プロジェクトを進めていくなかで、「作業が多くて全体が見えない」と悩む人は少なくありません。そのようなときに役立つのが、WBS（Work Breakdown Structure）です。WBSを活用すれば、やるべき作業が整理され、仕事の流れを把握しやすくなります。

本記事では、WBSの基礎知識や作り方、作成時のポイント、よくある失敗とその対策方法をわかりやすく解説します。

WBSとは？

WBSとは、Work Breakdown Structure（作業・分解・構成化）の略称で、作業内容を細かく分解し、全体を構造化して整理する手法です。プロジェクト管理の基本となる考え方で、スケジュール作成や進捗管理の土台になります。

WBSを活用すると、プロジェクト全体の流れが整理され、現在どこまで進んでいるのかを把握しやすくなります。マニュアル作成のような社内業務から、システム開発やイベント運営まで、幅広い場面で活用される手法です。

たとえば下図は、業務マニュアル作成の流れをWBSで整理した例です。

まず「企画」「作成」「確認」「運用」といった大枠の工程を洗い出し、そこから「目的設定」「業務の棚卸」「構成作成」「ヒアリング・修正」などの具体的なタスクへと分解していきます。

このように、大きな作業から段階的に整理していくことで、全体像を把握しやすくなり、必要な工程や作業の抜け漏れも防ぎやすくなります。

WBSの目的

WBSの目的は、プロジェクト全体を見える形に整理し、管理しやすいタスク単位まで分解することです。

作業内容を細かく整理することで、「誰が」「何を」「いつまでに行うのか」が明確になります。全体の工数やスケジュールも把握しやすくなり、「いつ終わるのか」「どこが遅れているのか」といった点にも早い段階で気づけます。

プロジェクト管理に慣れていない担当者や、少人数で案件を進めるチームにとって、心強い指針になるでしょう。

WBSの種類と使い分け

WBSは、おもに「プロセス軸」と「成果物軸」の2種類に分けられます。それぞれ作成方法や特徴、向いているプロジェクト例を表にまとめました。

進め方そのものが重要な案件ではプロセス軸のWBSが向いています。一方、完成させたいものがはっきりしているときは成果物軸のWBSが適しています。プロジェクトの性質や目標にあわせて使い分けましょう。

WBS・ガントチャートの違い

WBSと混同されがちなのが、ガントチャートです。どちらもスケジュール管理で使われますが、役割や使いどころが異なります。

WBSは、プロジェクトに必要な作業を洗い出し、構造的に整理するためのものです。一方ガントチャートは、その作業を「いつからいつまで行うか」を時間軸で表したものになります。

まずWBSでやるべき作業を整理し、その後にガントチャートへ落とし込むことで、無理のないスケジュールを立てられるでしょう。

WBSを作成するメリット

WBSを作成する主なメリットは、次のとおりです。

• 作業の抜け漏れや重複を防げる
• 工数を的確に見積もれる
• 担当者や役割分担が明確になる
• 進捗状況や課題を把握できる

WBSによって業務を細分化することで、プロジェクトの現状が把握しやすくなります。メンバー間での進捗共有も円滑になり、リソースの偏りにも迅速に対処できるため、計画的なプロジェクト進行が実現します。

WBSを作成するデメリット

WBSは便利なツールですが、使い方によってはメンバーの負担になることもあります。主なデメリットは次のとおりです。

• 作成や更新に手間がかかる
• 管理や運用が形骸化しやすい
• 変更が多いと更新作業が増える
• 形式にこだわると使われにくい

WBSは、あくまでプロジェクトの進行をサポートするためのツールです。作業を細分化しすぎると管理が大変になり、逆に管理を重視しすぎると現場が窮屈に感じるおそれがあります。管理のしやすさと運用のしやすさのバランスを意識することが重要です。

WBSの作成方法5ステップ

ここでは、WBSの作成方法を5つのステップに分けて解説します。やみくもにタスクを書き出すのではなく、全体の流れをおさえながら段階的に進めていきましょう。

1.ゴール（成果物）を決める

はじめに、プロジェクトのゴールとなる成果物を明確にします。

WBSは、成果物を基準に作業を整理する手法です。そのため、具体的な作業内容を考える前に、「何を完成させるのか」をはっきりさせることが重要です。

成果物が不明瞭だと作業範囲も曖昧になり、工数やスケジュールが膨らむ原因になります。最終成果物に加え、必要に応じて中間成果物も設定し、プロジェクトのゴールを可視化しましょう。

2.必要な作業を洗い出す

ゴールを明確にしたあとは、成果物を完成させるまでに必要な作業を洗い出します。大きな工程だけでなく、準備や確認といった細かな作業も含め、漏れなく整理することが重要です。

この工程は、WBS作成者だけで進めるのではなく、実際に作業を担当するメンバーと一緒に行いましょう。現場の視点が加わることで実態に合ったWBSになり、後工程での修正や手戻りを防げます。

3.作業を分解・整理する

洗い出した作業は、管理しやすい粒度に分解して整理します。作業の粒度がバラバラのままWBSを作成してしまうと、全体の状況が把握できず、進捗管理も難しくなります。

時間がかかる作業は、工程ごとに細分化しましょう。分解の目安は、着手から完了までの見通しが立ち、1日から1週間程度で終わる規模です。各作業の粒度が揃うと、WBSも作成しやすくなりますし、その後の運用もスムーズに行えます。

4.作業の流れに沿って構造化する

分解・整理した作業は、実際のプロジェクトの流れに沿って構造化します。

この際、作業をただ並べるのではなく、体の流れや作業同士のつながりがわかる形で整理するのがポイントです。階層は深くしすぎず、全体を一目で把握できる構成にすると、運用もしやすくなります。

5.担当・工数・期限を決める

最後に、各作業について担当者・工数・期限を設定します。作業の抜け漏れや対応遅れを防ぐためにも、誰が何を担当するのかを明確にしましょう。

工数は作業量の目安、期限は完了させる期日として分けて考えることがポイントです。工数だけで判断すると無理なスケジュールになりやすいため、全体の進行状況やほかのタスクとの兼ね合いも踏まえて現実的に設定しましょう。

WBS作成時におさえておきたいポイント5つ

ここでは、WBSを作成する際に意識したいポイントを5つ紹介します。実務で役立つWBSを作るための考え方をおさえましょう。

テンプレート・ツール・AIを活用する

既存のテンプレートやプロジェクト管理ツール、AIをうまく活用すると、WBSを効率よく作成可能です。

一般的なプロジェクトでは、必要な工程はある程度決まっています。テンプレートやツールを使えば、基本構成をスムーズに構築できるでしょう。AIにタスクの洗い出しを依頼すれば、短時間でたたき台を作れます。

ツールやAIに任せられる部分は任せ、プロジェクト固有の課題整理やメンバーとのコミュニケーションに時間を使いましょう。

Teachme Bizは、AIを活用してマニュアル作成の負担を大きく軽減できるツールです。WBSの運用やその後のマニュアル化までスムーズに進めたい場合に便利です。

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また、自社に合ったツールを探したい方は次の記事もご覧ください。

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作成前に全体像を整理する

WBSを作る前に、まずはプロジェクト全体の流れを整理しましょう。いきなり細かなタスクを洗い出そうとすると、重要な工程や中間成果物を見落としやすくなります。

まずマインドマップや図を使い、ゴールまでの流れを可視化するのがおすすめです。全体像を把握してから作業を細分化することで、実態に即したWBSに仕上がります。

余裕をもったスケジュールにする

プロジェクトを安定して進めるためには、余裕のあるスケジュールを組むことが重要です。

最初にどれだけ綿密に計画しても、急な仕様変更や想定外のトラブルは起こるものです。スケジュールに余裕がないと、少しの遅れが全体に影響してしまいます。

スケジュールに余裕をもっておけば、トラブルが起きても落ち着いて対応可能です。無理のない計画を立てることが、プロジェクトの成功につながります。

工数を現実的に見積もる

工数は、実際の作業内容に沿って現実的に見積もりましょう。感覚だけでなんとなく決めてしまうと、あとから無理が生じやすくなります。

見積もりの際は、現場の意見を取り入れることが重要です。あわせて、過去の経験や類似案件を参考にすると、妥当な工数設定になります。

進捗にあわせて更新する

WBSは、作って終わりではありません。プロジェクトの進捗にあわせて、こまめに更新することが重要です。

最新情報が反映されていないWBSは、現状を正しく把握できなくなります。完了した作業や遅れが出ている箇所を都度書き換え、常に実態にあった状態を保ちましょう。

WBSのよくある失敗例と対策

ここでは、WBSの作成・運用で起こりがちな失敗例と、その対策を紹介します。作成前によくある落とし穴をおさえておけば、より実践的なWBSを作りやすくなるでしょう。

運用ルールがなく形骸化してしまう

WBS運用でよくある失敗のひとつが、作成しただけで終わってしまうケースです。どれだけ丁寧にWBSを作っても、適切に更新されなければ実際の状況とズレが生じ、次第に使われなくなってしまいます。

WBSの形骸化を防ぐためにも、作成の段階で更新のルールや担当を決めておきましょう。定期的にミーティングを開催し、WBSを確認・更新する時間を取るのも効果的です。

WBSの使い方や更新ルールをマニュアル化しておくと、誰でも迷わず運用しやすくなります。WBSツールを導入する場合も、マニュアルがあれば現場への定着がスムーズです。

WBSの運用まで見据えたマニュアル作成には、マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」がおすすめです。まずは資料をダウンロードし、WBSをスムーズに運用するためのヒントを確認してみてください。

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進捗管理表と混同して本来の役割を失う

WBSをTo-Doリストのように使ってしまうのも、よくある失敗例です。

WBSの役割は、プロジェクト全体の流れや構造を整理し、進捗を俯瞰して把握することです。日々の細かな作業まで詰め込みすぎると、重要な工程や節目が見えにくくなってしまいます。

WBSには成果物やフェーズ単位のタスクを中心にまとめ、日々の作業管理は別のツールで行いましょう。役割を分けることで、プロジェクト全体の状況を把握しやすくなります。

タスクの粒度がバラバラで現状が把握できない

WBS作成でよくある失敗のひとつが、タスクの粒度が揃っていないことです。

長期間かかる作業と、短時間で終わる作業が同じ階層に並んでいると、進捗状況が正しく見えません。その結果、「ほぼ完了しているように見えたのに、最後に大きな作業が残っていた」といった事態につながるおそれがあります。

タスクは、1日から1週間程度で完了する単位に分解しましょう。粒度を揃えるだけでも、進捗や担当者の負荷を把握しやすくなり、使いやすいWBSに仕上がります。

まとめ

WBSとは、プロジェクト全体を整理し、作業内容を管理しやすいタスク単位に分解・構造化する手法です。作成時は、最終的な成果物を起点に「何が必要か」を順序立てて洗い出し、無理のない粒度で整理することが求められます。

WBSを適切に作成・運用すれば、作業の抜け漏れを防ぎやすくなり、進捗遅れやトラブルにも早い段階で気づけます。また、プロジェクトの全体像が明確になるため、上司や顧客への説明もしやすくなるでしょう。

基本をおさえたWBS作成・運用を意識し、安定したプロジェクト進行を目指しましょう。

WBSの作成や運用をより効率化したい場合は、マニュアル作成・共有システム「Teachme Biz」がおすすめです。AI機能を活用すれば、マニュアル作成や編集の負担を大幅に減らせます。WBSを社内に定着させたい方は、ぜひTeachme AIの活用をご検討ください。

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