TeachmeBizグループ管理機能
Teachme Biz は、マニュアル管理に必要な機能が充実しています。
グループ
グループは、会社やチームでTeachme Bizを活用するための大きな「枠(わく)」のようなものです。
グループ内には招待されたユーザーしか入ることができません。
フォルダ
グループ内をフォルダで分けて管理することができます。
フォルダは会社の部署別、テーマ別など、目的に応じて自由に追加できます。
フォルダには、以下の2種類があります。用途や公開範囲によって使い分けることができます。
内部公開用フォルダ | 外部公開用フォルダ | ||
特徴 | 外部に見せない(クローズ) | 外部に見せる(オープン) | |
主な用途 | ・社内マニュアル ・業務手順書 ・作業記録 | ・取扱説明書 ・オンラインマニュアル ・商品紹介 |
内部公開用フォルダ (クローズ)
内部公開用フォルダは、外部からは見えないクローズな環境です。
社内マニュアル、業務手順書などの活用に適しています。
グループ管理者(副管理者)がユーザーを招待し、招待されたユーザーは個別のアカウント名とパスワードを用いてログインしますので、高いセキュリティ性を保つことができます。 また、ユーザーの閲覧状況の把握や、緊急時のアクセス遮断も可能です。
・グループ作成時に、自動的に1つ作成されます。
・お試しでお申込みいただいても、無制限にフォルダを増やすことができます。
外部公開用フォルダ (オープン)
外部公開用フォルダは、外部に見せられるオープンな環境です。
カスタマーサポート向けの操作マニュアルや、商品紹介などに適しています。
権限
権限は、グループとフォルダのそれぞれに対して設定できます。
グループに対する権限
機能 | メンバー | ゲスト | |||
グループ 管理者 | グループ 副管理者 | メンバー | |||
グループ管理 | グループ情報変更 | ◯ | ◯ | × | × |
フォルダ管理 | フォルダ追加 | ◯ | ◯ | × | × |
ユーザー管理 | メンバー追加・削除 | ◯ | ◯ | × | × |
ゲスト追加・削除 | ◯ | ◯ | × | × | |
メンバーセット追加・ 編集・削除 |
◯ | ◯ | × | × | ゲストセット追加・ 編集・削除 |
◯ | ◯ | × | × | メンバー情報の更新 | ◯ | ◯ | × | × | ゲスト情報の更新 | ◯ | ◯ | × | × | 権限管理 | グループ管理者変更 | ◯ | × | × | × | グループ副管理者変更 | ◯ | ◯ | × | × |
フォルダに対する権限
フォルダには、グループとは別に管理者・副管理者を指名することができます( ※グループの管理者・副管理者はフォルダのメンバーになると自動的にフォルダ管理者と同等の操作を行うことが出来るようになります)。
機能 | メンバー | ゲスト | |||
フォルダ 管理者 | フォルダ 副管理者 | メンバー | |||
フォルダ管理 | フォルダ情報変更 | ◯ | ◯ | × | × |
フォルダ削除 | ◯ | ◯ | × | × | サブフォルダ追加・削除 | ◯ | ◯ | × | × |
PDF出力の許可 | ◯ | ◯ | × | × | |
コメント・グッジョブの 許可 |
◯ | ◯ | × | × | |
承認ワークフローのON/OFF | ◯ | ◯ | × | × | |
権限管理 | フォルダ管理者変更 | ◯ | ◯ | × | × |
フォルダ副管理者変更 | ◯ | ◯ | × | × | |
フォルダメンバー追加・ 削除 |
◯ | ◯ | × | × | |
フォルダゲスト追加・削除 | ◯ | ◯ | × | × | |
タスク | タスクの作成・配信 | ◯ | ◯ | × | × |
タスクの受信・実施 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
マニュアルに対する権限
マニュアル作成者がマニュアルオーナーとなり、オーナーとは別に共同編集者を追加することができます。
以下の表は、フォルダ毎にアクセス権限が付与された前提になります。
機能 | メンバー | ゲスト | |||
マニュアルオーナー (マニュアル作成者) |
共同 編集者 |
メンバー | |||
マニュアル活用 | マニュアル閲覧 | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ |
マニュアル新規作成 | ◯ | ◯ | ◯ | × | |
共同編集者の 追加 |
◯ | × | × | × | |
マニュアル編集 | ◯ | ◯ | × | × | |
マニュアル削除 | ◯ | × | × | × | |
ブックマーク | ◯ | ◯ | ◯ | ◯ | |
PDF出力 | ◯※ | ◯※ | ◯※ | ◯※ | |
コメント・グッジョブ | ◯ | ◯ | ◯ | ◯※ |
※フォルダ設定で許可されている場合のみ有効になります。