昨今では人手不足の深刻化が囁かれ、この問題にお悩みの方も大勢いるのではないでしょうか。人員の不足をすぐに補うのは難しいことですが、業務の効率化次第では各個人の負担を軽減することができます。

そこで本記事では、人手不足による業務負担を軽減する方法についてご紹介します。人手不足や業務効率の向上でお悩みの方はぜひ参考にしてください。

人手不足による従業員への負担を軽減する方法

人手不足の影響で、まず負担が増大するのは業務現場の従業員であると考えられます。従業員の負担を抑えるためには、業務効率の向上は不可欠です。ここでは、人手不足による従業員の負担増大を軽減するための方法をご紹介します。

AI化、自動化で業務負担を軽くする

業務効率を向上させて負担を軽減するには、機械・AIを活用したオートメーション化が有効です。単純作業を自動化することで人手不足に対応し、従業員の業務処理能力を向上させることができます。

ロボット導入による業務の自動化をRPA（Robotic Process Automation）と言い、コンピューターやローカルサーバー上で稼働させることで人員不足を能率的に補うことができます。

このRPAはすでにさまざまな分野の業務に導入されており、多種にわたる業務に応用可能な技術として役立てられています。かつては人員を割かなくては対応できなかった業務も自動で処理することが可能になり、少ない人員でもめざましい効率化を達成することができます。

また、AIは辞職や休職とは無縁なため、急な欠員が発生することもなく恒常的な知的労働力を獲得できます。

ミスマッチを抑えて採用コストを低減する

人手不足とあわせて、雇用のミスマッチも問題となっています。雇用のミスマッチとは、雇用側と求職者の需要と供給がかみ合わない状態です。

志望者の数が少なくては雇用者の適性判断をするゆとりも生まれにくくなり、業務内容に適した人員配置をする余裕がなくなるという状況に陥ります。自分の能力と雇用側から求められる能力に乖離を感じた従業員は離職率が高く、人員が定着せずに採用コストが膨らむという状況につながっていきます。

このミスマッチを抑えるには求職者と雇用側の双方の意識改革が必要であり、簡単なこととは言えません。雇用側としては企業や産業分野自体の情報の不透明性を改善し、学校や就職説明会、ハローワークの場で積極的に現実に即した情報を提供する努力が必要になります。

業務の効率化・スリム化を行う

業務の効率化・スリム化とは、業務の無駄な部分を省き改善することを指します。業務の効率化を実現するには、業務内容を正しく把握して必要・不要の判断を探っていくことが重要です。むやみに節減を行うのではなく、限られた人員を効果的に運用して、能率的に業務を達成するメソッドを構築することが求められます。

従業員にすべての業務を割り振るのではなく、外注や委託を活用して本当に必要な業務のみを残すように意識することが重要です。BPO（Business Process Outsourcing）を利用すれば、業務を一括して専門業者に委託することも可能となり、少ない人員でも集中して中核業務に取り掛かることができます。

このように自社の人員を限られた業務に投入することで、業務のクオリティの上昇や、ひいては収益の向上に貢献する道筋を作り出すことができます。

働き方改革で人手不足は解消できる？

働き方改革とは、厚生労働省が推進する「個々人が事情に沿った働き方を選択できるようにする」ための労働改革の一種です。

長時間労働の是正のために過剰労働対策の強化、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保にむけて「パートタイム・有期雇用労働法」の施行といった方策がなされています。

働き方改革の目的は生産性向上にある

関連法案が2019年4月に施工されて以来、何かと取りざたされることが多い働き方改革ですが、最終的な目的は生産性の向上に集約されます。個人の働き方を尊重するのと生産性の向上は一見かみ合わないようにも見えますが、要は負担を平均化して業務を効率的に行うことで生産性を向上させ、長時間労働を抑制して働きやすい環境を作ろうという内容です。

残業の抑制や有給休暇取得の義務化などがクローズアップされがちですが、これらは目的ではなく労働の質を向上させるための手段であるということは覚えておいた方がよいでしょう。

企業としては残業時間を減らすことに拘泥するのではなく、これらの効果によって従業員の意欲を高め、生産性の向上につなげることが主眼となります。

働き方改革の3つの柱

働き方改革では目的達成に向けて3つの柱を前面に押し出しています。この柱とされている改革のかなめが「同一労働同一賃金」・「残業時間上限規制」・「高度プロフェッショナル制度」です。

「同一労働同一賃金」は、正社員と非正規雇用者との格差をなくし、非正規雇用者の待遇を改善しようという趣旨です。大企業は2020年4月、中小企業は2021年4月が導入時期となっています。

「残業時間上限規制」は、これまで事実上無制限だった残業時間に法的に上限を設けるという内容です。この法のポイントは罰則が規定されているところで、違反すると罰金や懲役が科されます。大企業は2019年4月に、中小企業は2020年4月に導入されます。

「高度プロフェッショナル制度」は、専門性の高い労働職において時間ではなく成果物を評価して賃金を決めるというものです。原則として2019年4月より導入されています。

非正規雇用者の待遇改善とは

日本ではパートやアルバイトなどの非正規雇用者の賃金は、正社員の60％程度に留まっています。ヨーロッパではこの割合は8０％を超えており、このことからも日本の正社員と非正規雇用者との格差は非常に大きいことがわかります。

働き方改革では、この非正規雇用者の待遇の改善も目的のひとつとされています。正社員の60％程の賃金をヨーロッパと同程度の80％まで向上させることを目標にしており、最低賃金の引き上げにも着手しています。

長時間労働・残業時間を削減するとは

日本では労働時間が長いほど厚遇される風潮があり、多忙であることが美徳とされる環境が続いてきました。このようなムードからくる超過労働やその延長にある過労死が大きな問題となり、是正の声が大きくなっています。

働き方改革はこの状況にメスを入れており、法律上、時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることができなくなります。臨時的な特別な事情があって残業する場合も労働基準法36条に基づいた通称36協定で労使合意を取るとともに、
 時間は1か月に100時間まで
 ２～6か月の平均残業時間が80時間
 原則である月45時間を超えることができるのは、年６か月まで
と制限が課されることが決まりました。36協定の見直しを中心に、労働基準監督署の監査強化といった施策が行われています。

ライフワークバランスがとれる環境を実現するとは

ライフワークバランスとは、仕事とプライベートな生活の調和がとれている状態を意味しています。これまでの日本は長時間任務が当たり前だったことから、仕事とプライベートの両立が難しく、なかなか生活のための時間を確保することができない方も多くいました。

一方で、子育てや介護に時間を取られて働きに出ることができないという方もいて、仕事と生活のどちらかにウェイトを占められ、バランスよく両立することが難しい環境が続いている方も多いのです。

ライフワークバランスがとれる環境を作ることは企業にとっても重要な命題となっており、多様な人材の確保や従業員の健康維持・退職リスクの回避といった効果が期待されています。時短勤務や在宅勤務、複業などのワークスタイルを導入することで、従業員の多様性を尊重するダイバーシティーの実現を達成することが望まれています。

正しく働き方改革をすると人手不足の負担は減る

これまで挙げてきた問題を働き方改革で正しく改善することができれば、人手不足の負担も軽減していくでしょう。生産性を向上することで労働時間が減少し、従業員が余裕のある環境で働くことができる環境を構築することで、さまざまな人材を受け入れる土壌を作り出すことができます。

従業員の生活の質が向上すれば離職率も下がり、採用コストを抑えるとともに安定した労働力の確保も可能となります。労働者が各自の事情に適した働き方を選択できる環境を作り出すことで、個人の活躍の場を広げ、日本全体の景気向上を実現することが働き方改革の真価と言えるでしょう。

日本社会が人手不足に陥っている理由

ここまで人手不足に陥っている現状とその改善策について解説してきましたが、日本社会が人手不足に陥っている理由は何なのでしょうか。

人手不足の対策を行うためには、原因を正しく把握しておくことも大切です。ここでは、人手不足がなぜ起こっているのかについて目を向けていきましょう。

出生率低下による労働人口の減少

人手不足の根幹には、日本の出生率の低下が深く関係しています。少子高齢化が叫ばれて久しい昨今ですが、子どもが少ないということはそのまま労働人口の減少も意味します。

団塊の世代がまとめてリタイアした2012年以降はこの問題が特に顕在化してきており、体力や労働意欲のある若い世代の絶対数が徐々に減少していることがボトルネックになっている状況です。

優秀な人材を確保・維持することが難しくなってきた

人材不足に陥っていて人材確保が難しくなっている企業が多数ある裏には、就職希望者の傾向の偏りが存在します。人手不足にあえぐ業種がある一方で、大企業や銀行などの特定の業種では人手不足とは無縁の状態が維持されています。

名前が広く知られている大企業では採用枠数人の募集に1万人以上の応募が殺到するような状況が続いており、採用倍率が2,700倍以上に達しているところも見られます。

人気の企業に就職することができなかった新卒求職者は就職浪人となるケースもあり、わずかしかない大企業と全体の大半を占める中小企業とのあいだで人手格差が拡大している傾向が目立ちます。

人手不足はこの先も続いていく

リクルートワークス研究所の調べによると、2019年の中小企業の新卒求人倍率は9.91倍に達し、過去最高の数値を出しています。前年度の2018年での求人倍率は6.45倍で、1年間で急激に人材の確保が厳しくなっていることがわかります。一方で大企業の求人倍率は0.37倍となっており、前年度の0.39倍からさらに低下しています。

中小企業の人手不足はこの先も続いていくことが予想されます。求職者は就職先のえり好みさえしなければ働き口はあるのだということを周知し、積極的にアピールしていく努力を続ける必要があるでしょう。

人手不足を補うためにツールも利用してみよう！

人手不足は深刻な社会問題であり、即座に解決することは難しいでしょう。現場で不足する労働力を迅速に補うためには、即時性のある対応が求められます。すぐに導入可能で生産性を向上させる効果が期待できる方法は、ふさわしいツールを活用することです。

業務の効率化におすすめのツールは、「Teachme Biz（ティーチミービズ）」です。業務マニュアルを簡単に作成することができ、共有プラットフォームとして機能することから人材作成に最適なクラウドツールとなっています。

扱いが簡単なことからどなたにもご利用いただくことができ、マニュアル作成者・管理者・閲覧者のすべての利用者に大きく貢献します。無料のデモ版もございますので、人手不足にお悩みの方はぜひ導入をご検討ください。

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