コンプライアンスは、法令を守るだけで十分だと考えていませんか。実際には、ハラスメントへの対応やSNSでの発信など、企業に求められる配慮は年々広がっています。判断が難しい場面も多く、どこまで対応すべきか悩む担当者は少なくありません。

この記事では、コンプライアンスについて解説します。代表的な違反事例や、体制づくりの進め方、違反が起きたときの対処方法などにも触れていきますので、ぜひ最後までご覧ください。

コンプライアンスとは？

コンプライアンス（compliance）とは、企業が法律や社内ルール、社会的な規範を守りながら、公正で誠実な事業活動を行うことを指します。もともとの意味は「法令遵守」ですが、単に法律を守るだけでは十分とはいえません。

たとえ違法ではなくても、社会的に不適切と受け取られる行為は、コンプライアンス違反と見なされる場合もあります。コンプライアンスとは、信頼される企業であり続けるための重要な土台といえるでしょう。

コンプライアンスの重要性

コンプライアンスは、現代の企業経営に欠かせない重要な基盤です。

社会環境の変化に伴い、企業に求められる責任は拡大しています。人権への配慮や環境問題への対応、情報セキュリティ対策など、コンプライアンスの対象は年々広がっています。

対応が不十分だと、罰金や行政処分といった法的リスクだけでなく、取引停止や顧客離れ、人材流出といった深刻な問題を招きかねません。一方、コンプライアンスを重視する企業は、取引先や顧客、投資家からの信頼を得やすくなります。

こうした背景から、コンプライアンスは企業価値を高め、安定した成長を続けるための重要な取り組みといえます。

コーポレートガバナンス・内部統制・CSRとの違い

コンプライアンスやコーポレートガバナンス、内部統制、CSR（Corporate Social Responsibility：企業の社会的責任）は、いずれも企業の健全な運営に欠かせない考え方です。ただし、それぞれの意味は異なります。各単語の違いを表にまとめました。

コーポレートガバナンスは企業運営の方向を定め、内部統制は日々の業務の不正やミスを防ぎます。CSRは企業としての社会的な姿勢を示すものです。そしてコンプライアンスは、これらの考え方を行動につなげる基準といえます。

代表的なコンプライアンス違反事例

ここでは、企業で起こりやすい代表的なコンプライアンス違反事例を取り上げ、どのような点に注意すべきかを整理します。事例を知り、自社に潜むリスクを具体的にイメージしましょう。

事例1：労務・ハラスメント

労務問題やハラスメントは、現代の企業でも発生しやすい事例です。ハラスメント（harassment）とは、人に不快感や迷惑を与える行為のことです。種類は多岐にわたりますが、相手の嫌がる行為全般がハラスメントに当たります。

法令で定義されている代表的なハラスメント5種を、以下の表にまとめました。

ハラスメントは、SNSや報道で取り上げられ、社会問題になることも少なくありません。ハラスメントによって企業の評判を損なうと、採用の難化や社員の離職につながり、経営にも甚大な影響が出るでしょう。

事例2：情報漏えい・SNS

情報漏えいや不適切なSNS投稿も、注意すべきコンプライアンス違反です。個人情報の管理はもちろん、外部委託先や生成AI利用時の情報の扱いにも注意が必要です。

ネット上に流出した情報はすぐに拡散され、完全に消すことはできません。従業員による軽率な投稿や、非公開アカウントでの発言が炎上につながるケースもあります。

こうしたリスクを防ぐためにも、社員へのネットリテラシー教育を徹底することが重要です。

事例3：不正会計・経費不正

不正会計や経費の不正も、深刻なコンプライアンス違反です。具体的には、接待交際費の私的利用や架空請求、売上の前倒し計上などがあげられます。

内容や金額にかかわらず、不正が発覚すれば企業への信頼は大きく損なわれます。税務調査や外部監査で不正が判明すると、法的な罰則だけでなく、融資停止や上場廃止といった事態にも発展するでしょう。

こうした不正を防ぐには、経費精算のデジタル化や承認フローの明確化など、管理体制の整備が欠かせません。

事例4：取引・下請

下請法や独占禁止法を守らない取引もコンプライアンス違反です。行政処分や課徴金のリスクがあるだけでなく、企業の信用失墜にもつながります。

取引に関するコンプライアンスは、自社だけでなく、委託先やサプライチェーンも対象となります。たとえ自社に問題がなくても、委託先の不正が発覚すれば、責任を問われる可能性があるのです。

公平で透明性の高い取引を心がけることが、企業の信頼を守ることにつながるでしょう。

取引トラブルを防ぐためにも、取適法の解説記事もご覧ください。

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関連記事：取適法とは？基礎知識や主な変更点、企業が取るべき対応を解説

企業が取るべきコンプライアンス対策

ここでは、企業が取り組みたい基本的なコンプライアンス対策を紹介します。コンプライアンスを形だけで終わらせず、日々の業務で実践していきましょう。

社内ルールと判断基準を整備する

コンプライアンスを社内に根づかせるには、明確な社内ルールと判断基準を整える必要があります。

推奨される行動や避けるべき行動を具体的に示したマニュアルがあると、現場での判断がしやすくなります。あわせて、違反行為の具体例やペナルティも明記しておくと、コンプライアンスへの理解が深まるでしょう。必要に応じて、弁護士や社会保険労務士など専門家の監修を受けるのをおすすめします。

また、社内ルールを整備したあとは、判断に迷いやすいケースを社内FAQとしてまとめておくのも効果的です。問い合わせ対応の負担を減らし、現場での自己判断がしやすくなります。

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研修を定期的に実施する

コンプライアンス意識を高めるには、研修を定期的に実施することが大切です。ハラスメントやSNSの炎上など、実際に起こりがちな身近なケースを題材に、「なぜ問題になるのか」「本来どう対応すべきだったのか」を整理すると、現場での判断力も養われます。

専門家によるセミナーや勉強会は、最新の法改正や社会動向を理解できておすすめです。座学だけでなく、グループ討議やロールプレイングを取り入れると、さらに理解が深まるでしょう。

相談・内部通報制度を機能させる

相談窓口や内部通報制度を設置し、実際に使われる状態にしましょう。とくにハラスメントは、外部や他部署から把握しにくく、表面化しにくい問題です。そのため、早期発見には内部通報制度が欠かせません。

相談者を不安にさせないためにも、匿名での相談を可能にし、相談の対応フローを明確にしておくことが重要です。加えて、対面だけでなく、電話・メール・チャットなど複数の相談手段を用意すると、利用のハードルを下げられます。

社員が「安心して相談できる」と感じられる環境を整えることが重要です。

取引先・委託先のリスクを管理する

コンプライアンスは、自社だけでなく取引先や委託先も含めて考える必要があります。関係先で不正やトラブルが起き、委託元としての責任を問われるケースも少なくありません。

取引開始時は、契約書へ遵守事項を明記しましょう。反社会的勢力との関わりを避けるため、公知情報の確認や調査会社を活用した反社チェックも必要です。

日頃から取引先とコンプライアンス意識を共有し、信頼性のある関係を築くことが、長期的に安定した取引につながります。

外部情報を積極的に取り入れる

コンプライアンス対策では、外部の最新情報を積極的に取り入れることが重要です。

コンプライアンス関連の法令は多岐にわたり、すべてを正確に把握するのは容易ではありません。法改正も頻繁に行われるため、古い情報のまま判断すると、意図せず違反につながるおそれがあります。

そのため、行政機関の発信情報や外部の専門家による研修などを定期的に確認できる体制を整えましょう。常に最新の動向を意識し、柔軟に対応していく姿勢が、安定したコンプライアンス体制の維持につながります。

コンプライアンス違反が企業に与える影響

コンプライアンス違反は、企業にさまざまな悪影響をもたらします。ここでは、コンプライアンス違反の代表的なリスクを整理します。

損害賠償や行政処分のリスク

コンプライアンス違反により、企業は損害賠償や行政処分を受けるおそれがあります。罰金や過料に加え、業務停止や許認可の取り消しといった厳しい措置が取られるケースもあるのです。

たとえば、情報漏えいが発生すると、被害者への補償対応や調査、再発防止対策などに多くの費用と時間がかかります。労務トラブルやハラスメント問題が訴訟に発展した結果、高額な支払いを求められることもあります。

コンプライアンス対策は、企業を守るための重要な取り組みといえるでしょう。

信用低下による取引停止・事業継続への影響

コンプライアンス違反によって企業の信用が失墜すると、顧客離れや取引停止に発展し、事業の継続が難しくなることもあります。取引先企業からリスクの高い会社として敬遠されるおそれもあるでしょう。信用の低下は社内にも影響し、社員の士気低下や採用活動への悪影響も招きます。

一度失った信用を取り戻すのは簡単ではありません。日頃から誠実な対応を心がけることが、結果として企業を守ることにつながります。

コンプライアンス体制づくりの進め方

ここでは、コンプライアンス体制づくりの進め方を解説します。組織全体にコンプライアンスを浸透させるための、基本的なステップをおさえましょう。

1.現状を把握し課題を整理する

まず、自社の現状を正しく把握することからはじめましょう。

業種や企業文化によって、抱えている課題は異なります。過去に起きたトラブルや現場で感じている不安などを洗い出し、課題を見える化しましょう。集めた情報は「起こりやすさ」と「影響の大きさ」の観点で整理し、優先的に対策すべきテーマを決定します。

2.ルールと体制を整備する

課題が整理できたら、次は社内ルールや体制を整えます。

就業規則やマニュアルは、法令の内容を並べるだけでなく、現場で判断しやすい内容に落とし込むことが重要です。「してよい行動」「避けるべき行動」などの判断基準を具体的に示し、迷いやすいケースにも対応できるようにしておきましょう。

あわせて、相談窓口や内部通報制度の整備も欠かせません。困ったときに確認・相談できる環境を整えることで、トラブルの拡大を食い止められます。

作成したマニュアルは、誰もがすぐに確認でき、更新しやすい形で運用することが重要です。マニュアル管理を効率化したいときは、Teachme Bizのような専用システムの活用もご検討ください。

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3.教育・共有を通じて社内に浸透させる

整えたルールや体制は、周知と教育を繰り返し行って社内に定着させましょう。

定期的に研修またはミーティングを実施し、社員一人ひとりが内容を理解する機会を設けます。身近な事例を用いたケーススタディや意見交換を取り入れると、実際の業務と結びつけて考えやすいためおすすめです。繰り返し実施することで「自分には関係ない」という意識を防ぎ、日常の行動を見直すきっかけにもなります。

4.運用結果を確認し、改善を続ける

コンプライアンス体制は、整備して終わりではありません。運用状況を定期的に確認し、必要に応じて見直すことが求められます。相談件数や研修の理解度などを振り返り、問題があれば改善策を検討しましょう。あわせて内部監査を定期的に行うと、リスクの早期発見につながります。

社会環境や法令は常に変化しているため、最新情報も取り入れながら、体制をアップデートしていきましょう。

コンプライアンス違反が起きたときの対応方法

万が一コンプライアンス違反が発生した際の対応方法についても解説します。適切に事態をおさめるためにも、大まかな対応の流れを理解しておきましょう。

1.事実関係を調査する

コンプライアンス違反が発生した際、まず取り組むべきは、事実関係を正確に把握することです。憶測や思い込みを排し、客観的な情報を集めましょう。

ハラスメントや不正の疑いが出た際は、当事者への聞き取りだけでなく、周囲の関係者からも情報を集めます。あわせて、メール履歴やログ、関連資料などの証拠を保管しておきましょう。必要に応じて、弁護士など外部の専門家に相談しながら進めると安心です。

2.関係者・外部への対応を行う

調査と並行して、被害者や関係者への対応も進めます。

とくに、被害にあった人への対応は最優先で考えましょう。対応が遅れたり事実を伏せたりすると、不信感を強める原因になります。事実関係を整理したうえで、状況と対応方針を真摯に伝えることが重要です。

また、影響範囲によっては関係機関や取引先への報告も必要です。こちらも遅れや不審があると企業の信頼を損なうため、慎重に対応しましょう。広報や法務と連携し、正確な情報を発信します。

3.是正措置と懲戒処分の検討を行う

外部対応とあわせて、社内への対応も進めます。事実関係が明らかになった時点で、社内規程に基づき、是正措置や懲戒処分を検討しましょう。違反の内容や影響の大きさを踏まえ、冷静に判断する姿勢が求められます。

あわせて、社内共有や注意喚起、業務のリカバリーなどの対応も必要です。法的な判断が必要な場面では、専門家の確認を受けながら慎重に進めましょう。

4.再発防止策を策定・実施する

事態が落ち着いたら、再発防止策を策定しましょう。発生した違反を個人の問題として終わらせず、組織全体の課題として原因を深堀します。

チェック体制や業務フローに無理がなかったか、ルールが現場に合っていたかを見直します。必要に応じて、仕組みの改善やルールの見直し、教育内容の強化を行いましょう。再発防止策は策定して終わりではなく、定期的に見直しを行い、状況にあわせて改善します。

コンプライアンス違反への対応は、企業体質を見直す機会でもあります。適切な対応と改善を積み重ね、企業の成長につなげましょう。

まとめ

コンプライアンスとは、法令遵守にとどまらず、社内ルールや社会規範を守り、誠実な企業活動を行うために欠かせない考え方です。

コンプライアンス違反が起きると、法的リスクに加え、信用低下や事業継続への深刻な影響を招きかねません。そのため、ルール整備や研修、相談窓口の設置を通じて、組織全体にコンプライアンスを浸透させる取り組みが重要です。万が一問題が起きたら、迅速かつ冷静に対応し、再発防止につなげる姿勢が求められます。

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