導入事例 フクダリーガルコントラクツ&サービシス司法書士事務所様|マニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」

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TeachmeBiz

平準化できる業務に時間をかけず、高付加価値業務への時間を増やす

フクダリーガルコントラクツ&サービシス司法書士事務所様

業種
利用規模
用途
導入目的 申請業務の社内業務フローの共有
課題 共有マニュアルがなく、作業ノウハウの属人化している
効果 マニュアル作成工数67%減、初の社員全員での業務手順共有

覚えるべきことが多い上、習熟するまで時間がかかっていた。

フクダリーガルコントラクツ&サービシス司法書士事務所のマニュアル作成推進委員会(通称MSI)の構成メンバー。左から中野さん、兒玉さん、大城さん

マニュアル作成推進委員会(通称MSI)の構成メンバー。左から中野さん、兒玉さん、大城さん

司法書士事務所では、実に多くの書類を扱います。それぞれの書類に重要な役割があるため、ミスは起こせません。いままでは、こうした書類の準備、作成を個人が業務を通して、時間をかけて覚えていきました。

こうした司法書士事務所の通常業務に加え、弊社では財産権擁護コンサルティング(新・中間省略登記コンサルティング、不動産リスクコンサルティング、シニアライフコンサルティング)にも力を入れています。特に、代表福田龍介が考案した新・中間省略登記は、当時、政府・メディアをも動かし認められた登記手法で、弊社は司法書士業界のパイオニアで在り続けることを常に目指しています。

コンサルティング業務は、新しい登記方法を企画してきたフクダリーガルの強みである“経験”が生かせる分野。そのため、社員誰もが複雑な登記、申請などをスムーズに行い、事務所独自の分野に力を入れていける方法を探していました。


文字情報から視覚情報へ、平準化できる業務に時間をかけず、付加価値の高い業務への時間を増やす

Teachmeのマニュアル(左)とその元となった兒玉さん個人が作成していたマニュアル

兒玉さん個人が作成していたマニュアル(右)がTeachmeにより所員全員が見れるようになった(左)。

個人がノートにメモをとる場合は、数多くの書類名もすべて文字でメモします。それぞれの書類を「名前」で覚えるのは大変ですよね。それにメモの取りかたは人それぞれ違います。メモの内容が違えば、仕事の“方法”も変わって行くんです。

Teachmeなら、画像中心なので誰が撮っても同じかつ、マニュアルの作成が早くて5〜10分で終わります。文字がオレンジ色、フチにラインが入っている、紙質や色合いなど、「視覚」で書類を覚えることができるんです。しかも、法務局などの出先でも、移動中の電車の中でもスマートフォンアプリで作成、編集ができるんです。

以前はプレゼンテーションソフトでマニュアルを作成、1スライドを作るのに30分はかかっていたので、大幅に作成時間を短縮できました。社員全員が同じ画像、マニュアルを見て仕事をするので方法も同じになる。効率が良い方法があればTeachmeにすぐ反映して、社員間で共有できるんです。

Teachmeの魅力は大きく二点。画像だけでマニュアルが作成できる「手軽さ」、そしてマニュアルをわいわい気軽に作れる「楽しさ」です。テキストベースのマニュアルなど、以前は担当者が一人で時間をかけて100%を目指して作っていました。いまは一人が素早く60-70%のマニュアルを作る。そのマニュアルを見た社員たちが意見やアイデアを出して100%に近づけています。

ルーチンワークをTeachmeで平準化する。その分、経験やノウハウが必要な付加価値の高い業務に集中してのぞむ。司法書士業界ではTeachmeを導入したのはフクダリーガルが初めて。フクダリーガルがTeachmeで悩みを解決し、自社ビジネスをより広げることができれば、業界のパイオニアとして業界全体を牽引していく存在になれるのではないでしょうか。

(山川譲)


CORPORATE PROFILE 
会社名 フクダリーガル コントラクツ & サービシス
URL http://www.fukudalegal.jp/
所在地 東京都千代田区飯田橋4丁目6番9号 ロックフィールドビル3F
事業内容 財産権擁護コンサルティング(新・中間省略登記コンサルティング、不動産リスクコンサルティング、シニアライフコンサルティング)