マニュアル作成事例 情報通信業 サイバー・コミュニケーションズ様

03-6273-7765(平日11:00〜18:00)
  1. HOME
  2. 導入事例
  3. 株式会社サイバー・コミュニケーションズ様

TeachmeBiz

問い合わせ対応の負担を減らして、ヒューマンリソースを最適化

株式会社サイバー・コミュニケーションズ様

業種
利用規模
用途
導入目的 ヒューマンリソースを最適化する
課題 マニュアルを運用できておらず社内問い合わせが多かった
効果 社内の問い合わせ対応の負担軽減

分かりやすいマニュアルで“情報迷子”を解消

―――貴社の事業内容をお聞かせください。

サイバー・コミュニケーションズ(CCI)は、広告関連事業者としてマーケティングサービスを展開しています。メディアに対しては、広告商品の開発・販売をはじめとした、収益最大化の支援を、広告主・広告会社に対しては、広告効果の最大化をミッションとし、メディアプランを立案・買付、掲載後の改善施策も提案、さらにソリューションまで提供しています。国内最大手のメディアレップへと成長を遂げてきました。

―――Teachme Biz導入の背景を教えてください。

経理および法務、総務、情報システムなど、バックオフィス業務を担当するコーポレートという部署では、経費申請やスマホの設定といった社内の問い合わせが日によっては100件にも上り、その対応に業務時間の多くを割いていました。導入前からマニュアルはあったものの、格納ルールが確立していない上、ストレージを検索してもノイズが多く、どれを見ればいいのか分からない。ようやく辿り着けたとしても、文字の羅列で、読んでも理解できない。そんな経験が重なった結果、探すことを諦めて問い合わせる、ということになっていました。

Teachme Bizに情報を集めておけば、知りたいことを知ってもらうことができる。コーポレートのヒューマンリソースも最適化できると思い、マニュアル整備に着手した次第です。
なかでも、コスト面でスモールスタートできるところや、直観的な操作性で難しいトレーニングを必要としないところがTeachme Bizの魅力です。マニュアル自体のつくりとして、ビジュアルに訴えて一目瞭然で分かる点も、決め手になったと感じています。

CCI_soma

株式会社サイバー・コミュニケーションズ コーポレート・ディビジョン ディビジョン・マネージャー 相馬健太郎様

説得力のある、社内プレゼンテーションを実現

―――どのようなマニュアルを作っていますか?

バックオフィス系の基本的な手続きごとは、ほぼ網羅しています。社内ツールの使い方や備品の使い方・借り方、予約の仕方、あるいはイスの調整方法など、一部公開のものも含めると、300弱にはなると思います。導入に向けての社内プレゼンテーションにも、Teachme Bizを使いました。

導入にあたって真っ先に取り組んだのが、マニュアル作成のルール作りで、1ヶ月ほど時間をかけました。通常業務に支障が出ないこと・既存のものは全部移行することを前提とした結果、マニュアル整備は半年を要しましたが、浸透のためには最初の整備が重要であると考えています。チームごとに作成してもらうために、5箇条のルールを持って“説明行脚”。いち早く運用できるようにするために、ひとまずはフリー素材の画像を使い、必要に応じて改善するというスタンスで進めていきました。

CCI_manual

実際のマニュアル(クリックで拡大)

Teachme Bizがスピードアップと効率化の中心に

―――導入の効果はいかがでしたか?

定量的には言いづらいですが、問い合わせが減った感覚はあります。実際のところ、Teachme Bizに対して1日50~100件のアクセスがあるので、その分が負担軽減になっているのかもしれません。

分からないことがあっても自己解決できれば、本人にとって早いですし、他人の手を煩わせることもありません。最初に知っておいてほしいことだけは研修で指導し、出張時の手続きなどは、必要になったとき見るように案内することによって、中途社員向けの研修なども効率化できます。

―――今後の活用計画を教えてください。

当社では、Teachme Bizのことを「トリセツさん」の愛称で呼んでいます。その甲斐あってかようやく浸透してきて、他部署でも展開の動きが出てきました。
シングルサインオン(SSO)でのログインが可能になることによって、閲覧者を制限しなければならないコンテンツも管理しやすくなります。事務マニュアルに限らず、実務マニュアルにも活用の幅を広げ、今後は全社で展開したい。調べものの入口を集約したいと考えています。

アクセス履歴や検索ワードを見れば、どこの部署でどういう情報を必要としているのかが分かります。Teachme Bizを通じて、どんなマニュアルを揃えなければならないのか、会社として何に取り組まなければならないかまで分かるようになれば、面白いですよね。

CORPORATE PROFILE 
会社名 株式会社サイバー・コミュニケーションズ
URL https://www.cci.co.jp/
所在地 東京都中央区築地1-13-1 築地松竹ビル
事業内容 インターネットや商用オンライン・サービスなどのネットワーク上の広告及び 関連する事業