マニュアル作成事例 情報通信業 テレビ東京コミュニケーションズ様

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TeachmeBiz

Teachme Bizは、“教える”役割を担う、もう一人のチームメンバー。

株式会社テレビ東京コミュニケーションズ様

業種
利用規模
用途
導入目的 スピーディーかつ汎用的な情報共有
課題 知見とスキルが属人的で、共有に手間がかかる
効果 スムーズでハードルの低い知見の共有習慣ができた
参考プラン Premium20、バックアッププラス、エクスポートプラス
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株式会社テレビ東京コミュニケーションズ コンテンツ制作部 動画運用チーム 宮島裕紀様

―――貴社の事業内容をお聞かせください。
テレビ東京のグループ会社としてデジタル事業・戦略を担う、テレビ東京コミュニケーションズ。私たちのミッションは、テレビとインターネットを連携させたコミュニケーションの創造と演出です。テレビ東京やBSジャパンの番組と連動したマルチスクリーン対応企画やオリジナルデジタルコンテンツの企画開発など、テレビの圧倒的なリーチとインターネットならではのソーシャル性などを融合することによって、これまでにないエンターテインメントをお届けしています。

直観的な操作性とムダのない機能性で、マニュアルを一元管理

―――Teachme Biz導入の背景を教えてください。
2015年から『ネットもテレ東キャンペーン』という、番組動画の配信事業をスタートしました。事業スピードが速いため、スピーディーかつ汎用的な情報共有が必要とされます。

当社がTeachme Bizを導入したのは2016年2月。『ネットもテレ東キャンペーン』サイトの運営などを中心とした業務を担う動画運用チームでした。新規事業として初年度は突っ走りましたが、知見とスキルが属人的になってしまうことが課題でした。2年目を迎えるにあたって、その知見とスキルをまとめたわかりやすいマニュアルを作成・共有し、スムーズかつスマートな運用基盤を整えていきたいと考えました。しかし、マニュアル作成を個人の自主性に委ねると、使用するソフトやフォーマット・フォント・スキルや意識の差までバラバラだったため、マニュアル作成自体にもハードルがあったように思います。

そのような背景の中で他部署の部長から紹介されたのがTeachme Bizでした。難しい知識やスキルを必要とせず、誰もに「私でもできる」と思わせる操作の分かりやすさや、ムダを削ぎ落としたシンプルな機能、そしてマニュアル類を一元管理できるという利点を評価し、導入に至りました。

現場業務でも便利!クラウド型だから、さらに幅広く活躍

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―――実際にどのようにマニュアルを作っていますか?
社員・常駐外部スタッフの数十名で編成される動画運用チームでは、業務引き継ぎのほか、気がついたタイミングで随時マニュアルを作成しています。例えば、『ネットもテレ東キャンペーン』サイトに導入したCMS(コンテンツ・マネジメント・システム)の使い方、動画・広告配信設定ツールや動画共有サイトにおける新規チャンネル開設のオペレーション手順、ライブ配信における機材オペレーション手順などさまざまです。ツールによってはいわゆる「ヘルプ」や「Q&A」も用意されていたりしますが、それらを自主的に辞書的に使いこなせる前の段階のスタッフにも分かりやすいマニュアルを作成でき、Teachme Bizは“血の通ったマニュアル”として活躍しています。

クラウド型だからタブレット端末で見ながらオペレーションできるため、機材やパソコンが並ぶ狭い場所でも邪魔にならない、という想定外の効果もあり、現場業務でも非常に重宝されています。

―――導入の効果はいかがでしたか?
Teachme Bizは、高いITリテラシーを必要とする特殊なツールではありません。教える側であるマニュアルの作り手自身が業務を見直すきっかけにもなる等、マニュアライズしていく過程であらゆるものが“単純化”されているように感じます。また、「こうすればより伝わる」など、マニュアルの読み手が気づいたことも手軽に更新可能。読まれる度・引き継がれる度にマニュアルがレベルアップしていくというメリットもありました。

スタッフにはマニュアルの作成を繰り返し推奨したことで、「オペレーション時の初事例や業務引継などが発生したときはTeachme Bizを使う」という共通認識も芽生えてきているようです。「Teachme Bizに上げておいて」「Teachme Bizを見ておいて」というやり取りが成立する環境が出来つつあります。コミュニケーションの一環として対面で直接“教える”ことも大切です。しかし、組織としては限られたチームキャパシティで最大のパフォーマンスを発揮することを考えなければいけません。人員は常に限られている中、Teachme Bizがもう一人のメンバーとして“教える”役割を果たしてくれることが、非常に助かっています。

“教える”工数を軽減できるだけでなく、マニュアルを通じて“教えた”内容を確認することもできるので、チーム全員の“知”の可視化が実現しました。課題になっていた知見とスキルの属人化が解消されていき、Teachme Biz導入以前の時に比べ、「チーム力の向上」にもつながってきているのも実感しています。

―――今後はどのように活用していきたいですか?
チーム内における各種オペレーションマニュアル作成の進捗状況は約60%。量としてはまだまだですが、使用頻度は高くなっており、今後ともTeachme Bizへの集約をしていく方針です。現状はオペレーションに特化したマニュアルが大半ですが、今後はそれ以外の業務分野での用途も考えたり、関係他部署にも活用を拡げたりしながら、“人と人の間の知見共有”の理想形を模索していきたいと考えています。


CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社テレビ東京コミュニケーションズ
URL http://www.txcom.jp/
所在地 神谷町オフィス:東京都港区虎ノ門4-3-9 住友新虎ノ門ビル 4F
六本木オフィス:東京都港区六本木3-2-1 六本木グランドタワー14F
事業内容 番組コンテンツやキャラクター等を活用したデジタル媒体の開発・運営
及びクロスメディア広告、コンテンツ課金、デジタル商品化、EC等の事業