生産性向上

人材不足の影響と3つの対策方法!人手不足は企業になにをもたらすのか?

人材不足は企業経営において深刻な問題のひとつです。人材が十分でない場合、業務が滞り経営活動がスムーズに進まなくなります。また有益な事業計画を持っていたとしても、人材がいなければ計画通りに進まないことも多いでしょう。その結果、十分な利益を出せずに業績が悪化してしまう場合があります。

現状、人材不足で業務に支障が出ている企業もあるのではないでしょうか。人材不足は企業にとって解決すべき問題であり、対策を早急に考える必要があります。

本記事では、人材不足の影響と対策方法について解説していきます。人材不足の問題を見直すことで、ちょっとした工夫で人材不足を補えるようになります。企業活動をスムーズにし、利益を出していけるように迅速に対応していきましょう。

人手不足が企業にもたらす影響

企業の財産は「人」であると言われているように、企業にとって人材不足は解決すべき問題です。業務や事業に携わっている人材がいるからこそ、企業活動もスムーズにすすみ、利益をあげていくことができます。

人材不足の状態が長く続くと、企業に様々な悪影響を及ぼします。手遅れにならないうちに効果的な対策を行いましょう。人材不足が企業に与える影響は、大きく分けて4つ挙げられます。

事業の縮小

人材不足が続くと業務に携わる人が少なくなってしまうことから、必然的に処理できる業務量も縮小していきます。既存の人材が全力で業務に取り組んだとしても、一人一人の業務処理量には限界があります。その結果、事業規模までも従業員の人数に応じて縮小する事態となります。

また、人材不足が長期にわたって続くことで既存の人材が疲弊し、不健康な環境になるでしょう。無理な就労条件は離職につながり、さらに人材不足へと追い込まれてしまい悪循環です。

新規事業の拡大が難しくなる

人材不足になると事業を維持するだけで精一杯という状況になってしまうため、新たな事業を立ち上げて、そこに人材を投入することが難しくなります。

その結果、新規事業を立ち上げるよいタイミングであるにも関わらず、そのチャンスを逃してしまい、積極的に事業展開する同業他社に差をつけられてしまうこともあります。競合している企業が豊富な人材を抱えていた場合は、人材不足の影響がより大きくあらわれることになり、競争力が低下してしまうことになりますので注意が必要です。

残業時間の増加

人材不足の企業では、残業が慢性化している場合が多くあります。事業を継続するために必要な日々の業務量は、労働基準時間以内であればある程度できる範囲が決まっています。人材不足が続いている場合、余剰業務を残っている社員で補おうとすれば、必然的に残業することになるでしょう。

その結果、社員の疲労は蓄積しパフォーマンスが下がります。業務が進まなければ、ますます残業量が増えてしまうという悪循環になってしまうこともあるでしょう。人材不足の状態が長く続くと、このような悪循環が進んでしまうため、人材不足には早期対処することが重要です。

社員のストレスの増加

人材不足の企業では社員一人あたりの業務量が多くなっているため、社員の肉体的・精神的な負担が大きいという特徴があります。業務を処理することに追われ、創造性を発揮できるような仕事が少なくなると「こなすべき仕事を淡々と処理していく」という状況に陥りがちになってしまうのです。

その結果、ストレスが増加して仕事にやりがいを感じられなくなったり「何のために仕事をしているのか」という疑問を感じたりして、仕事に前向きに取り組めなくなってしまうこともあります。

精神的なストレスがたまると業務の処理能力も低下してしまうため、他の社員へ負担が移行します。

人材不足の対策は「手放す」と「効率化」

人材不足は深刻な問題のため、それらを改善するために早急に対策を行う必要があります。人材不足の対策として、業務の一部を手放して外部に委託する方法や、業務を効率化したりして社員の負担を減らすといった方法があります。

これらの対策を推し進めることで「働き続けたい環境」を整えることが可能です。新しい人材を増やすことももちろん大切ですが、まず既存の社員が働きやすい環境をつくることが、新たな人材を呼び込むことにもつながります。

人手不足の対策「手放す」

人材不足の状態で既存の業務すべてを行おうとすると、社員に大きな負担がかかってしまいます。そのような状況だと、ストレスが増えて体調を壊し、業務を離脱してしまう人や離職する人が増える可能性が高くなります。

人材が少ない場合は、既存の業務の一部を手放して社員一人一人がこなすべき仕事量を減らし、負担が増えないように配慮する必要があります。

業務量の見直し

業務量の見直しを行うことは、人材不足の企業ではとても重要なことです。人材が少なくなっているにもかかわらず業務量がそのままだと、社員に大きな負担がかかります。業務量が増えるとそのまま社員の疲労蓄積につながります。長期にわたって疲労が蓄積すると、社員のパフォーマンスも下がり業務をスムーズに進めることが難しくなるでしょう。

日頃行っている業務の中には、行わなくてもよいような仕事が含まれている場合もあります。能力がある社員は、処理能力に優れているため人一倍大きな負担を抱えていることもあるでしょう。日頃の業務量を見直し、どの社員も問題がない状態で仕事を進められるようにすることが大切です。

外注・アウトソーシングの検討

外注やアウトソーシングを活用すると、社員がこなすべき業務を減らすことができます。職場環境の改善に向けて、アウトソーシングを検討してみましょう。

アウトソーシングを行うメリットは「社員の負担を減らすことができること」「社員が産休や介護休暇などの一時的な職場離脱をした場合も対応できること」「業務の引き継ぎが発生しないため、人材が退職した場合の影響がないこと」などが挙げられます。

また、時期による業務量の変化や一時的な受注の増加などにも柔軟に対応できるというメリットもあります。

外注やアウトソーシングでは、その業務に向いている優秀な人材が専門的に仕事を行ってくれます。いろいろな業務に追われている社員が行うよりも早く、質がよい仕事を行うことができるのです。その結果、企業業績にもよい影響を与えてくれることも多く、既存の社員が仕事を行うよりも効果的な成果を得ることができます。

人材不足の対策「効率化」

人材不足に対するもうひとつの対策は「効率化」です。既存の業務を減らすのではなく、社員が今までよりも少ない労力で仕事を進められるような企業努力が求められます。ツールを導入したり情報を電子化するなどの効率化を行ったりすることで、社員の負担を減らし業績を上げることもできます。

ツールの導入による業務効率化

業務の効率化を行う方法として「ツールの導入」が挙げられます。仕事の効率化を期待できるツールとして代表的なものは「クラウド型の営業支援システム」や「経理の電子化」などが挙げられますが、その他にも様々なものがあります。

物流業界や介護業界、飲食業界など人材が不足している業界は多岐に渡りますが、各業界の業務に活用できる様々なツールが開発されています。自社に最適なものを導入することが大切です。

効率的なツールを導入すると、1時間かかっていたものが30分でできるようになったり、業務時間内に仕事を終わらせて残業を減らすことができたりと、大幅な業務の効率化が期待できます。

単純作業を機械化する

毎日行っている仕事の中には、やり方が決まっている単純作業の定型業務が含まれています。これらの業務を自動化すると、作業量が減り業務を効率化することができます。

限られた人材の中で業務を処理しようと考えた場合、生産性を上げるしか方法がありません。しかし、業務の効率化を行わずに実行すると、残業時間の増加など社員に負担がかかってしまいます。

そこで、単純な業務を自動化したり無駄な仕事を省いたりすることで、人材が不足している状態であっても多くの業務を処理できるようになります。

【成功事例】人出不足の企業が行った対策

人材不足に悩む企業は様々な対策を行っていますが、期待した効果が出ている企業もあれば、そうでない企業もあります。人材不足の対策をする際には、自社と似たような問題を抱えている企業の「成功事例」を学びながら、どのような対策が自社にとって効果的なのかを考えることが大切です。ここでは、3つの企業の成功事例をご紹介します。

ヤマトホールディングス(運輸業)

ヤマトホールディングスはデリバリー事業を中心にサービス提供をしている企業です。アマゾンなど通販での購入が広まったことで、業務に携わる人材不足がクローズアップされてきました。

この企業が行った対策は、主婦の人が仕事できるような環境を整えて女性を積極的に採用したことです。定年を65才までのばし、ITの仕組みを取り入れて荷物情報をすべてデジタル化しました。デジタル化することで、情報の流れを可視化できるようなり、より効率的に集配できるような体制になりました。

特にIT化を推し進めたことで業務が大幅に効率化され、限られた人材の中でより多くの集配ができるようになったのです。このように、ヤマトホールディングスは人材不足対策で成果をあげた企業のひとつとなっています。

セブンイレブン(コンビニ・小売業)

セブンイレブンは24時間営業という体制を続けてきましたが、人手不足が加盟店の大きな負担となっています。人手不足の対策として、セブンイレブンはセルフレジや新検品システム、AIによる発注など、業務のIT化を推し進めています。

コンビニ運営において必要な作業をできるだけIT化することで、限られた人材で今まで通りの業務を負担なく行うことができるようになっています。また、人材不足に加えて加盟店オーナーの高齢化も問題になっていますが、人材の高齢化に対しても業務のIT化は効果があると考えられています。

スシロー(飲食・外食産業)

スシローでは新しい技術の導入を行うことで、アルバイト不足への対策を行っています。スシローが新たに導入した「レーンの上部に取り付けたカメラ」によって客が取った皿を識別し、料金を自動で計算してくれます。

このシステムのおかげで、会計ごとにスタッフが席に行く必要がなくなり、客も食事が終わればすぐにレジに直行できるようになりました。また、持ち帰り用の寿司のために宅配ボックスのようなロッカーが設置され、注文時に送られてきたQRコードをかざせばスタッフを介さずにお寿司を受け取れるような仕組みも導入されています。

これらの対策により、アルバイト不足であっても少ないスタッフで営業できるようになり、人材不足の影響を受けない経営が可能となっています。

マニュアル化は人材不足対策の第一歩としてはベスト!

これらの企業のように、慢性的な人材不足の中でも業績を上げられるような仕組みを構築することは、企業経営において重要です。

人材不足対策で成功している方法としては、IT化や業務の効率化などがありますが、IT化はシステム導入のためにある程度の期間が必要です。また、まとまった額の初期投資が必要な場合があり、今すぐできる方法とはいえないため、まずは業務の効率化を行うべきであるといえます。

業務の効率化で、一番はじめやすいことは業務のマニュアル化です。マニュアルを作る過程で「業務を把握する作業」を行いますので、一番無駄がない効率的な業務の方法を改めて考え、確立することができます。

また、マニュアルがあればその仕事を誰でも行えるようになるので、社員が産休などで一時的に離脱した場合でも、他の社員が柔軟に対応することができます。マニュアルは誰にとってもわかりやすい、シンプルなものでないと意味がありません。そこで、マニュアルを作成する際には、業務マニュアルツールソフトである「Teachme Biz」の利用がおすすめです。

「Teachme Biz」を使えば簡単にマニュアルを作成できるため「マニュアル作成」に余分な時間や手間をかける必要がありません。また、作成したマニュアルはスマホやタブレットなど様々なデバイスで簡単に共有することができるため、オンライン環境さえあれば多くの社員がマニュアルを共有することができるというメリットがあります。

まとめ

多くの企業に人手不足の波が押し寄せていますが、業務の効率化やIT化などの対策を行えば、社員の負担を抑えながら業務を効率的にすすめていくことができます。人材不足の対策の中でも、業務のマニュアル化はすぐに行うことができる方法です。

「Teachme Biz」を利用すると、簡単にマニュアル化した業務を資料にまとめることができます。また作成した資料は、クラウドを介していつでもどこでも社員と共有できるのでおすすめです。

業務マニュアルを作ることは「社内でするべき仕事かどうか」「業務の進め方は効率的か」ということを再検証するきっかけにもなります。この機会に、人材不足対策として「Teachme Biz」を利用したマニュアル作成を行ってみてはいかがでしょうか。

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