マニュアルを整えて業務を移管。女性従業員が活躍

―――はじめに導入の背景を教えてください。

当社は、埼玉県でガソリンスタンドを8店舗運営し、自動車整備、板金、保険、レンタカーなど自動車に関わる様々なことを展開している企業です。業界共通の悩みかもしれませんが、セルフ式に変えてもまだなお人手不足が課題で、求人を出しても応募が少なくて困っていました。

ところが、あるとき事務員の募集をしたらとてもたくさん応募が来たのです。しかもとても優秀な方ばかりでした。それならばと、事務員でもできそうな業務はマニュアルを作成して移管、事務員の採用を増やすようにしました。4〜5年前までは男性社員ばかりで女性社員は1割にも満たない状態でしたが、この数年で急増し、現在では従業員約120名のうち、40名ほどが女性です。

しかし、紙のマニュアルではあまりうまく行きませんでした。知人に相談してみたところ、Teachme Bizを紹介され、導入を決めました。

株式会社志村のガソリンスタンドでは、女性の従業員が多く活躍している

―――導入の決め手は何でしたか？

Teachme Bizは、マニュアル作成が簡単で、差し替えも容易、クラウド型なので全員が同じタイミングで同じマニュアルを見られるというのが画期的で、魅力を感じました。紙のマニュアルだと作れる人が限られてしまいますし、完成してからも製本や差し替えなどその都度手間がかかってしまいますが、Teachme Bizならその必要はありません。

まずはマニュアルを見てもらうというスタイルで
教育にかかる時間は1/3に

―――今はどのようにご利用いただいていますか？

ガソリンスタンド8店舗と車検センターで、主に事務員が活用していて、数ヶ月で200点ほどのマニュアルが作られました。マニュアルの内容は、売掛金の帳票の見方、入金時の消し込み方法、商品管理の方法、ガソリンスタンドのカードの案内方法、機械トラブルの際の対処方法など多岐にわたります。

実際に活用されているマニュアル。数ヶ月で200点ほどが作成された

これまでは、店頭でお客様と接するべきスタッフが事務作業に追われて店頭に立てなくなったりしていたのですが、事務員が増えて業務を任せられるようになったことで、それぞれが本来やるべき業務に従事できるようになりました。ガソリンスタンドは来店頻度が高いので、1回1回でいかにお客様の情報を収集／蓄積し、車検や保険、新車購入などの適切なご提案をできるかが重要です。　

また、新しいメンバーが入る度に同じことを教える必要もなくなりました。まずTeachme Bizのマニュアルを見てもらい、分からなかったら聞く、という流れにしたことで、教育にかかる時間は1/3ほどになりました。これからもっと効果が出てくると思います。

Teachme Bizは、企業の発展に欠かせないツール

―――導入サポートも受けていただきましたが、いかがでしたか？

複数店舗展開している企業にはとても良い研修だと感じました。新しいツールの導入などは、本部からのトップダウンになり現場がついてこない場合もあるのですが、研修を通じて意識合わせができ、マニュアル作成へのハードルも下がったので、スムーズに導入できました。

また、業務の棚卸しや分析も、やりたいと思いつつもなかなかできずにいたことだったので良い機会になりました。マネージャー達は、自分しかできないと思い込んでいた業務も、きちんとマニュアル化すれば自分以外の人でもできると気付いて、仕事を抱え込まなくなりました。

「Teachme Bizは、当社の発展に欠かせないツール」と語る株式会社志村　代表取締役社長 高橋 秀明 様

―――今後の活用について教えてください。

作成済みのマニュアルをもう少し整備して、検索できちんとヒットするようにしたいと思います。全く初めての人でもちゃんとほしい情報にたどり着けるような工夫をしていきたいです。スタンド業界はどこの企業もどんどん人手不足が深刻化しており、マニュアルに関しても、作っては失敗して、という背景があると思います。そこから脱するためには、女性の戦力化やクラウド型マニュアルの活用は絶対に必要なものです。Teachme Bizは、当社が発展していくなかで欠かせない、中核となるツールだと思っています。