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生産性向上の取り組み事例紹介|働きやすさと生産性向上を正比例させる方法

「働き方改革」が叫ばれる時代、大企業から中小企業まで、生産性向上に向け取り組んでいる会社は多いはず。しかし、なかなか成果が上がらない、結果が出ない……とお悩みの会社も少なくはないでしょう。

時短を図ることは生産性向上の基本ではありますが、単純に労働時間を減らしただけでは生産性向上を実現するのは困難です。労働時間の削減を測りつつ、成果を維持、あるいは向上させるためにはどのような方法があるのでしょうか。

生産性を向上させる取り組み事例と方法

いざ生産性の向上を図ろうとなった時、どのようなことに注意し、どのような方法を選ぶべきなのでしょうか。想定される事例を紹介しつつ、細かく見ていきます。個人によるものももちろんありますが、生産性の向上は、基本的には業務ごとに関わる人全員で取り組むべき課題です。一概には言えませんが、多くの人が関わるほど効果が出やすいとも言えます。

①個人業務を「見える化」してスケジュールをマネジメントする

生産性向上、すなわち時短を実現しつつ成果の維持向上を図るためには、まず今現在の業務の状態についてよく知ることが重要です。現在地がはっきりしなければ、目指すべき目的地も見えてきません。

ひとつひとつの業務について、関わるスタッフ全員に業務フローを書き出してもらいましょう。個人ではなく、関わるスタッフ全員という部分が重要です。会社ではほとんどの業務は個人で完結するものではなく、ひとりひとりの作業が有機的にからみ合い、進行していくものです。

書き出してもらったらそれを整理し、合理化できる部分が無いか検討していきましょう。個人で行っている部分を複数人で担当したり、あるいは逆に複数人で行っていた業務をまとめたりするなど、業務を「見える化」して全体でマネジメントするだけでも、見えてくるものは多いはずです。

②業務の自動化と標準化を行う

業務の自動化は、現在の働き方改革の中で目玉になっている部分と言ってよいでしょう。中でも注目されているのがRPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)です。パソコンでの作業を自動化し、特に繰り返し反復されるような作業ならかなりの時短が見込めます。加えて、多くの人が同様の作業を行っているような業務の場合、さらに大幅な業務効率化が見込めます。

こうした多くの人が同様の作業を行うような業務で重要なのが、業務の標準化、すなわち「スタッフの誰がやっても同じ時間で同じ成果をもたらす」ことの実現です。そのために欠かせないものが業務マニュアルです。

新人教育・引き継ぎなどで業務マニュアルを使用している職場も多くありますが、多くの人が同じような作業をこなす職場の場合、マニュアルに書かれた業務内容を合理化できれば、それ自体による時間短縮はわずかだったとしても、全体で見れば大きな時短と成果の維持向上=生産性の向上につながります。

③業務の断捨離の基準を明確化する

業務効率化を図るということは多くの場合、何らかの作業時間の短縮をともないます。ですが、必ずしも業務量の削減とイコールの関係ではありません。上で例を上げたような業務の洗い出し・全体のマネジメントの過程の中で、明らかに不必要な重複作業や過度なチェック項目など、明らかなムダが浮かび上がることはあるでしょう。

こうした部分を業務の断捨離として削除できれば、それだけ生産性の向上につながります。もちろん、そもそも個人で業務を抱え込み過ぎることが危険なのは言うまでもありません。

ですが、それはあくまで「明らかな」ムダの部分だけです。見直しにより成果(売上や生産個数など)が減少しては意味がない、ということは常に意識しておきましょう。そして成果を維持・向上しつつ業務の削減や時間の短縮を図るというのは、決して簡単なことではありません。

④個人のスキルアップを図る

RPAはパソコン上での作業において、大幅な時短効果をもたらす可能性があります。同じオペレーションでも、人間ではとてもできないような速度で実行することができるからです。同様に、スタッフは同じままでも各個人のスキルが向上すれば、生産性の向上に結びつく可能性があります。この事例で重要な点は、成果を維持・向上しつつ時短につながる可能性が高い、ということです。

例えばパソコン上でプログラムを組む場合でも、スキルレベルの高いプログラマーであれば、同じ結果をもたらすプログラムをより短いコードで実装できる可能性が高いでしょう。パソコン操作におけるショートカットなどのオペレーションの熟練も、細かなスキルアップと言えます。個人のスキルを上げることはコストもかかることですが、着実な生産性向上につながる可能性が高い手段と言えます。

⑤オンとオフの切り替えを明確にする

誰しも、疲れればパフォーマンスが落ちます。せっかく個人のレベルを上げて時短にとり組んだとしても、疲れて作業が遅くなっては意味がありません。逆にパフォーマンスが上がれば、それはそのまま作業時間の短縮につながる可能性が高くなります。どうすればスタッフが最大限のパフォーマンスを発揮できるのかを考えるのも、立派な生産性向上への取り組みです。

アスリートには、競技の何時間前に起き、食事をとり、会場に入るといったことまで、細かく管理している事例も多くあります。そういったことを参考に、スタッフひとりひとりの勤務時間とオフタイムの時間、できればオフタイムをどう過ごしているかについてデータ化してみるのもよいでしょう。

オンとオフを明確にし、どういうスケジュールでどういう業務量ならもっともパフォーマンスがアップするか、つまり時短につながるかを突きつめていくのです。

⑥体調管理を徹底する

オンとオフの切り替えと同様ですが、病気などで体調を崩してしまってはパフォーマンスが大幅に下がってしまいます。スタッフが1人休んでも業務量が減るわけではありませんから、その分は他のスタッフに回ることになり、1人あたりの業務量が増えます。せっかくパフォーマンスが最適化されるような時間と業務量のバランスを構築していても、それが崩れてしまいます。

何も生産性向上のためだけではなく、従業員の健康に配慮することは企業にとって大切な責務です。仕事外の時間や余暇を重視する人が増え、いわゆるワーク・ライフ・バランス(仕事と生活の調和)に対する意識が高まったことも、働き方改革が叫ばれるようになった重要な社会的背景であることを忘れないようにしましょう。

⑦労働時間に柔軟性を持たせる

働き方の多様化が叫ばれたのも今は昔で、フレックスタイムや在宅勤務も、すっかり珍しいものではなくなりました。スタッフが最大限にパフォーマンスを発揮することが生産性向上につながるのであれば、勤務体勢の多様性を図ることはもはや当然と言えるでしょう。

業務内容の上でも、たとえばテレビ会議を導入すれば、実際に集まることに比べて大幅に時間を短縮できます。遠方からその会議のためだけに来社していたような事例ならなおさらです。勤務体勢に加え、業務内容の点からも時間短縮につながる事項を洗い出していきましょう。

⑧コミュニケーションを活性化する

今現在の業務内容を洗い出すことが重要であることは既に述べましたが、改善点を見つけるためには、できるだけ現状を率直に、ありのまま提示してもらう必要があります。この点からも、スタッフ間の密なコミュニケーションを図っておくことは重要と言えるでしょう。

スタッフが自分1人ではなくお互いの業務内容にまで知見を得ておくことで、自分の業務の中にも、新たな発見や合理化につながるアイデアが出てくる可能性が高まります。見える化の項目でも述べましたが、業務はさまざまな人の間で有機的にからみ合い、行われていくものです。スタッフ間のコミュニケーションを良好に保つことは、効率化以前に、業務を遂行する上での土台そのものと言えます。

⑨事業そのものを見直す

さまざまな改善を行っても思わしい結果が得られない、さらなる効率化を求めたいと考えた時は、場合によっては事業そのものの見直しが必要な場合もあるでしょう。ただ、これは生産性向上というよりは経営判断になり、もちろん部課などのチーム単位で行えることではありません。

また、必ず生産性向上につながるとも限りません。劇的に改善する可能性もありますが、失敗する可能性もある、リスクをとるやり方と言えます。

事業そのものを見直す、あるいは新たに事業をはじめることまで考えても、かなりコストと時間のかかる案件になります。変化しなければ現状を変えられないのは事実ですが、変化の幅が大きいほどリスクも高まることは心得ておきましょう。

生産性確認のための指標「KPI」の設定と、生産性の計算方法

KPI(キー・パフォーマンス・インジケーター=重要業績評価指標)という言葉をお聞きになったことのある方も多いでしょう。事業の目標を達成する上で、何をもって上昇・下降したと考える、その指標がKPIです。生産性の向上を図る際、何を指標と設定するかによって、目標への道筋の見え方、そこから考えられる効率的なアプローチ手段も変わってくることになります。

生産性向上にとってのKPI

どのような業務でも月間や年間・期末などの目標があり、日々の業務はその目標に向かって遂行されていきます。生産性向上を図り、業務の見える化や課題の洗い出し・従業員のスキルアップなど様々な方法をとったとしても、それが実際にどれだけの効果を生み出しているかを図るには、何らかの指標が必要です。

KPIはそもそも目標に向けての業績を評価するために設定するものですが、同時に業務の中に指標を設けることで「どのような対策によりどの程度の効率化がなされているか」を評価することもできるのです。

労働に関するKPI

現状からの生産性向上を図る上で、時短は大切な要素です。生産性向上の効果を評価する場合、労働に関する指標の設定は不可欠と言えるでしょう。例えば、時間外労働を含めた総労働時間や業務にあたった人員数、有休を含めた休暇日数などが挙げられます。これらの指標を設定し定点観測することで、業務の成果と労働条件・労働環境との関係性が見えやすくなります。

もちろん、実際にはスキルアップや個々のパフォーマンス状態など指標には表れない要素も生産性に関わってくることになります。労働に関するものに限りませんが、業務内容に合わせて何を指標にすればもっとも実情を反映することができるのかを、KPI指標の設定では常に意識する必要があります。

成果に関するKPI

労働に関する指標を設定したなら、「労働によりどれだけの成果が得られたのか」の指標を考えましょう。売上や契約数・来客数といった全体の指標はもちろん、1人あたりの売上や、労働時間あたりの契約数といったバリエーションも考えられます。

生産性は、投入したリソースによってどれだけの成果が得られたかで図ります。人員などの労働力も、もちろんリソースの1つです。生産性の向上を目指す中で、投資した労働あたりにどれだけの成果が得られているかを観測することは、いわば向上途上の「粗利」とも言える数字を確認することです。

新しい要素を比較しやすいKPI

日々業務を行う中で、当然新しい要素も加わってきます。こうした業務の変化を指標として設定するのは難しいことですが、変化がどれだけ成果に結びついたかを指標化しなければ、生産性を把握することもできません。ましてや、生産性の向上に取り組むのであればなおさらです。

例えば新製品の販売開始や新しいサービスの開始など、何らかの新しい業務を開始したのであれば、その新しい製品やサービスが売上全体の中でどれだけの比率を占めるかがひとつの指標になりえるでしょう。

ただしこの場合も、そもそも何をもって新製品とするのか、いつまで新製品として扱うのかなど、細かな定義づけが必要です。新製品だけでなく何らかのサービスでも、同様の指標化が可能です。

毎月統計的に表れる数値と違って、こうした指標はどうしても複雑にはなりますが、何かの指標を設けるということは、どのようなものも数値化するということです。数値化することで細かな比較が可能になり、生産性の向上に寄与することになります。複雑であっても、とにかく指標化することに意義があると覚えておきましょう。

リソースの増減に関するKPI

そもそも生産性とは、利益をあげるためにかかったリソース(人手やお金などのコスト)と、その成果を比較するものです。必要なリソースがより少なく、得られる成果が多いほど生産性が高いことになります。生産性向上を考える上では、リソースに関する指標を設定することが重要です。

考えられる指標としては、コストの削減率や人員の増減率が上げられます。この場合も「どこまでのコストや人員を必要とみなすのか」といった定義づけが必要になりますが、複雑になったとしても、生産性の向上を図る上では不可欠な指標と言えるでしょう。

生産性の計算方法

さまざまな定義づけがありますが、一般的には生産性(労働生産性)は「産出÷投入」の式であらわすことができます。

つまりどれだけの人手やコストといったリソース(投入、インプットされた量)で、どれだけの産出(売上や生産数といったアウトプット)が得られるか、です。より直截的には、お金(利益)を生むためにどれだけのお金やモノがかかっているかを表したもの、と言ってもよいでしょう。

生産性自体は数字として表すことはできますが、インプット・アウトプットを図る際、数値化しづらい指標もどうしても出てきます。指標を見直すことで、生産性の数値が変わることは多いにありえることです。指標をどう設定すれば実際の業務をよく表すかは、常に考えなければならない問題です。

そもそも生産性とは|今「生産性」が注目される理由

日本の経済史において、今ほど生産性が要求されている時代はないでしょう。少子高齢化による労働力不足・経済のグローバル化による競争の激化など複合的な要因により、あらゆる産業・企業において生産性向上に対する社会的要請が高まっています。

そもそも日本は従来から、「技術力の高さに比べて生産性が低い」とよく指摘されていました。そのことも生産性重視の傾向を後押ししていると言ってよいでしょう。

生産性向上と業務効率化の関係性

生産性向上と、よくセットで使われる言葉が業務効率化です。通常、業務を効率化するということは、人手やコストなど何らかのリソースの削減をともなうものです。現状より短い時間で同じ業務を遂行できるようになるということは、そのままコストや人件費が抑制できたことを意味します。

成果(アウトプット)をリソース(インプット)で割ったものが生産性なのですから、業務を効率化してリソースを削減できれば、そのまま生産性の向上につながります。

グローバル化による生産性向上の必要性

世界的なインターネットの普及による経済のグローバル化は、あらゆる産業に激変をもたらしています。個人が海外のショップで通販するなどはもはや当たり前になり、かつてのように国内市場で自国民だけを相手にしていたのでは、プレイヤーの増加にとても対応しきれません。

競争相手が劇的に増加する中では、自社のビジネスの競争力を高めることは不可欠です。グローバル化が進行すればするほど、その傾向は高まります。日本は世界的に見れば人件費が高い国であることも、高い生産性向上が求められる要因と言えます。

生産性向上=労働力の削減ではない

リソース(インプット)を減らして成果(アウトプット)が維持できるなら生産性は向上します。同様に、インプットが増えてもその分アウトプットが増えれば、生産性は維持もしくは向上します。

業務効率化や生産性向上を考えようとする場合、ともすれば人員整理など、労働力の削減をまず考えがちです。もちろん場合によってはそれが最適である可能性もありますが、必ずしもリソースの削減が生産性の向上につながるわけではないことは心得ておきましょう。インプットの量を削減できても、アウトプットの量がその分下がっては、生産性は向上しません。

生産性向上を目指す前の下地づくり

生産性向上を図る際に、まず今現在の職場や業務に関わる人たちの間で、作業を進めやすくする下地づくりをしておきましょう。最初に行うべき作業は現状の業務やワークフローの把握、それもできるだけ正確な把握です。

出発点が見えなければ、目指すべきゴールも見えてきません。生産性向上に取り組む前に環境を整えておくことで、より正確な現状把握・より効率的な取り組み作業の進捗につながります。

関係者間で生産性向上取り組みへの理解と共通認識を持つ

部や課などのチームや業務ごとに関わるメンバー全員に、生産性の向上に取り組むことと、どのような方針で取り組むのかを周知します。指標の設定や目指すべき目標とその達成期間など、できるだけ具体的かつ率直に報告しましょう。それができるだけ正確な現状把握という、フィードバックにもつながるはずです。

もちろん取り組みを開始した後も、KPI指標など、どれだけ目標に近づいているかの状況を逐次報告します。業務は複数の人が関わるものと述べましたが、関わる人が同じ方向を向いているほど、抱えている課題も浮かび上がってくるはずです。

課題や問題点の見える化を行う

現状の業務やワークフローの情報収集・把握ができたなら、そこから課題や改善点の洗い出しを行っていきます。個人業務の見える化の項目でも述べましたが、1人だけではなく複数の人からの現状報告などから洗い出すことで、様々な課題が見えてくるはずです。

課題や問題点・改善点が浮かび上がってきたら、それを部課やチームのメンバー全員で共有しましょう。生産性向上専門のミーティングを定期的に設けることもよいでしょう。

生産性向上は国家目標 補助金や助成金を上手に活用しよう

「働き方改革」と打ち出していることもあり、国では働き方や業務改善につながる補助金制度をいくつか用意しています。業務改善助成金(厚労省)は中小企業の生産性向上を目的にしたもので、事業場内の最低賃金が1,000円以下の場合、一定額以上引き上げることで、そこにかかったコストの一部が助成されます。

RPAに代表される、ITを使った業務効率化を図る上で活用したいのがIT導入補助金(経産省)です。こちらも中小企業や小規模経営者を対象としたもので、ITツール導入の際に必要となるコストの1/2、最大450万円の補助を受けることができます。

スキルアップにつながる研修など、雇用に関する制度導入に利用できるのが人材確保等支援助成金(厚労省)内の雇用管理制度助成コースです。ただしこちらは導入すれば補助が受けられるのではなく、制度を導入した上で離職率の低下が見られた場合のみ、最大で72万円が支給されます。

生産性向上特別措置法による助成

経産省・中小企業庁では、生産性向上特別措置法に基づく支援制度を行っています。生産性向上特別措置法は2018年に施行された新しい法律で、2020年までを集中投資期間とし、国内産業の生産性向上を目指しています。

中でも特徴的なのは、革新的な技術やビジネスモデルに対し、大臣の判断で規制外の実証を許可する「規制のサンドボックス」です。ほかにもデータの収集・共有・連携に関するIoT投資に対しての減税措置、中小企業の生産性向上のための投資に対する固定資産税の減免措置があります。

特別償却か税額控除を選べるIoT投資の減税

生産性向上特別措置法に基づく支援制度の中で、IoT投資に関してはその設備投資に対して減税措置が受けられます。

自動走行やモビリティサービス、ロボティクスなどを想定し、データの収集・共有・連携に関するソフトウェアやロボットの投資に対し、特別償却30%、もしくは税額控除3%の減税措置が受けられます。さらに賃上げも同時に行った場合には、5%の税額控除が受けられます。ただし、対象となる最低投資金額は5,000万円とやや高額です。

補助金・助成金の申請方法

これらの補助金や助成金を受ける手続きを受けるには、事前にさまざまな手続きが必要です。

・「業務改善助成金」は、申請書を労働力に提出します。
・「IT導入補助金」は、商工会などの支援機関に相談後に必要な情報を提出し、審査を受けます。
・「人材確保等支援助成金内の雇用管理制度助成コースの場合」は、雇用管理制度整備計画を労働局に提出し、認定を受けます。
・「生産性向上特別措置法に基づく支援制度内のIoT投資の減税」では、セキュリティの専門家に事業計画案(セキュリティ)の確認を依頼し、確認後、経産大臣に計画認定申請し、認定を受ける必要があります。

まとめ

生産性向上は、KPIの指標設定など難解な工程を含む作業です。単に数値化して時系列に比較していくだけでは、なかなか実現しないこともあります。

「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。

SOP(Standard Operating Procedures)とは、安全確保や品質保持などのために具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPでは、このSOPをテキストだけでなく、画像や動画を効果的に使うことで、より誰でも簡単に内容を理解できるマニュアルを作成することができます。

「Teachme Biz」は「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げており、作成・共有・管理をシンプルにすることで、誰でも簡単に使うことができるマニュアル作成ツールになっています。

マニュアル作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要になってきます。
マニュアル作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。

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