生産性向上

生産性向上の目的と役立つツールの選び方

少子高齢化社会によって若年層が減っていき、労働人口の減少が叫ばれています。年々働き手が減っていく中で、今後は企業がどのようにして生産性を向上させていくかが課題です。近年スマートフォンが普及し、いつどこでもチーム内の意思の共有や決定などが可能となりました。さまざまなツールを駆使して、効率良く業務を進めることが重要です。

しかし、具体的にどのようなツールを利用すれば生産性向上につながるのか、分からないという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、生産性向上の目的と役立つツールの選び方についてご紹介していきます。ツールを活用することで、無駄を省いて本来の業務に集中することも可能なので、ぜひチェックしてみてください。

生産性向上に役立つツール

生産性とは、企業が投入したリソースに対し、どれだけの効果を生むことができたかを示すものです。利益を目的として経営活動を行う企業にとって、生産性はもっとも重要な事柄であると言っても過言ではありません。現在では、生産性向上に役立つさまざまなツールがあります。

利用することで業務の効率化、延いては生産性向上につながることから、使わない手はありません。

時間管理ツール

時間管理ツールは、生産性を上げるための「効率化」の部分に多大な有益性をもたらします。時間管理ツールを使用して無駄な時間を省くことで、他の業務に携われる時間が増加し、結果的に生産性向上へとつながります。

時間管理において重要なのは、「ルーチンワーク」に費やす時間をどのくらい減らすことができるかです。時間管理ツールを導入し、データの整理や入力などのルーチンワークを自動化させることができます。ルーチンワークから解放されることで社員の負担が減少し、他の業務に充てる時間を増やすことで生産性向上を実現できます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールを使用することによって、現在誰がどのようなタスクをいくつ抱えているかを的確に判断することが可能です。

タスク管理ツールは、全社員のタスクを視覚化することができます。視覚化することによって、業務量が多すぎる社員はいないか、業務が遅れている社員はいないか、業務が全て終わりそうな社員がいないか、などをすぐに判断することができるようになります。

業務量を均等化したり、手の空きそうな社員に業務を割り振ったりすることで効率が上がり、結果的に生産性向上につながります。

スキルアップツール

生産性の向上には、社員のスキルアップが欠かせません。社員のスキルが向上することによって今まで以上の成果を上げることができ、結果的に生産性を向上させることができます。

自社の業務内容に関する他の会社のさまざまな事例を参照できるツールを利用することで、業務を進める上での参考にすることが可能です。事例を参照した結果、社員の知識量が増えて業務が円滑に進むようになり、生産性を上げることができます。

また、顧客に渡す見やすい資料の作り方やプレゼンの仕方などをクラウドで社内共有し、常時参照できるようにすることで、全社員のスキルアップを図ることも可能になります。

社内SNS

社内SNSは、情報共有をしながら社員同士のコミュニケーションを増やすことができ、業務をより一層スムーズにすることが可能です。

社員同士のコミュニケーションは、業務の円滑化を図る上では非常に大事です。社員同士のパートナーシップや意思疎通ができていないと、どこかの段階で業務の流れが悪くなる可能性があります。

社内SNSがあると、気軽に他社員とコミュニケーションを取れるため「連帯感」が生まれます。それにより、円滑に物事を進められるようになります。

生産性向上ツールの選び方のポイント

生産性向上ツールはどれを選んでも自社に合うとは限らないため、選び方のポイントをしっかりと押さえた上で選択することが必要です。生産性を向上させるためには、さまざまなツールを利用するのがおすすめです。時間管理やタスク管理など、効率性を上げる部分はツールによって異なり、さらにコストや使いやすさなどもツールで大いに異なります。

低コストのツールを選ぶ

低コストのツールを利用することで、最大限の生産性向上につながります。生産性向上は、業務の無駄をなくして効率化し、さらには低コストで行うようにすることが重要です。よって、低コストのツールであれば、費用を抑えながらも生産性の向上が期待できます。

コストの高いツールを利用しても、あまり生産性の向上が見込めないようであれば意味がありません。多少生産性が上がったとしても、ツール導入分のコストが高ければ最大限の利益は見込めないことになります。まずは、コストのかからないトライアルを導入してみたり、低コストのものを選んでみたりするのが得策です。

業務の問題点を解消できるツールを選ぶ

業務の問題点を解消できるツールを導入すると、一気に生産性が向上することに期待を持てます。

生産性が上がらない理由の一つとして、業務の工程上のどこかの部分に問題点を抱えていることが挙げられます。その問題点がある部分で業務のフローが滞り、効率性を妨げてしまう結果、生産性が低下してしまいます。

生産性の向上を求めて手当たり次第にツールを導入するのでは、余計なコストが発生してしまいます。工程のどこの部分が問題であるかを洗い出し、ピンポイントで問題点を解決するツールを選ぶのが最も効率的な方法です。

従業員が使用しやすいツールを選ぶ

導入する際は、従業員が使いやすいツールを選ぶことが大前提です。ツールは、限られた時間の中でさらに効率良く業務を行えることを期待して導入します。そのため、ツールの使用も短時間で終われば、さらに効率が良くなることになります。

導入予定のツールが使いやすいものであるのか、まずは従業員の意見を聞くことも大事です。先に無料体験デモを使用するのもおすすめです。効率化を求めてツールの導入を行っても、ツールの使い方に手間取って時間が掛かってしまうようでは、元も子もなくなってしまいます。

カスタマイズができるツールを選ぶ

カスタマイズができるツールであれば、さらなる効率化を期待できます。ツールは誰でも使いやすいユーザーインターフェースを目指して作られていますが、デザインや仕様の好みは人それぞれです。

そのため、ある従業員は「使いやすい」と感じても、ほかの従業員は「使いにくい」と感じてしまうこともあります。ただしカスタマイズができれば、自分が一番使いやすい仕様に変更することが可能です。全ての従業員が自分の使いやすい仕様に変更できれば、多大な効率性を上げる効果が期待できます。

使用目的が同じツールを複数選ばない

使用目的が同じツールを、何個も導入することはやめましょう。無駄な費用を払うことにもなってしまいます。

使用目的が同じツールを複数導入すると、現場ではどれを使用すれば良いのか分からず混乱してしまいます。例えばタスク管理ツールを複数導入した場合、同じ仕事が複数のツールに掲載され、混乱を招く恐れがあります。

同じ目的のツールを導入しても、混乱を招いて生産性向上効果は見込めないので、必要のない余分なコストを支払うことになります。

Teachme Bizがおすすめの理由

「Teachme Biz」は、わかりやすい手順書を作成することができるツールで、業務のさらなる円滑化や問題点の解消を行うことが可能です。

わかりやすい手順書を作ることで、新たに配属された従業員でも短期間で教育することができ、顧客からのお問い合わせにもスピーディに対応できます。また、顧客への説明時間を減らすわかりやすい案内も実現でき、業務の効率化を行うことができます。

特に、画像や動画を取り入れることができるため、直接視覚に訴える分かりやすい手順書が作成可能です。

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生産性向上の意味や目的とは

生産性向上とは、企業の経営活動において費やすリソースに対して、成果となる比率を上げることを指します。

生産性は、「労働」、「資本」、「全要素」の3つの生産性があります。労働生産性は、従業員が1時間であげる生産額や効率を表します。資本生産性は、経営活動に投下した資本の効率性を示します。さらに全要素生産性は、3つの生産性を含んだ全てのものを投入率とし、その結果との比率を示したものとなります。

3つ全ての生産性において費やしたリソースに対する成果の比率を上げることで、生産性の向上が達成できたということができます。生産性の向上を図ることによって、より一層企業の利益を増大させることができ、従業員への還元につながることにもなります。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と業務効率化は両方とも非常に良く似ていますが、生産性向上の真の目的は、効率化を図りながら最終的には「生産性を向上させる」ということです。前項で解説したように、費やしたリソースに対し、どれだけ成果の比率を上げられるかが求められます。

作業スピードのアップは、生産性向上も業務効率化も必要となる改善策です。

しかし、業務効率化の場合の目的は、単純にある1つのタスクをこなす「時間の短縮」ということにあります。多くの場合、「ワークライフバランスの適正化」という観点での改善策となります。

生産性を向上させるための取り組み

効率化を図り生産性を上げるためには、生産性向上ツールを利用することも非常に重要です。しかし、ツールを導入しただけで自動的に生産性が向上するわけではありません。ツールをうまく活用し、社内で生産性を向上させるための取り組みを実際に行うことで、初めて生産性が上がっていきます。会社全体で取り組みを行うことが重要です。

生産性向上の目的を決める

企業の経営活動において「生産性を上げたい」と考えることは非常に重要ですが、実際に何をするのかが明確でないと、生産性を上げることができません。ですから、目的をしっかりと決めておきましょう。

生産性を上げるには、作業工程のどの部分の効率化を図るのかを明確にし、ピンポイントで対処を行うのがおすすめです。例えば、「リソースを削減したい」という目的であればツールを利用して分かりやすいマニュアルを作成したり、時間管理ツールでルーチンワークを自動化したりすることで、作業に充てる人件費を抑えることが可能となります。

業務の無駄を削減する

生産性を上げるためには、「無駄をなくす」ということが必要不可欠です。無駄をなくすことによって、より一層効率的に業務に集中することができます。

無駄をなくすために、まずは業務マニュアルを作成して従業員内で共有することが大事です。独自の方法で業務を行っていると、進行が早い人と遅い人の差が出てしまい、遅い人の分人件費が掛かってしまいます。その点、視覚化した分かりやすい業務マニュアルを作成して共有すれば、誰もが最も効率の良い作業を行うことができ、無駄がなくなります。

次に、タスクを視覚化することが重要です。タスクをツールで視覚化することで、自分が今行うべき業務が一目瞭然になります。優先順位を付けて効率よく作業を行えたり、業務が立て込んでしまっている従業員の手助けを行ったりもでき、人件費を無駄にすることがありません。

時間管理を徹底する

時間管理を徹底的に行うことで、最優先でおこなうべきことに集中して力を注げるので、無駄なく効率の良い業務を行うことができます。

無駄のない効率の良い時間の使い方をするために、タスク管理ツールを導入して視覚化し、「今日1日の業務の流れを把握する」、「今日行う業務の中で優先順位を決める」などの行動を取ることが重要です。

また、1時間や2時間もかかるような定例の会議は廃止した方が無駄をなくせます。本当に必要になったときだけ会議を行えば、定例会議に要するはずだった時間を業務に充てることが可能です。さらに隙間となっている時間があれば、その時間に集中して業務を行うことで、無駄な残業を減らすこともできます。

業務の問題点の洗い出しを行う

「リソースを削減する」などの生産性向上の目的を決めたら、その目的を実現するために今問題点となっている部分を洗い出す必要があります。

業務で問題点となっている部分があれば、その部分を改善することによって効率化を徹底することが可能です。問題の解決を行うのに適したツールを導入し、効率化を図るのもおすすめです。

またケースによっては、問題点のある業務そのものを行わなくするといった措置が有効な場合もあります。

ノウハウの共有を行う

従業員間でノウハウの共有を行うことで、各従業員の作業スピードの均衡化を図ることができます。

先にも少し触れましたが、従業員個人によって業務の進み具合や作業スピードは異なります。作業スピードの遅い従業員と早い従業員を比較した場合、早い従業員の方がより生産性が高いことになります。

そこで、作業スピードが早い従業員の作業方法や技術などのノウハウを、ツールを利用し全従業員で共有することで、誰もが早いスピードで作業を行えるようになる可能性があります。その結果、生産性の向上へとつながるのです。

従業員のモチベーションを上げる

生産性の向上を達成する上で、従業員のモチベーションはとても重要です。ツールを導入すれば、確かに生産性の向上を図ることができます。しかし、実際に業務を行うのは従業員という「人」であり、モチベーションがなければアクティブに業務を行うことができず、生産性は上がっていきません。

従業員のモチベーションを上げるためには、「成果を上げた者に適切な評価を与える」、「成果を上げた者に特別賞与を与える」などの方法があります。「頑張った分だけ認めてもらえる」ということは、従業員の直接的なモチベーションアップにつながります。また、
フレックス制やテレワークなどの、自由な働き方もストレスがなく士気も高まります。

適正を考えた人員の配置をする

一人ひとりの適正に合った人員配置を行いましょう。国語が得意であったり物理が得意であったりと、人によって得意不得意は全く異なります。さらに、性格も人それぞれです。

従業員の性格や得意なこと、希望する職種などを最大限に考慮して人員配置を行うことで、その従業員が最も得意なフィールドで最大限の力が発揮できます。作業スピードも早く、無駄を削ることにも期待できます。

さらに自分に合った仕事内容であると、前項で解説した「モチベーション」アップにつながり、より一層の生産性向上を見込むことが可能です。

手順書・マニュアル作成に便利な「Teachme Biz」とは?

「Teachme Biz」は画像・動画・テキストを駆使することで、より分かりやすく、より業務効率化を図ることを可能にしたビジュアルSOPプラットフォームです。

先述の通りSOP(Standard Operating Procedures)とは、具体的な作業や手順を作業ごとに順序立てて説明したものです。ビジュアルSOPプラットフォームを用いることで、テキストだけでなく画像や動画を効果的に使った「誰でも簡単に内容を理解できる手順書」を作成することができます。

また、クラウドでデータが同期されているため、改訂時もすぐに内容を更新でき、即座に現場へ伝えることができます。

「Teachme Biz」を運営するスタディストは、「伝えることを、もっと簡単に」をモットーに掲げています。そのため「Teachme Biz」も、手順の共有・管理をシンプルにすることで誰でも簡単に使うことができるツールになっています。

手順書作成ではシンプルであること、わかりやすいことが非常に重要です。

手順書作成にお悩みの方、業務効率化を図りたい方はぜひ一度「Teachme Biz」にご連絡ください。

無料体験デモを行うことができるので、Teachme Bizがあるとどのように業務を効率化することができるのかを実体験していただくこともできます。

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