世界トップクラスの市場シェアを誇る“ファスナー業界の雄”

——タイにおける事業概要を教えてください

弊社は日本で87年にわたりスライドファスナーや繊維テープ・樹脂製品、スナップ&ボタンといったファスニング商品を製造・販売する「YKK」のタイ法人として40年以上前に設立されました。日本ではファスニング事業の他、戸建住宅・集合住宅用窓やドアといった建築用プロダクツを提供するAP（Architectual Products）事業を設けているのですが、タイ法人はファスニング事業に特化し、商品を販売しています。

※2015年にはAP事業を主体とした「YKK AP (THAILAND) 」を設立

日本本社では早い時期からグローバル戦略に着手し、タイでは現在弊社と2015年に設立したAP事業主体の「YKK AP (THAILAND) 」の2拠点を展開。また欧米や中東、アジアなど世界各地に123拠点を構えています（2021年3月時点）。

——タイ法人で提供される商品は日本同様なのでしょうか？

商品は日本と大きく変わりませんが、ターゲットが少々異なります。お客さまは学生服やスポーツウエア、バッグといったアパレル関連が大部分を占めていますが、近年は車両分野に弊社のファスナーやスナップ＆ボタンが使用されるなど、新規開拓も少しずつ進んでいます。個人商店に向けた小ロット取り引きも行っております。またFacebook上でのPRを始めたところ複数の問い合わせを頂戴しており、弊社の間口を広げる意味も含めて継続していきたいと考えています。

周辺国の体制強化、ひいては出張コスト削減と大幅な業務効率化へ

—— Teachme Biz を導入したのはいつからですか？

2020年1月からです。弊社では日本人スタッフが定期的にベトナムやカンボジアなどタイ周辺国に構える事務所に商品や一部の機械の取り扱い説明などを目的として現地を訪れているのですが、将来的な目で見たらタイから人を送るのではなく、現地スタッフで業務が完結する体制、つまりは各スタッフが商品の性能をしっかりと理解し、遠隔操作でも正確な情報共有が可能な体制構築が必要だと導入以前から考えていました。そのためには仲介役となる完璧な業務マニュアルが欠かせないと強く感じ、そのニーズに応えてくれると思い至ったのがTeachme Biz でした。

この体制が確立できれば出張は要所に留め、そこにかかる時間とコストがほぼゼロへと繋がるなどさまざまな面において大きなメリットになると感じました。ただ、これを実施するためには弊社の肝である部分をオンラインで公開することになり、乗り越える部分が非常に多く、進め方を詳細に検討しています。そういった状況もあり、Teachme Biz導入後はタイ法人内で生じる業務をマニュアル化することで自分の周りから業務効率化・生産性向上を図っていくことに注力しました。

半日を費やすこともあった業務＆製品マニュアル作成時間が最短で30分に！

—— 特に魅力を感じた点は？

弊社は長い歴史がある分、商品説明や提案書・仕様書などをパワーポイントで作るやり方が全社員に定着していました。スタッフの頭は完全に“パワポ主体”になっており、根づいた既存のやり方から新しいやり方に切り替えるには容易ではありません。そこに難しい技術などが加わったら尚更です。けれども難しい技術や操作方法を要さず、誰でも簡単にマニュアルが作成できるTeachme Biz なら、その壁を越えられると思っていました。

また、マニュアル作成の容易さは作業時間の短縮に直結します。従来使っていたパワーポイントだと文字情報に加えて、レイアウトやフォントなどのデザイン構成をゼロから考え、諸々調整しなければ進めなければいけないため制作に時間がかかるというデメリットがありました。10ページのマニュアルを作る場合、写真を追加するなど少しいじるだけで全体のバランスが崩れ、そのたびに調整しなければならない。長い時は半日を費やすこともありました。そういった作業がTeachme Biz なら情報をフォーマットに沿って入力していくだけ。デザインを考える時間がゼロになったことでサクサク進行し、同じようなマニュアルなら2時間から30分に短縮できるようになりました。この大幅な業務効率化は各スタッフにとって非常に有益であり、社内全体での工数削減はより大きなものとなります。

セールス用業務マニュアルをTeachme Biz でマニュアル化

——現場での活用具合はいかがでしょう？

弊社は営業部、業務部、経理部、総務人事部、製造部と５つの部署で構成されており、総勢500名ほどの社員がいるのですが、最初に取り組んだのは営業部・業務管理部に向けた業務マニュアルの作成でした。タイ人スタッフから取り組んで頂いたものの、前出の通りパワーポイントを使うやり方に慣れていた為、うまく進みませんでした。その為、まずは駐在員がTeachme Biz に慣れなければと実作業に取り掛かり、受注方法や商流といった基本業務はマニュアル化が完了しました。現在は、タイ人マネージャーへTeachme Biz の操作や活用方法を伝えた段階であり、営業部・業務管理部内でTeachme Biz の活用率を100%にすることが喫緊の課題です。マネージャーがしっかりと理解できればそこから全体へ伝播するのは早いだろうと予想しています。

人材育成にも活用！ Teachme Biz でOJTとOFF-JTの効果的な併用を目指す

——スタッフ教育の面ではいかがでしょう？

まだ準備段階ではありますが、新入社員に向けたトレーニングにもTeachme Biz によるマニュアルを活用する予定です。弊社では入ったばかりの社員に対しては、タイにおけるファスナー業界の概要や弊社の立ち位置といった商流説明から始まり、取り扱う商品の名前や特徴・仕様、そして基本的な業務フローまでを理解してもらうことが入口なのですが、それは膨大な情報量になり伝える側の負担も大きくなります。特に商品は数十万種類とあり、名称も記号のように複雑。今までは入ったばかりの社員を集めて直に座学講習を行ってきましたが、土台となる情報はマニュアルに落とし込み、我々は正しい知識が身についているかの最終確認だけを行えるようOFF-JTとOJTを併用できる流れを作っていきたいと考えています。そうすることで、これまで講習に費やしてきた時間を他の業務に充てることが可能になり、また上司に声をかけづらい新入社員と、何度も同じことを言いたくない上司双方にとってマニュアルがあることでお互いのストレスが緩和され、関係性の円満化をもたらすなどいいこと尽くしです。

長い目で見たら何十、何百、何千人に向けて実施される新人トレーニング。今マニュアルを作っておくことは将来的な投資にもなりますし、Teachme Biz を活用しながら効率的かつ実用的な人材育成の体制も確立していきたいと思います。