RPAによる自動化がもたらす業務効率化とは？導入失敗しないためのポイントをご紹介！
働き方改革によって多くの企業が業務効率化を求められている昨今、RPAによる業務の自動化が大きく注目され、年々市場規模が拡大しています。RPAの導入には様々なメリットが存在しますが、いざ導入しようとしてもRPAの効果を十分に発揮できなかったり、途中で導入を断念してしまったりと失敗する企業が実は多いのです。
この記事では、RPAによる自動化がもたらすメリットやRPAの導入を成功させるためのポイントをご紹介します。実際の企業の成功事例もあわせてご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
RPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）とは、人間が行っていたPC上の定型業務操作をソフトウェアロボットによって自動化することをいいます。既存のシステムをそのまま利用でき、ロボットの作成も簡単であるためシステム改修にかかる期間が短く、導入が簡単であることが特徴です。
原則として、RPAを適用できる業務は「判断のいらない単純作業」です。一般的に次のような業務がRPAによる自動化に適しています。
・複雑な判断や例外処理を伴わない業務
・繰り返し作業が多い単純な業務
・業務マニュアルや操作マニュアルがある業務
具体的には、電子データの転記・登録作業、システムからのレポート作成作業、Webサイトからの情報収集作業・市場調査等にRPAを導入している企業が多いようです。
RPAによる自動化がもたらすメリット
では、RPAで業務を自動化することが企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか？ここでは3つのメリットをご紹介します。
定型業務の効率化
作業手順のパターンが決まっている定型業務はロボットの得意分野であり、人間に比べて圧倒的に短い時間で正確に作業を行うことができます。ロボットは24時間365日稼働することができるため、業務にかかるスケジュールを大幅に短縮することが可能です。
コスト削減
RPAによる業務の自動化によって従業員の稼働が減少し、それまで発生していた人件費を削減することが可能です。所定労働時間の給料、残業代や休日出勤といった手当がカットされるだけでなく、人材配置に伴う人事コストやアウトソーシング費用も不要となるため大幅なコスト削減が見込めます。
業務品質や精度の向上
人間のパフォーマンスは体調や集中力といったその時々の状況に応じてムラがあり、業務の質が安定しなかったり、時にはミスをしたりすることがあります。一方でロボットはどんなに長時間業務を続けている状況でも常にパフォーマンスが安定しており、ミスをすることもありません。
ロボットが単純な業務を担うことで、従業員は人間にしかできない判断の伴う業務に集中して取り組むことができるため、業務の質を上げることができます。
RPAで業務効率化を成功させるポイント
メリットしかないように感じるRPAですが、実はいざ導入しようとして失敗した人も多いようです。ここで、RPAによる業務効率化を成功させるために必要なポイントをおさえておきましょう。
業務プロセスの可視化
RPAの導入にあたって、何の業務を自動化するかということを最初に決める必要があります。まずは今の業務プロセスを見直し、どこにRPAを導入するのが最も効率的であるか検討しましょう。
業務プロセスを見直すには業務フローを作成し、プロセスを可視化する方法をとることが一般的です。ところが、単に業務手順を順番に書き出しただけの業務フローでは、現状抱えている課題やRPA化すべき業務を見極めることができません。
RPAは電子データの入出力、照合、収集といった業務で強い効果を発揮します。そのため、業務フローには「各プロセスで何のデータが必要となるのか」、「各プロセス間でどのようにデータが受け渡されているか」、「データ形式は何か（紙 / Excel / システム内データ等）」といった、各プロセスで扱うデータ関連の情報を入れ込むようにしましょう。
RPAのマニュアルを作成
担当者が変更される際に、RPA化した業務に関する引き継ぎがきちんと行われないと、その業務がブラックボックス化してしまう問題が発生します。ブラックボックスとは内部がどうなっているのかよくわからない状態を指します。ブラックボックス化してしまった業務はプロセスが変更されたりシステムを更新したりする際に適切な再設定をすることができなくなり、誤作動や動作停止を引き起こしかねません。RPAを上手く利用しつづけるためには、担当者間の適切な引き継ぎが必要不可欠となります。
そこで必要となるのがRPAに関するマニュアルです。RPAの運用方法やRPA化されている業務プロセスを記したマニュアルを作成し、変更点があればその都度マニュアルのアップデートを行うようにしましょう。
RPAコンサルタントに依頼
RPAを導入したくても何から始めればいいのかわからない、自力で導入できる自信がない…そのように感じている方も多いでしょう。そういった場合はRPAコンサルタントに導入サポートを依頼するのも一つの方法です。RPA化すべき作業の洗い出しからテスト導入のサポート、テスト導入後の課題の抽出や改善までをRPAコンサルタントに委託することで、より短期間で費用対効果の高いRPA導入を進めることができます。
また昨今では、部分的に導入サポートを受けたい企業向けのRPA導入支援ツールが数多く提供されています。業務プロセスの可視化を支援するツールや、RPA導入前後の業務効率を測定、比較するツールなど用途はそれぞれ異なります。RPA導入プロセスのどこでつまずいているのかを見直し、必要があれば自社のニーズに合った導入支援ツールを利用するとよいでしょう。
RPAを導入した企業の成功事例
ここで、実際にRPAによる業務効率化を成功させたニチレイロジグループ様の事例をご紹介します。
国内随一の低温物流拠点網と全国を網羅する輸配送ネットワークを誇るニチレイロジグループ様では、物流業界全体が直面する労働力不足を解消すべく、RPAによる業務革新に取り組むことを決定しました。その際にRPAと合わせてマニュアル作成ツール「Teachme Biz」を導入し、さらにRPAを浸透させるための独自のイベントを実施。こういった工夫によってRPAの導入が進み、年間20,000時間の業務をRPA化することに成功しました。
まとめ
RPAによる業務自動化には、従業員の負担軽減や企業全体の生産性向上、コスト削減といった様々なメリットが存在します。しかし、事前に計画を立てたり入念な準備を行わなかったりするまま導入を進めようとしても、RPAの効果を最大限に発揮することはできません。
自社の業務プロセスと抱えている課題をしっかりと見直したうえで、どの業務をRPA化するべきなのか見極め、必要となるマニュアル作りを行っていくことを徹底してみましょう。
RPA導入を成功させる「Teachme Biz」とは？
RPAを導入する際にはRPA関連のマニュアル作成が必要不可欠。ところが実際にたくさんのマニュアルを作成・共有するには膨大な時間を要することが多く、そのせいでRPAの導入が停滞してしまうことも珍しくありません。そこで有用となるのがマニュアル作成ツールである「Teachme Biz」です。
「Teachme Biz」は、時間や場所を問わずマニュアルの作成、閲覧ができるクラウド型マニュアル作成ツールです。画像、動画、テキストを活用した「ビジュアルSOP（Standard Operating Procedures＝標準作業手順書）」により、文字ベースのマニュアルよりわかりやすく作業手順を明確に定義できます。作成したデータの共有、管理も容易です。
ここでは「Teachme Biz」がRPA導入に効果的である3つのポイントをご紹介します。
マニュアルの作成・修正が簡単
Teachme Bizでは、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも作成・修正が可能。いつでも誰でも簡単にマニュアルを作成したり、常に最新の情報にアップデートしたりすることができます。
さらに、業務手順を撮影して補足説明を加えるだけで視覚的にわかりやすいマニュアルが完成するため、マニュアル作成に要する時間を大幅に削減可能です。
マニュアルの共有が簡単
作成時と同様にPC・スマートフォン・タブレットから時間や場所を問わずにマニュアルを閲覧することができるため、「せっかく作ったマニュアルが見られていない」という状況を回避することができます。
また、アカウントごとに閲覧・編集できるフォルダを分けられるため、”プロジェクトごと”や”同一プロジェクト内でも部署ごと”に作業手順を記したデータをクラウド環境に管理可能。マニュアル共有時のセキュリティ面も安心です。
外部公開が可能
マニュアルをログイン無しで誰でも閲覧できるようにすることが可能であるため、外部業者に業務委託をする際にもTeachme Bizを活用することができます。例えば、外部のRPAコンサルタントと現状把握や要件のすり合わせを行うシーンでTeachme Bizを用いることで、よりスムーズなやり取りが可能となります。
RPAの導入時には、ぜひあわせてTeachme Bizの導入をご検討ください。
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