トライグループ全社で推進する「DX元年」の先陣を切りTeachme Bizを導入
デジタル化の促進とマニュアルの浸透・理解の向上に貢献

株式会社トライグループ様

業種
利用規模
用途
導入目的 グループ全体のDX推進に合わせた各種マニュアルのデジタル化
課題 マニュアルの閲覧率・浸透度・理解度の向上、紙の使用量の削減
効果 マニュアルの浸透や理解の「見える化」の実現

「人は、人が教える。人は、人が育てる。」の教育理念のもと、生徒一人ひとりの目標や多様なニーズに合わせて最適な教育サービスを提供する株式会社トライグループ。メインの家庭教師派遣事業52拠点の他、個別教室運営事業671拠点。通信制高校・サポート校事業98拠点など、全国に計約821拠点を構え、教育関連事業を幅広く展開しています(2021年5月現在)。

正規・非正規を含めた従業員約12,000人に加え全国に約22万人もの講師陣を擁する同社が長年抱えていた課題は、多くの社員・スタッフに対して、いかにサービス、システム、教室運営等のマニュアルを理解・浸透させるか。その解決に向けてTeachme Bizをご導入いただき、大きな効果を感じていただいています。その具体的な取り組みや成果について、株式会社トライグループ総務部の釜瀬幸一郎様にお話をうかがいました。

株式会社トライグループ 総務部 部長 釜瀬 幸一郎 様

マニュアル浸透度向上と紙の削減が導入のきっかけ

―――Teachme Bizを導入した背景を教えてください。

当社では2019年度を「DX元年」と位置付け、デジタルテクノロジーを活用したビジネスへの大きな変革に取り組みました。サービス面での代表例としては、1教科たった10分で単元ごとの得意と苦手を瞬時に診断できる「トライ式AI学習診断」(日経xTECH EXPO AWARD 2019において「教育AI賞」受賞)や、Zoomを利用したオンライン家庭教師などがあります。また、ミドル・バックオフィスにおいても、基幹システムのアジャイル開発による新機能の順次リリースや勤怠管理システムの刷新を行うなど、DXの推進により教育サービスの可能性をより強力に模索するフェーズへと全社的に移り変わりつつあります。

サービスやシステムが刷新されるたびに、パワーポイントなどでマニュアルを作成していましたが、閲覧状況が分からない、バージョン管理が適切になされない、保管場所が分からなくなるといった状況が想定されました。これらの状況を回避するとともに、新しいサービスやシステムのマニュアルを迅速に社内に浸透させ、同時に紙の使用量を削減しつつ、DX推進の加速も期待できることから、マニュアルのクラウド化に定評のあったTeachme Bizを導入することとなりました。

―――導入前にはどのような効果を期待されていましたか?

新しいサービスやシステムを打ち出す際の浸透力とスピードです。従前、当社では新サービスや新システムの内容を現場に伝達する際、各地の責任者を集めて直接対面で伝える場を設けていました。アナログな手法ではありますが、対面で伝えることによって同じ温度感で理解してもらえるという点で有効な手段と考えていました。しかし、ひとつひとつのサービスやシステムの大量な情報を現場社員のひとりひとりまで同じ温度感で正確に、かつスピード感を持って伝えていくためには、理解してもらうべき情報をわかりやすくまとめたものを全員に同時に届け、さらに、その閲覧状況がわかるツールが必要だと考えました。Teachme Bizを使えば、伝えたい側が伝えたい相手ひとりひとりに直接情報を届け、浸透度を把握できるようになるのでは、という期待がありました。

新ツールの拡散から教室の運営まで幅広く活用

―――導入はどのような手順で進められましたか?

まず、マニュアルを作成する各部署の実務責任者を集めてプロジェクト化しました。最初はプロジェクトオーナーがTeachme Bizのサービス内容やその有用性を伝達していくということから始まり、スタディストの担当者に実際にデモンストレーションしていただくことで「使えそうだな」という空気を醸成することができました。さらに、そのイメージを踏まえて各部署の担当者が実際にマニュアルを作ることで「これは楽だな」とより深く感じてもらえたのだと思います。

―――実際のご活用例を教えてください。

DX推進の流れにおいて、他のツールに先んじてTeachme Bizを導入しましたが、まずは「トライ式AI学習診断」や新しい基幹システムの新機能リリースに関する情報をTeachme Biz上にしか公開しないという方法で情報を一元的に発信するようにいたしました。そうすることで、社員・スタッフに新サービスや新システムの案内はTeachme Biz上でなされるという共通認識を醸成でき、その他のサービスやシステムの普及にも活用していくことができました。
また、Teachme Bizで作成したマニュアルをZoom上で画面共有する形でオンライン説明会を行うなど、ツールの掛け合わせによってサービスの理解を深める工夫をしています。
さらに、夏場・冬場を前にした各教室のエアコンの試運転の方法や、教室内のLED電球の交換方法など、教室に来ている生徒が安心・安全に学習を進めるために欠かせない教室運営面での実施事項なども後ほどお話するタスク配信機能を利用することで現場での徹底に活用することができています。

タスク配信機能でマニュアル理解の「見える化」を実現

―――導入の効果をどのように感じていらっしゃいますか?

マニュアル作成にかかる時間という点では従来より2~3倍スピードアップしているのではないでしょうか。特に画面キャプチャが必要なマニュアルの作成においては、本当に簡単にできるようになったと思います。しかし一番の効果は、作成が効率化したことよりも、そのルールやマニュアルが同じ温度感で正確に、スピード感を持って社員・スタッフに浸透することにより、後処理にかかっていた時間が圧縮されたことにあると思います。

加えて、Teachme Bizの導入はペーパーレス化に繋がりました。前はマニュアルを作成し、カラーコピーをして配布していましたが、 Teachme Biz導入後はマニュアル閲覧をPCやスマートフォンなどで行うように変更したことで印刷費を大幅に削減できました。
以前は、マニュアルを読んでいないことでルールが守られなかったり、マニュアルを読めばわかる内容の問い合わせが多くあり、後処理の手間が大量に発生していました。しかし、Teachme Biz導入後はこのような問い合わせや対応にかかっていた時間が大幅に減少しました。Teachme Bizの「タスク配信機能」を使うことで、マニュアルを理解している人、理解していない人、見ていない人を特定できるので、それぞれに合わせた訴求を行うようにしています。こうしたマニュアル理解度の「見える化」によって、後処理が大きく減り、本来の業務により注力できるようになりました。

導入から1年半がたった現在ではTeachme Bizが定着し、「マニュアル=Teachme Biz」という思考が社内に浸透しています。今後は、浸透度をどれだけ100%に近づけていけるか、また各マニュアルの情報整理や精度の向上といったところに着手したいと思っています。さらなるDX推進の武器として、Teachme Bizを活用していきます。

CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社トライグループ
URL https://www.trygroup.co.jp/
所在地 東京都千代田区飯田橋1-10-3
事業内容 家庭教師派遣、個別指導塾運営、通信制高等学校・サポート校運営、幼児向け英語教育等

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