履歴をプロジェクトに紐づけて管理できるバージョン管理機能が搭載されており、ウェブ制作やソフトウェア制作などの業種で重宝します。

Trello

Trelloは、アメリカの企業で開発がスタートし、現在はオーストラリアのAtlassian社が提供しているタスク管理ツールです。タスクを記載したカードを動かすことで視覚的なタスク管理を可能にする「カンバン方式」を採用しており、繰り返し機能を使えばカードを自動生成してくれるため、ルーティーンのヌケモレを防止できます。
クラウド型のため、ネット環境があればスマホやパソコンでどこにいてもアクセス可能であり、出張先やテレワーク中のタスク管理にもおすすめです。また、プロジェクトの大小を問わず、あらゆるワークフローに対応しているのも特徴です。「Power-Up」と呼ばれるアドオン（追加機能）が豊富でカスタマイズの自由度が高く、外部連携できるツールも充実しているため、業務内容に合わせた柔軟な使い方ができます。

Asana

Asanaは、Meta（旧Facebook）の創業者であるマーク・ザッカーバーグの大学時代のルームメイトが立ち上げた会社です。社名と同じ名前で提供している企業向けのプロジェクト管理ツールAsanaは、2012年のリリースから現在まで世界190カ国、9万3,000社以上での導入実績があります。
タスクの割り当てやステータスの更新を自動化する機能があるほか、タスク同士の連携を視覚化する機能もあり、より締め切りを意識したスケジュール管理がしやすいのが特徴です。分析機能ではメンバーの業務量が一目でわかるほか、複数のプロジェクトを横断して分析・レポート作成ができるため、問題が生じている案件の把握や迅速な対応を可能にします。また、カレンダー機能でいつでもチームメンバーの予定が確認できるため、急な打ち合わせや日程の調整もスムーズです。

会議、打ち合わせにおすすめのツール3選

これまで対面で行っていた会議や打ち合わせも、オンライン会議ツールを使えば遠隔で実施可能です。
オンライン会議ツールは、PCやタブレットなどを用いていわゆる「テレビ電話」ができるサービスです。離れた場所にいても複数人が同じ会議に参加できるので、場所を移動するコストの削減や業務時間の効率化につながります。画面共有をすれば同じ資料を見ながら会話できるため、対面の会議と遜色ないディスカッションが可能です。

Zoom

Zoomは、アメリカのZoomコミュニケーションズが開発・提供しているWeb会議ツールです。日本だけでなく世界中で普及しており、個人から企業まで幅広いシーンで活用されています。最大1,000人が参加でき、最大49人のビデオを画面表示することが可能です。
ただビデオ会議ができるだけでなく機能が充実しているのが強みで、画面共有機能やホワイトボード機能、レコーディング機能、文字起こし機能、ダッシュボード機能などが備わっています。ブレイクアウトルーム機能を使えば、会議の開催中に参加者を少人数のグループに分けて議論を促すことも可能です。
レコーディング機能があるおかげで、予定が合わずに会議に参加できなかった人も後で会議内容を把握できるうえ、会議内容を自動で文章に起こせるため、議事録を作成する手間を軽減できます。また、主催者のみが表示されるウェビナー機能を使えば、オンライン形式のセミナーや勉強会も簡単に開くことができます。

Google Meet

Google Meetは、Google社が提供するビデオ会議サービスです。Zoomで会議を開催するには専用のアプリをインストールする必要がありますが、Google MeetはWebブラウザ上で起動できます。参加者をミーティングに招待する際はURLを共有するだけで良いため、社外の人とのコラボレーションにも便利です。
また、GoogleのツールであることからGmailやドキュメント、スプレッドシートといった他のGoogleサービスとの連携がしやすいのもメリットです。例えば、GmailでWeb会議用のアクセスリンクを送れば、Gmailの画面上から直接参加でき、Googleカレンダーにてメンバーを指定して会議の予定を登録すれば、指定した全員に招待状が届きます。同時接続が可能な人数は無料プランでも100人までと大勢が参加でき、画面共有も行えます。有料プランに入れば会議の録画も可能です。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、ビジネスで必要な機能を統合したMicrosoft社のコラボレーションツールです。Web会議や通話、ファイル共有、共同作業、グループチャットなどの機能が利用できます。
Teamsの長所は、Office製品との親和性に優れ、共同作業を効率化する機能が充実している点です。ファイルの共同編集機能を使えば、複数人が同じファイルを開いている場合も全員の変更箇所を自動的に保存し、バージョン履歴をさかのぼっての閲覧もできます。
TeamsはOffice365のライセンスに含まれているため、Office365を契約していれば無料で利用できます。新たなツールにかける費用を節約したい企業におすすめです。

ペーパーレス化におすすめのツール3選

ツールを用いて紙の書類を電子化すれば、これまで必要だった印刷コストや保管、破棄の手間などを省けます。
ペーパーレス化ツールは文書を電子化できるものであれば全てが当てはまるので、種類も機能もさまざまです。例えば、あらゆるドキュメントを保存・共有できる文書管理システムやオンラインストレージ、書類手続きを電子化するワークフローシステムなどが該当します。
このほかクラウド型のマニュアル作成サービスも、紙のマニュアルを電子化するためのペーパーレス化ツールのひとつです。マニュアルを電子化すれば、場所を問わずマニュアルを作成・閲覧・修正できるため、印刷物を都度配布する手間が不要になります。また、テレワークを効率化するためにもペーパーレス化の推進は欠かせません。

Teachme Biz

Teachme Bizは、時間と手間がかかって面倒なマニュアルの作成・共有・運用の全てを効率的に行えるツールです。マニュアルの作成はテンプレートに沿って画像と文字を入れるだけで完結できます。手順をステップ構造でシンプルに表示できるため見やすく、変更したいときも簡単です。ひとつの動画から必要な部分の静止画を切り出せるので、作業を一通り撮影しておけば必要なシーンを撮り忘れる心配もありません。
また、マニュアルの数が増えてもフォルダごとに管理できるほか、キーワード検索にも対応しているため、必要なマニュアルをすぐに見つけられます。マニュアルのQRコードを印刷して現場に貼り付けておけば、モバイル端末からいつでも確認できるので、マニュアルを紙で管理するよりも効率的です。さらに作成したマニュアルをタスクとして配信する機能もあり、送った相手が閲覧したかどうかも把握できるので、作業指示の徹底に最適です。

Notion

Notionは、メモやタスク管理、ドキュメント管理などビジネスで必須なツールをまとめた情報共有ツールです。シンプルで柔軟なUIが特徴で、簡単にページを作成でき、画像や動画、Webサイトを埋め込むことも容易です。Excelやスプレッドシートを編集するような感覚で、さまざまな形式のファイルをデータベース上で管理できる機能も備わっています。また、個人・チームの業務を管理するプロジェクト機能を使えば、進捗状況の可視化も可能です。
格納されているファイルは、誰が・いつ・どの部分を更新したのかログを記録できるため、業務マニュアルや設計書のバージョン管理にも便利です。ファイルは複数人で同時に編集も可能で、リアルタイムで変更が表示されます。業務に関する情報を集約しておけるので、組織全体の意思統一を図りたい場合におすすめです。

box

boxは、世界中で12万社が利用しているビジネス利用に特化したクラウド型のコンテンツ管理ツールです。無料プランでは10GBまで、有料プランであれば容量無制限でオンラインストレージを利用してコンテンツ管理ができるため、容量の大きい動画ファイルなども一括して管理することが可能です。
データを共有したい際は、ファイルごと、もしくはフォルダごとに共有したい範囲を選択できます。また、ダウンロードの可否や期限なども設定することで、情報漏えいやファイルの改ざんなどの防止にも役立ちます。7段階のアクセス権限制御によって高度なセキュリティレベルを実現できるため、自社のセキュリティポリシーに基づいた情報管理が可能です。

Teachme Bizが業務効率化のツールとしておすすめの理由

「Teachme Biz」は単にマニュアルペーパーレス化できるだけではなく、それに付随してあらゆる業務の効率化に繋がります。
その中でも重要な要素が新入社員の教育です。新入社員からしてみると、自分がこれから行う業務に対して、わかりやすいマニュアルが用意されているのは大きな安心感につながります。
教える側の手間も減らすことができるので、先輩社員は別の仕事に割ける時間が増え、新入社員もわかりやすいマニュアルによってどんどん成長していく……といった流れが作れます。
人材育成は会社の発展の鍵を握っており、マニュアル作成はその人材育成の根幹を担う部分です。「わかりやすいマニュアルを簡単に作れる」ということが、業務効率の良い体制を作っていくことにつながります。

欲しい業務効率化ツールが見つからなければ内製か外注で開発できる

すでに世に出ているものの中に、ニーズに合ったツールが見つからないこともあるかもしれません。その場合の選択肢は、ツールそのものを内製するか外注するかになります。
内製で開発するメリットは、低コストかつ仕様変更や修正などに柔軟に対応しやすい点です。社内にシステム開発の知見も蓄積されていきます。
一方で、品質が社内のエンジニアの技術力に左右される点や、そもそも開発のための技術者の確保・育成が難しい点がデメリットです。
外注すると必要な社内の人的リソースは最低限で済み、高度な技術が必要なツールでも開発可能な点がメリットです。
ただし相応の費用負担がかかりますし、成果物の良し悪しを判断するために社内にもITの知見を持った人は必要です。仕様に対する認識があいまいなまま外注先任せにすると、思ったようなツールが完成しない可能性が高くなります。

身近なエクセルを業務効率化ツールとして使いこなすポイント

新しくツールを導入するのも有用ですが、普段使っているエクセルの活用方法も見直してみましょう。実はエクセルも、もともとは業務効率化のために開発されたもの。普段何気なく使っているだけでは気付かない、効率化のテクニックがあるはずです。
また、エクセルは業務効率化ツールを導入する際に併用する場面が多いソフトなので、熟知しておいて損はありません。この章では簡単なポイントを紹介しておきますので、ぜひ業務の参考にしてみてください。

使いやすいレイアウトにカスタマイズ

エクセルを使った作業の効率を上げるには、よく使う機能を呼び出しやすい画面レイアウトに整えておくことが大事です。
「ソフトのレイアウトを変える」といっても難しいことはなく、ウィンドウの最上部左側、「上書き保存」や「元に戻す」などのアイコンの右側にある矢印マークのボタンを使います。これは「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」を行うためのもので、ウィンドウ左上に並んでいるボタン列に自分好みのコマンドを追加可能です。
よく使われるものはプルダウンメニューの中に含まれていますが、「その他のコマンド」を選ぶことでより自分好みに近付けられます。例えば「セルの挿入」をよく行うのであれば、そのコマンドをツールバーとして登録しておきましょう。
クイックアクセスツールバーによって簡略化できるのはほんの数クリックかもしれませんが、毎日使うことを考えるとレイアウトが少し違うだけでも使い勝手が大きく向上します。

マクロで作業時間を短縮させる

エクセル上で「いつも行っているな」と感じる作業がある場合は、マクロに記録しておくと便利です。マクロとは、複数の操作を記録しておき、必要に応じて呼び出す機能のことです。
例えば、「文字を太字にして黄色に塗りつぶす」という作業をマクロ化したいときは、表示タブにある「マクロの記録」という機能を使い、作業自体を記録しておきます。その作業が必要になったら、呼び出しましょう。
「クイックアクセスツールバー」や「マクロの記録」はエクセルだけでなくワードにも共通する機能なので、どちらにも応用できます。

関数をフル活用していく

エクセルを全て手打ちで済ませているという方もいるかもしれませんが、せっかく表計算ソフトを使っているのに関数を利用しないのはもったいない話です。
関数は一度覚えてしまえば便利さを実感するはずです。例えば目視で計算して合計を出していたものも、「SUMIF」などの関数を使えば一瞬で計算してくれます。速い上に計算結果も正確です。
そのほか、対象のセル内の検索文字列を任意の置換文字列に置き換えられる「SUBSTITUTE」関数を使えば、指定した文字列を一度に修正するなども可能です。簡単に言えば、同じ文字列を大量にコピペして必要部分だけを手打ちで修正する必要がなくなります。
全ての関数を覚えるのはさすがに難しいですが、面倒な作業があったら、関数が使えないか調べてみることをおすすめします。

まとめ

会社を発展させていこうと思うと、やはり業務効率化は欠かせません。そのために業務効率化ツールを導入するなら、まずは自社の労働環境をよく踏まえた上で選択肢を絞っていくことが重要です。
その中で人材育成にも効果を発揮するような業務効率化ツールは、どのような企業にとっても有用な選択肢です。
弊社のTeachme Bizは2015年にリリースされた比較的新しいサービスながら、国内で2000社以上の企業に愛用されている実績もあります。業務効率化が課題となっている企業の方は、ぜひ良質なマニュアル作成を検討してみてください。