ワークフローとは？導入メリットや作り方、システムの選び方も解説
ワークフローとは、業務の流れや手順を可視化し、一定のルールに基づいて進める仕組みのことです。近年では業務のデジタル化に伴い、専用システムの導入も進んでいます。
本記事では、ワークフローについて詳しく解説します。さらに、作成5ステップやシステムの導入メリット、システムの選び方にも触れていくのでぜひ最後までご覧ください。
ワークフローとは
ワークフローとは、業務における申請や承認など、意思決定が進んでいく一連の流れのことを指します。身近な例でいえば、経費精算・休暇申請・稟議書などが該当します。「誰が申請して、誰が承認したか」をきちんと記録に残せるのが、ワークフローの大きな特徴です。
昨今では、紙やメールではなく、システムでワークフローを管理する企業も増えています。情報の滞りを防ぎ、業務をスムーズに進めるための仕組みがワークフローです。
ワークフローのメリット
ワークフロー導入によって得られるおもなメリットは、以下のとおりです。
- 意思決定のスピード向上
- 業務の可視化
- 属人化の防止
意思決定のスピード向上から属人化の防止まで、ワークフローのメリットは多岐にわたります。組織全体の生産性を底上げする施策として、導入を進める企業も少なくありません。
業務可視化についてはこちらの記事もご確認ください。
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ワークフロー・業務フロー・稟議の違い
ワークフローと業務フロー、稟議はよく混同されますが、意味や役割が異なります。それぞれの違いを以下に整理しました。
| 用語 | 意味・定義 | 役割 |
|---|---|---|
| 業務フロー | 業務の手順をフロー図などで可視化したもの | 仕事全体の流れを整理する |
| ワークフロー | 申請・承認など意思決定の流れ | 誰が意思決定するかを定義する |
| 稟議 | 書類を回して承認を得る手続き または稟議書そのもの |
承認してもらうための具体的な案件（書類） |
業務フローが「仕事全体の流れ」だとすると、ワークフローはその中の「承認ルート」です。稟議は、その承認ルートを通る具体的な申請書と考えるとわかりやすいでしょう。細かな違いではありますが、正しく理解しておくことで、システム導入をスムーズに進められます。
ワークフロー作成の5ステップ
ここでは、ワークフローを作成するための手順を5ステップで紹介します。ワークフローを自社に合った形で運用するためにも、基本の進め方をおさえておきましょう。
1. 目的を明確にする
ワークフローを作成するときは、まず目的をはっきりさせます。具体的に、自社が抱えている課題を整理するところからはじめましょう。たとえば、「承認フローを整理したい」「ペーパーレス化でコストを削減したい」などです。
目的によって、最適な設計や必要な機能が変わります。あらかじめゴールを明確にしておくことで方向性が定まり、ワークフロー作成もスムーズに進みます。
2. 関係者・役割・タスクを整理する
次に、ワークフローに関わる人と役割、担当するタスクを整理しましょう。具体的には、「誰が申請し、誰が承認し、誰が最終決裁を行うのか」といった権限の範囲を明確にします。あわせて、担当者が不在の場合の代理承認ルールも決めておくと安心です。
役割をきちんと定義しておけば、責任の所在がはっきりし、特定の人に業務が集中することも防げます。
3. 必要な書類・情報を洗い出す
関係者や役割を整理したら、次は必要な書類や情報の洗い出しです。申請を進めるうえで、どのような項目を入力してもらうのか、どの書類を添付する必要があるのかを明確にしましょう。
あらかじめ申請の種類ごとにルールを定めておけば、差し戻しや確認の手間を減らせます。
4. 承認の流れを図式化する
関係者と必要情報が整理できたら、承認の流れをフローチャートで図式化します。まずは、もっともよく使われる標準ルートを作成しましょう。そのうえで、「担当者が不在の場合は代理承認に切り替える」といった条件分岐や例外ルートを追加していきます。
最初から複雑な設計にせず、標準パターンから広げていくことで、わかりやすいワークフローを作成できます。
5. 更新と修正を繰り返す
ワークフローは、実際に運用しながら改善と修正を繰り返すことが重要です。まずは特定の部署から段階的に導入し、フィードバックをもとに調整していきましょう。
運用開始後も定期的に見直し、滞りが起きている箇所は改善します。業務の変化に合わせて柔軟に更新し続けることで、常に使いやすいワークフローを実現できます。
ワークフローの効果をさらに高めるには、運用方法を体系的にまとめることも重要です。マニュアル作成・管理システム「Teachme Biz」を活用すれば、誰でも簡単にマニュアルを作成できます。さらに搭載されたAI機能により、作成工数を90％削減することも可能です。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内の申請や承認、決裁といった手続きをデジタル上で管理・実行できるツールです。紙やメールで行っていた申請業務をシステム化することで、承認ルートの自動設定や進捗の見える化が可能になります。誰がどの段階で対応しているのかを、リアルタイムで確認も可能です。
ワークフローシステムを導入すれば、責任の所在が明確になり、属人化の防止にもつながります。単なる電子化ではなく、社内の意思決定をスピーディにする仕組みです。
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムを導入するとさまざまなメリットを得られます。おもなポイントを以下に整理しました。
- 進捗状況を可視化できる
- 場所を問わず承認処理ができる
- ペーパーレス化を促進できる
- 業務効率・生産性を向上できる
- 内部統制を強化できる
自社に最適なワークフローシステムを導入できれば、意思決定のスピードが上がるだけでなく、従業員の働きやすさ向上にもつながります。
ペーパーレス化を進めるためのポイントをまとめた資料をご用意しました。企業の成功事例も掲載していますので、取り組みのヒントとしてぜひご活用ください。
ワークフローシステムの導入効果
ワークフローシステムを導入することで、次のような効果が期待できます。
- 不正・ルール違反を防止できる
- 事務作業の工数を削減できる
- ミスや手戻りを未然に防げる
- データをもとに業務改善ができる
単なる業務効率化にとどまらず、蓄積データをもとに業務を改善できる点が、ワークフローシステムの大きな強みです。DX推進の第一歩としても有効な施策といえます。
ワークフローシステムの選び方
ここでは、ワークフローシステムの選び方のポイントを紹介します。自社に最適なシステムを選ぶ際の参考にしてください。
提供形態が自社に合っているか
ワークフローシステムには、おもに「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型はサーバー構築が不要で、初期費用をおさえやすい点が特徴です。運用・管理の負担が比較的軽く、人的リソースが限られている企業に適しています。
オンプレミス型は社内にサーバーや通信環境を構築し、自社で管理・運用する形態です。厳格な情報管理が求められる組織では、オンプレミス型が選ばれる傾向があります。
自社の運用体制やセキュリティ方針、予算を踏まえたうえで、最適な提供形態を選びましょう。
操作性はわかりやすいか
システム選定では、操作性のわかりやすさも重要なポイントです。機能が豊富でも、使いにくければ現場に定着しません。とくに、スマートフォンやタブレットから直感的に承認できるか、ノーコードで承認ルートの作成・変更ができるかは確認しておきたい点です。
導入前には無料トライアルを活用し、実際の操作感を確かめましょう。現場の社員がスムーズに使えるかどうかを事前に見極めることが重要です。
必要な機能と拡張性があるか
システム選定では、自社に必要な機能と拡張性があるかを確認することも重要です。
たとえば、申請金額に応じた条件分岐や特定部署での並列承認、上長不在時の代理承認など、自社特有のルールや例外処理に対応できるかをチェックしましょう。将来的な組織拡大や利用部門の増加に対応できる拡張性も見ておきたい点です。
システム選定前に「必須機能」と「あると便利な機能」を整理しておくと、比較・検討がスムーズに進みます。
他システムと連携できるか
ワークフローシステムを選ぶ際は、既存の社内システムと連携できるかを確認しましょう。単体で使うよりも、他ツールとデータ連携できるほうが、業務をより効率よく進められます。
とくに重要なのが、会計システムや人事システムとの連携です。経費精算データを自動で会計システムに反映できれば、二重入力や転記ミスを防げます。また、人事データと連動していれば、異動や組織変更時の承認ルート変更もスムーズに行えるでしょう。
導入前に、現在利用中のツールとの連携を確認し、組織全体のデータフローを一元管理できるようにしましょう。
サポート体制は充実しているか
ベンダーのサポート体制が充実しているかどうかも、重要な選定ポイントです。導入初期の設定支援や既存データの移行サポート、ヘルプデスクの対応体制、導入実績などは事前に確認しておきましょう。
無料トライアル期間中に問い合わせを行い、回答のスピードや質を見極めるのもおすすめです。長期的に安心して使用できるシステムかどうか、しっかり確認しましょう。
まとめ
ワークフローとは、申請や承認などの意思決定の流れのことを指します。ワークフローを整理することで、意思決定のスピード向上や業務の可視化、属人化の防止といった効果が期待できます。さらに、ワークフローシステムを導入すれば、進捗管理の効率化やペーパーレス化、内部統制の強化など、より大きな成果も得られるでしょう。
自社に合ったワークフローを構築・運用し、業務効率化とDX推進の基盤づくりにつなげましょう。
設計したワークフローを確実に定着させるには、マニュアルの整備が欠かせません。マニュアル作成・管理システム「Teachme Biz」なら、わかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。
「自社にあうか不安」という方は、まずは無料トライアルでお試しください。
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