導入事例 ギャプライズ様|マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」

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TeachmeBiz

「とりあえず聞く」から「マニュアルを探す」に文化を変えて生産性向上!

株式会社ギャプライズ様

業種
利用規模
用途
導入目的 管理部への問合せの削減
課題 マニュアルが整備されておらず、人に聞かなければ分からない
効果 業務の効率化、フローの見直しも実現

Teachme Biz導入によって、マニュアル作成の不自由も解消

―――Teachme Biz導入の背景を教えてください。

株式会社ギャプライズは、EC黎明期といわれる2005年、ネットショップの運営サポート事業から始まりました。その後、さまざまなネットショップの運営支援で培ったノウハウを活かし、マーケティング設計から広告運用、サイト構築までを一気通貫でサポートする、WEBマーケティング事業を展開。また、テクノロジーソリューション事業では、利用価値の高いWEBツールを世界中からいち早く見つけ出し、お客様にとって最適なソリューションとしてご提供しています。

Teachme Bizを導入したのは2016年8月です。事業規模の拡大に伴って、ちょうど大勢の新入社員を迎えたタイミングで、スタッフの人数も60名から80名まで増えたこともあり、管理部への問合せが急増しました。毎回同じような質問を受けることも多く、その原因がマニュアルの不備にあると考えたのです。マニュアル作成や社内通達を簡単に、分かりやすいものにできないかとリサーチするなかで、Teachme Bizに出会いました。

株式会社ギャプライズ 管理部 部長 工藤寛子様

マニュアルの作成・共有・更新までがスムーズに。「まずはマニュアルを探す」という文化が芽生えた。

―――導入の効果はいかがでしたか

当社の業務はその多くがPCを使用する内容なので、手順を指導するにしても画面と向かい合いながら実施します。そのため、ビジュアルで説明できるマニュアルのほうが使いやすいだろうと考えました。実際に試してみたところ、PCのキャプチャ画像を保存しておけば、Teachme Bizに貼り付けていくだけで簡単にマニュアルが完成できる手軽さが決め手となり、本格導入に至りました。
※Windowsの場合は、よりスムーズにマニュアルを作成できるデスクトップアプリもご利用いただけます。

既存マニュアルはOffice系ソフトを使用していましたので、画像編集にも別のソフトが必要でしたが、Teachme Bizだけで完結できることもメリットに感じています。また、「分からなければ人に聞く」という文化があったのですが、「ひとまずはマニュアルを探してみる」という文化が芽生えた点でも、効率化につながったと言えるのではないでしょうか。

スタッフからの問合せをもとに、マニュアルをブラッシュアップ

―――実際にどのようなマニュアルを作っていますか

導入から半年、作ったマニュアルは200を超えました。そのうち、管理部の発信しているマニュアルが7割ほどを占めます。なかでも、経費精算や勤怠管理など、スタッフ全員が使用するような、基本マニュアルから着手しました。はじめは、よく問合せを受ける事柄から作成をスタートして、そこからコンスタントに作成を続け、随時公開していきました。特に経理関連のマニュアルは種類も多く、福利厚生制度を利用する際の手続方法のほか、導入背景までをTeachme Bizでまとめました。それ以外にも、事務方のリサーチ・登録業務・データ成形など、業務委託する仕事についてもマニュアルを作成しています。

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社内ツールの使い方なども多く作成されている(クリックで拡大)

また、弊社では事業部内の人数が少ないこともあり、ジョブローテーションも実現できず、属人化している業務がありました。しかし、Teachme Bizを使ってマニュアル化することで効率的に業務を行えるようになると同時に、業務フローの見直しや属人化の解消を図ることもできます。方法が変更になった時でも更新しやすいので、いったん作ったものでも変更が発生したらすぐに反映でき、密度の高いマニュアル作成も可能です。マイナーチェンジにも対応できる、更新の手軽さも魅力に感じています。

まとめマニュアルを作成することで、検索性アップ

―――今後の活用計画を教えてください。

おかげさまで管理部発信のマニュアル環境は充実してきた一方で、事業部ごとのマニュアルはまだまだ整備が必要です。すべての業務をTeachme Bizでマニュアル化することにこだわるのではなく、Teachme Bizに適したもの、テキストに適したものがあると思うので、そこを上手く切り分けつつ、広い範囲でナレッジ化できればと考えています。

また最近ではマニュアル全体の量も増え、フォルダ・カテゴリー分けしてはいるものの、やや探しづらい状況に陥ってきています。マニュアルをナンバリングする、あるいはリンク先として切り出して索引を作るといった対策が必要なタイミングに差し掛かってきているのかもしれません。関連性のある操作マニュアルがある程度蓄積されてきた段階で、それをリンク先としてまとめたマニュアルを作るというアプローチ方法はぜひ試してみたいです。そうすれば、作成者側が見てほしい順番に見てもらうことができるほか、細かい作業が山ほど含まれるマニュアルが減り、新たに生まれた課題もクリアできるはずだと考えています。


CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社ギャプライズ
URL http://www.gaprise.com/
所在地 東京都千代田区外神田2-17-3 アヤベビル4階
事業内容 顧客体験改善ヒートマップツール、ソーシャルレビューツール、競合解析ツールなどの販売・サポート