導入事例 株式会社福島封筒様|マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」

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TeachmeBiz

IT活用の下地を作成、社員のITスキルの底上げで業務効率を高める

株式会社福島封筒様

業種
利用規模
用途
導入目的 業務効率を高める文化を作り出したい
課題 ITに不慣れな社員は「使ってみる」までが遠く、業務活用ができない
効果 業務効率化のため、ITツールをさらに活用するノウハウ共有環境を構築
参考プラン Premium 20

2人分の手間がかかる聞いて答える口頭の文化を解消したい

今後、業務のマニュアル化を推進する加藤さん、小針さん、陶国さん、鈴木さん、本間さん

今後、業務のマニュアル化を推進する加藤さん、小針さん、陶国さん、鈴木さん、本間さん(左から)

福島封筒では、封筒の企画から、印刷、製造、販売までを手がけています。作業もそれに準じて多岐に渡ります。Teachme導入以前から表計算ソフトやプレゼンテーションソフト等々で社内マニュアルを作っていました。しかし、作ったまま更新していなかった上、社内サーバ内に点在してしまっていました。自分の悩みを解決できるマニュアルを探し出す、この手間を考えれば「口頭で聞いたほうが早い」となってしまいます。

聞く、そして答える、「口頭」の文化には、2人分の手間がかかってしまいます。しかし、「まず自分で調べる」文化を育てていくことで、手間を減らすことにも繋がりますよね。また、口頭で作業工程を伝える文化の場合、従業員が各々の考える「やりやすい」をそのまま伝えてしまいます。たとえば、封筒の品質を見る検品作業は、統一していなければなりませんが、各従業員で“質”への印象が違えば封筒の質も変わってしまう可能性があるのではないでしょうか。

Teachmeは、いままでの表計算ソフトやプレゼンテーションソフトで作成していたマニュアルと異なり、写真を並べてコメントを書くだけですぐマニュアルが作成できます。こうした作り手も閲覧者も「操作・作成ノウハウが必要ない」面が気に入り試用しました。

「写真とコメントだけ」で簡単に作成できる機能紹介はこちら


「使ってもらう」文化を育てていくことが大事

福島封筒ではフォルダ機能で各部門ごとのマニュアルを管理。表紙の説明文もフォーマットを用意して読み手に配慮。

フォルダ機能で各部門ごとのマニュアルを管理。表紙の説明文もフォーマットを用意して読み手に配慮。

弊社の従業員すべてがITツールに慣れている訳ではありません。名刺管理サービスの「Sansan」、ノートやメモを素早く共有できるサービス「Evernote」など、どの業種業態問わず業務効率を高められるITツールを積極的に取り入れています。

ITに親しんでいる人は、Evernoteをすぐに利用して便利さを知ることができます。しかし、普段からITに慣れ親しんでいない従業員にとっては「使ってみる」までのハードルが高く、利用されません。

Teachmeで実現したいのは、自分で調べる文化を育てていくこと。そのためには、まず「便利なツールを積極的に使っている」姿を従業員に知ってもらうほか、「使ってみよう」や「使いたいけど分からない」と思った従業員がすぐに調べて利用できる環境を整えることが重要だと考えました。

現在Teachmeでは、点在していた既存のマニュアルを掘り起こし、一元管理できるよう統合をしています。そして、ITに慣れている人には簡単なEvernoteの登録方法などを、先んじてマニュアル化も行っています。

これにより、ITに親しんでいない従業員がITを活用できる文化を育てることができる。以前は、口頭で質問する文化のほうが解決が早かった。この文化を変えていく下地を作っていくことで、全従業員がITを含めて業務効率を考えることができるようになり、従業員が各々で持っていた「やりやすい」を全体に伝えて、運用できるようになるのではないでしょうか。

「従業員がすぐに調べて利用できる」閲覧機能紹介はこちら

(山川譲)


CORPORATE PROFILE
会社名 株式会社福島封筒
URL http://www.fukushimafuutou.com/
所在地 東京都板橋区前野町2丁目30番8号
事業内容 特殊封筒(内・外カマス貼、ジッパー・ミシンタイプ等)の製造及び販売 ダイレクトメール封筒の製造及び販売等