導入事例 株式会社ゲイト様|マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」

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TeachmeBiz

「めんどくさいはチャンス!」業務効率化の中で一翼を担うTeachme

株式会社ゲイト様

業種
利用規模
用途
導入目的 ミスやトラブルを二度と起こさない仕組み化
課題 文字ベースでのマニュアル運用による伝達不足
効果 個々が考える改善点を出し合う環境構築

株式会社ゲイトは、居酒屋、カフェ、マッサージサロンなどサービス事業を中心とした事業を展開している。運営店舗は24店舗(2014/03/11現在)、本社側では店舗で起きたトラブルの吸い上げ、改善、スタッフの教育、各店舗の集計業務などを担当。

同社は、クラウド上で扱えるアプリケーションを使用し共有管理体制を敷いているなど、スタッフの手入力や確認する手間を省くとともに、本社側でも届いたデータを再入力する手間を省き、集計も自動化している。

「社長のやることを減らせば、企業のスピードは上がる」、そう語るのは同社の代表取締役五月女(そうとめ)圭一さん。今回は、五月女さんと同社の古川寿憲さんに業務効率向上への姿勢、Teachmeが出した効果について聞いた。

“効率化”とは何か?

「社長の仕事は無駄が多い。徹底的に効率化が必要。」と語るゲイト代表取締役五月女(そうとめ)圭一さん。

「社長の仕事は無駄が多い。徹底的に効率化が必要。」と語る代表取締役五月女(そうとめ)圭一さん。

ゲイトは、長らく“業務効率化”に取り組んできた。複数の店舗を持つため、日々の売り上げ集計を自動化、発生したトラブルを共有化することが業務の正確性、迅速性を高め“業務効率化”を実現できる。業務効率はそのまま、ビジネススピードの加速に繋がると五月女さんは語る。

「ミスやトラブルは起きるべくして起きます。起こさないよう仕組み、体制を見直さなければなりません。各店舗の担当者が作成した帳票データを、再度本社側で他の集計シートに入力していたらミスが生じる元になります。入力の手間を一度で終わらせれば、ミスも時間も減りますよね。ミスやトラブルが起きたら、二度と起こさない“仕組み化”を進めてきました」(五月女さん)

クラウドサービスを使用し、帳票のベースを作成。各店舗の担当者が売り上げ情報を入力すれば自動的に集計される仕組みを設けている。これにより、ITリテラシーが高くない店舗スタッフも複雑なアプリケーションを一から覚える必要がなくなる。

「元々は社長業に生じる業務の手間を省きたいと考えたことがきっかけです。社長が身軽になれば、意思決定の速度も上がり、全社的なビジネススピードを加速できます」(五月女さん)

些細なトラブルも情報基盤でログ化する

「マニュアルを自由に作らせることにより新しいノウハウが生まれてくる。」と語る古川さん。

「マニュアルを自由に作らせることにより新しいノウハウが生まれてくる。」と語る古川さん。

「弊社が運営している飲食店で、機器に電源が入らなくなってしまったことがありました。停電の知らせも来ていないし、ブレーカーを上げても復旧しない。途方にくれましたが、建物に備え付けられていたON/OFF機能のついた電源タップがOFF設定になっていただけでした」(古川さん)

しかし、別の店舗でも同じようなトラブルが生じるかもしれない。ゲイトでは、メッセンジャーサービスを活用し、社内のあらゆるトラブルを吸い上げる情報基盤を構築。基盤を覗くことで、大小問わず店舗で起きるであろうトラブルへの対処方法がわかるようにした。

Teachmeは、情報基盤にあがってきたトラブルに対するマニュアル作りで活用。データベースの中から、文字情報だけではわかりづらいトラブルをマニュアル化していると五月女さんは語る。

「Teachmeはスマートフォンを使って写真撮影し、アプリを立ち上げてコメントを書くだけでマニュアルが公開できます。いまは、殆どの人がスマートフォンをもっています。つまりは、スタッフみんながTeachmeでマニュアルの作成者になれるんです」(五月女さん)

「スタッフみんなで作れる」作成機能紹介はこちら

“簡単さ”が“楽しさ”を生み、“楽しさ”が“効率向上”を生む

「新人を中心にTeachmeを自由に使わせています。ベテランなら“わかる”ことを、新人の目線でマニュアル化していけば、スタッフがつまづくポイントが減っていきますよね。また、本社側でマニュアル作りのルールを設けないことで、マニュアル作りを自ら“楽しんで”やってくれる空気ができると思っています」(古川さん)

Teachmeの“簡単さ”に加え、“自由さ”がスタッフのナレッジを引き出す基盤になる、と古川さんは言う。「楽しそう」と興味を持ったスタッフが参加してすぐ、自らのアイデアをマニュアルとして発信できる。楽しさは自然にスタッフに広がり、各々が考える改善点を出し合ってくれる空気作りに結びつくのだろう。

「ブレインストーミングの精神も大事」と五月女さんは語る。スタッフが作り上げたマニュアルに批判的な意見をしない。「面白いじゃないか」と肯定的に受け止めることで、スタッフの個性を引き出すことができると言う。実際に、トラブル対応の枠を越えて、スタッフがそれぞれ業務に役立ちそうなアイデアをTeachmeで発信し始めているとも語る。

「スタッフそれぞれに適正はありますが、時として私たちが予想しなかったスタッフが抜きん出ることもあります。ナレッジと共に個性を引き出しビジネスに活用するためにも、Teachmeの“簡単さ”のように、ITリテラシーの高くないスタッフが” IT“だと苦手意識を抱かないよう、『自分でも当たり前にできる』と感じてもらうことが大事なんです」(五月女さん)

「簡単に意見を蓄積できる」フィードバック機能紹介はこちら

レジ打ち、ベッドのセットアップなどのマニュアルを共有している。

レジ打ち、ベッドのセットアップなどのマニュアルを共有している。

毎日行う作業をしながら、マニュアルを作成・公開ができる。

毎日行う作業をしながら、マニュアルを作成・公開ができる。

画像が大きく表示されるので、目で見て相違を確認するのも簡単。

画像が大きく表示されるので、目で見て相違を確認するのも簡単。

飲食店側ではレシピ、食材の仕込み等々のマニュアルを全店舗で共有

飲食店側ではレシピ、食材の仕込み等々のマニュアルを全店舗で共有

テーブルセッティングは画像上に文字を加えてわかりやすく。

テーブルセッティングは画像上に文字を加えてわかりやすく。

店舗ごとのルールも制限無くどんどん公開し、店舗間でノウハウを共有。

店舗ごとのルールも制限無くどんどん公開し、店舗間でノウハウを共有。

「めんどくさいはチャンス!」

Teachmeによりマニュアル作りを楽しむ空気ができる。これにより、ルールを設けずに自動的にナレッジや個性を引き出す土壌を実現できる。しかし、「会社が成長すれば、自然に業務も増えていきます」と語る古川さんは“次”のフェイズを考えていた。

「今後はよりスタッフや私たちが意識しないで済む環境を構築していきたいです。お客様への対応がそのまま入力する手間なく、データベースに情報が乗る。業務に浸透した情報基盤作りを目指していきたいと考えています」(古川さん)

時代が移り変わる中で、昔ながらのやりかたが通用する面もあれば、Teachmeをはじめ、ITを使った効率化を実現することも可能だ。

「私たち40代は『面倒な仕事もとにかくやれ!』と言われてきた世代。しかし、若いスタッフたちはITを使いこなし、『面倒な仕事を効率良くこなせること』を知っています。40代以上が率いている他社が『とにかくやれ!』と言っている業務を、弊社は“仕組み化”していけば、ビジネススピードが変わってきます」(五月女さん)

30強もの店舗、ウェブサイト運営を行っているゲイトの本社は驚くほど静かだ。壁には10枚以上の大きな液晶ディスプレイが並び、各店舗の集計データがリアルタイムで表示されている。電話が鳴り響くこともなく、常駐人員は少ない。五月女さん、古川さんを中心に全社的にIT化を進めてきたためだろう。「『めんどくさい』はチャンスです!」、五月女さん、古川さんはTeachmeも含め如何に業務がITで効率化できるか、最後まで語ってくれた。

コンパクトな本部オフィスに30店舗の情報が凝縮されている。目的別にディスプレイを設置し、切り替えの手間を省いている。

コンパクトな本部オフィスに30店舗の情報が凝縮されている。目的別にディスプレイを設置し、切り替えの手間を省いている。

(山川譲)

メディア掲載


CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社ゲイト
URL http://gateinc.jp/
所在地 東京都墨田区菊川1-13-8 五月女ビル菊川 6F
事業内容 時間、空間、楽しさ、喜びを創造するサービス業