奈良市、クラウド型マニュアルで庁内DXを推進

プレスリリース 2024.04.30

奈良市、クラウド型マニュアルで庁内DXを推進
～2024年度中に各課に活用を拡大し、問合せ削減や引継ぎ効率化を目指す～

オペレーション改革を支援する株式会社スタディスト（本社：東京都千代田区、代表取締役CEO：鈴木悟史、以下「スタディスト」）は、奈良県奈良市が庁内DX推進に向けマニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」を導入したことをお知らせします。奈良市では、今後庁内での勉強会実施や運用ルールの検討を重ね、現在数課で利用しているTeachme Bizを約110の全課へ活用を拡大する予定です。

■導入背景
奈良市では毎年多くの職員が部署異動をしており、異動に伴う各種問合せの増加や引継ぎ内容のバラつき、多忙な年度末の引継ぎによる職員への業務負荷等の問題が起きていました。これまでも問合せフローの改善やワークフローシステムの導入等の改善を進めてきましたが、よりスムーズな引継ぎや問合せ工数の削減のためには、業務伝達の要である業務マニュアルの改善が必要であると判断し、マニュアル専用システムの導入を決定しました。

■「Teachme Biz」選定のポイント
奈良市がマニュアル管理ツールに求める以下要件を満たす調達の結果、Teachme Bizが導入されました。

・画像や動画を用いたマニュアル作成が簡単な点
マニュアル作成時に画像もしくは動画をアップロードでき、ビジュアルベースでわかりやすく手順の伝達ができます。作成のフォーマットが定まっており、画像・動画の編集もTeachme Biz内で簡単にできるため、不慣れな方でもマニュアル作成が可能です。

・高いセキュリティ水準でサービスが利用可能であること
Teachme Bizは、企業や組織が保有する情報資産を守り、安全に事業を展開するための仕組みである情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の最新の国際規格認証を取得。情報の機密性や安全性を保ちながら、サービスの利用が可能です。

・専用ソフト不要、職員間での共有も簡単な点
クラウドサービスのため、インストールの手間なく、すぐに利用を開始できます。URLで共有ができるため、職員間のスムーズな情報伝達が可能です。

■今後の展望
現在数課で利用しているTeachme Bizを、2024年度中に約110の全課へ活用拡大し、クラウド型のマニュアルを用いて2025年度の引継ぎが実施できる体制の構築を予定しています。わかりやすく、検索・共有をしやすいマニュアルを整備することで、各種問合せ事務の削減と業務効率化を目指します。また、マニュアル作成を通じて各職員のノウハウを可視化し、業務標準化を実現します。

■奈良市　DX推進課　担当者コメント
奈良市も他自治体と同様に人手不足の課題を抱える中、限られた人員でより良い市民サービスを提供するには職員の業務効率の向上が急務です。奈良市では積極的にデジタルツールを導入し業務効率化を進めてきました。今回はTeachme Bizで引継ぎの効率化と問合せ工数の削減に加え、わかりやすい業務マニュアルを用いて職員が適正で質の高い業務遂行ができる状態を期待しています。

また、奈良市では人材の育成を強化しており、新人教育においてもTeachme Bizの活用を検討しています。引継ぎに限定しすぎず、庁内で積極的に活用し、業務効率化を通じて市民サービスの向上につなげていきたいと考えています。